Onde encontrar clientes para vender serviços?
Introdução
Esse é um tema procurado por todos desde que surgiu a humanidade interagindo com o comércio. Dizem que a primeira prestação de serviço conhecida foi a da prostituição. É difícil ter certeza disso, pois mesmo depois da primeira necessidade de alimentação, básica, alguém, ainda com baixa capacidade intelectual “terceirizou” alguma atividade de busca de alimento. Não sabemos com que pagou. Possivelmente com alguma necessidade mais emergente daquele fornecedor e prestador de serviço. Mas como ele encontrou o fornecedor? Ou como o fornecedor o encontrou? Essas perguntas é que vamos tentar encontrar respostas.
Definição de Cliente e Fornecedor na prestação de serviços
Considerando a busca na Wikipédia na Internet:
O termo cliente pode referir-se a:
• Cliente - pessoa que adquire um produto à venda
• Cliente - aplicativo ou computador integrado numa rede de computadores
• Cliente - empresa ou organização que contrata agência de publicidade
• Cliente - Na Roma Antiga, plebeu associado a um patrono patrício
O termo Fornecedor (derivado do francês fournisseur, verbo fournir, em português: fornecer, abastecer, prover) é aquele que fornece mercadorias ou serviços ao consumidor. Segundo Plácido e Silva, um fornecedor "é um comerciante ou estabelecimento que abastece ou fornece habitualmente uma casa ou um outro estabelecimento dos gêneros e mercadorias necessários ao seu consumo."[1]
Então concluímos que o cliente é quem adquire um produto ou serviço. O fornecedor é aquele que fornece a necessidade do cliente ou que satifaz o cliente nas suas necessidades. Essa interação que ocorre entre ambos satifaz o cliente e o fornecedor recebe por isso. O importante é que seja estabelecido o processo ganha x ganha. Todos devem sair ganhando.
Encontrar o cliente ou o cliente te encontrar?
Podem ocorrer as duas situações simultâmeas ou uma delas. Numa o fornecedor tem que sair a procura do seu cliente de todas as formas possíveis. Na outra é o cliente que procura o seu fornecedor para atender as suas necessidades. Existem certos tipos de negócio que sempre o cliente é que procura o fornecedor sobre uma necessidade.
Numa questão de procura de serviço de necessidade imediata, como por exemplo um chaveiro, uma farmácia. Nessa hora o fornecedor tem que estar “visível” para ser achado.
Já o fornecedor para achar o seu cliente tem que procurar em listagens de sites, empresas etc., grupos etc.
Como encontrar o cliente
Em primeiro lugar você tem que identificar o setor de atuação de clientes que deseja achar.
Com a área de atuação bem definida em função da sua área de atuação de fornecimento. Esse casamento tem que ser perfeito entre as áreas de atuação do fornecedor e do cliente. Não adiantar gastar “combustível” tentando vender para quem não tem interesse no seu produto ou serviço.
A melhor forma de encontrar clientes é seguir as sugestões passo a passo a seguir:
1. Tenha um software em que possa cadastrar os clientes por diversas áreas de atuação;
2. Identificar sites e listagens de clientes, como por exemplo a Listagem de Empresas cadastraradas na FIRJAN;
3. Cadastrar no Software as empresas com as devidas área de atuação, já identificando as de seu interesse;
Como o cliente te encontrar
Nesse caso o fornecedor não pode ficar invisível, sem ter alguma apresentação em sites da área de atuação, participar de feiras, ter um site bem elaborado, pertencer a comunidades de mesma área de atuação e se inscrever em listas de divulgação. Algumas dessas listas a inscrição é gratuita. Se você não tem capital suficiente não assine propagandas em revistas e outras propagandas, pois o retorno não é certo.
Com algum custo maior você pode priorizar sua aparição no site de procura da “google”. Mas não esqueça de definir bem os “marcadores” no seu site para que facilite a procura de clientes. A mehor propaganda ainda é do “boca a boca” de seus clientes com outros possíveis clientes. Satisfazer totalmente seu cliente e ir além, ainda é a melhor propagando. Costuma-se dizer que um cliente pode te trazer diversos novos clientes.
O cliente te encontrou não esqueça de cadastrá-lo no software com a descrição do que foi conversado, quais os interesses dele, qual a área de atuação etc. Essas informações são importantes. Não se esqueça de colocar alguma providência para voce encontrar esse cliente e talvez enviar um e-mail, uma ligação telefônica, pois ele pode ter te esquecido. A busca no software é super importante.
Qual o maior segredo para vender depois que encontrou o cliente ou ele te encontrou
O mais difícil já passou. Agora a aquestão é manter contato constante, sem pressão, mas sempre lembrando ao cliente que você existe. Nesses momentos é muito importante ter todas as informações sobre o cliente na fase de contatos iniciais. No momento que deve ser elaborada uma proposta para fornecimento de serviço e/ou produto é conveniente cadastrar uma Ordem de Serviço (OS) para centralizar todas as informações e documentos na OS, antes da venda, durante a venda e após a venda, com desenvolvimento da execução do serviço até a sua finalização.
Conclusão
Pudemos notar que o mais difícil é sempre encontrar ou ser encontrado pelo cliente. Nesse período deve-se gastar muita energia e esforço para conquistar o cliente. Depois ter todo o controle sobre contato, propostas, envio de documentos, propostas, desenhos, memoriais descritivos, planilhas, fotos, vídeos etc. É importante o Software de Gestão de Serviços que tenha todos os recursos para os controles e planejamento.
Estou disponível para esclarecimentos através do e-mail dantas@wrcengenharia.com.br
Obrigado pela atenção, leiam nossos artigos no blog www.espeaco-manutencao.blogspot.com ou no site da WRC Engenharia
William Dantas – Diretor da WRC Engenharia (21) 8104 1906 (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Logística e Suprimento de Materiais, Análise de Risco, Planejamento e Controle de Manutenção.
dantas@wrcengenharia.com.br www.wrcengenharia.com.br
www.twitter.com/wrcengenharia
domingo, 13 de fevereiro de 2011
quinta-feira, 3 de fevereiro de 2011
Planejamento e Controle de Manutenção e Prestação de Serviços em Geral
Introdução
É muito importante realizar um correto planejamento de serviços. E de nada adianta se não houver o controle sobre o Planejamento realizado. Na Prestaçõ de Serviços em Geral, incluindo a manutenção devemos sempre adotar ferramentas de última geração.
Programa
Isso tudo será abordado no Treinamento GRATUITO sobre Planejamento e Controle de Manutenção e Prestação de Serviços
Conteúdo Programático
Primeiro dia:
1. Desenvolvimento Tecnológico da Manutenção e prestação de Serviços;
2. Análise Organizacional – Organização da Manutenção e de uma prestadora de serviços;
3. Análise e Diagnóstico da Manutenção e de empresas (Auditoria);
4. Engenharia de Manutenção – Planejamento e Controle de Manutenção;
5. Sistema de Gestão de Manutenção e Prestação de Serviços;
6. Conceitos Básicos (terminologia);
7. Identificação de Ativos e Equipamentos (cadastro) e associação com materiais;
8. Como elaborar as Instruções de Trabalho de Manutenção;
10. Planejamento e Programação de Manutenção;
11. Associação de Planejamento com o uso do MS Project;
12. Ordem de Serviço;
13. Exercícios de Planejamento e Programação de Manutenção.
Segundo dia:
1. Registros de Histórico de serviços nos ativos;
2. Análise de históricos;
3. Criação da Base de Dados para Geração dos Indicadores de Manutenção e prestação de Serviços;
4. Indicadores de Planejamento, Programação, Reprogramação e Execução de Serviços;
5. Indicadores de Manutenção e para Gestão de Equipamentos (MTBF, MTTR etc.), com análise de Falhas a partir da seleção feita através dos Índices de
Disponibilidade dos Equipamentos; Índices para Gestão Financeira (Redução de Custos);
6. Indicadores para Gestão de Recursos (Otimização de Atividades do Pessoal da Manutenção);
7. Exercícios de Análise de Planejamento e Indicadores.
Incluso:
Coffe-break, apostila e material didático em meio eletrônico e certificado de conclusão do treinamento.
Local: Centro de treinamento - Espaço Empresarial - WRC - Rio de Janeiro
Carga Horária:
16 h - 2 dias das 8 às 12 e das 13 às 17h
Reservas:
Envie e-mail para treinamento@wrcengenharia.com.br
Currículo do Instrutor William Dantas
O Engo. William Dantas é graduado em 1975 em Engenharia Mecânica de Sistemas pela UFRJ com especialização e pós graduação em Engenharia de Manutenção (Treinamento CEMANT em 1976 pela Petrobras S/A) em convênio com a UFRJ. Pós graduação em Engenharia econômica na UERJ (1981) e Análise de Sistema (PUC 1982).
Trabalhou como empregado mais de 34 anos em manutenção exercendo as atividades de Gerencia de Manutenção e Materiais pela Petrobras nas Empresas Embratel, Petrobras – Fabor/Petroflex S/A, Nitriflex S/A e posteriormente na empresa Pan-Americana S/A. Tendo implementado na Nitriflex e Pan-Americana os setores de Planejamento e Controle de Manutenção (PCM) e demais setores. Implementou o sistema e Software de Gerenciamento de Manutenção (SGS), para gerenciar e planejar/controlar a engenharia, planejamento e execução da manutenção das plantas de Processo. Implementou o departamento de Suprimentos, compras e almoxarifado.
Como diretor da WRC Engenharia, nesses 16 anos, implementou diversos sistemas de gerenciamento de manutenção com Planejamento e Controle de Manutenção (PCM). Implementou Planos de Manutenção e Estudos de Engenharia de Manutenção Centrada em Confiabilidade (MCC/RCM) em mais de 50 empresas: Petrobras – mais de 40 Plataformas Marítimas, Transpetro, Shell, Nitriflex, White Martins, Glaxo S/A, Schott Vitrofarma, Vulcan Material Plástico S/A, INCA, Far-Manguinhos, Supermercados Carrefour, Kibon S/A, Petroflex S/A, Sadia S/A, Ceras Johnson, Are Embalagens, Editora O Dia, Laboratório Daudt, Norteshopping e outras.
Como Instrutor realizou treinamentos no Curso de Gerencia de Manutenção ministrado pela ABRAMAN – Associação Brasileira de Manutenção nos anos de 2004 a 2005. Treinamentos em Planejamento de Manutenção utilização software de gerenciamento de manutenção através da empresa NTT Treinamento (2003).
Através da WRC Engenharia tem realizado diversos treinamentos (mais de 150 cursos) nas áreas de Engenharia de Manutenção, Logística de Materiais, Confiabilidade e Análise de Riscos.
Apresentou diversos trabalhos sobre engenharia de manutenção em Congressos Brasileiros de Manutenção promovidos pela Abraman. Diversos trabalhos publicados em várias edições sobre engenharia de manutenção e confiabilidade na Revista Manutenção Y Qualidade, pela Editora Novo Polo Publicações, Coluna Confiabilidade. Publicação de artigos nos sites www.wrcengenharia.com.br, www.webartigos.com.br, www.brartigos.com.br , http://espaco-manutencao.blogspot.com/, como Gestor do Espaço Gestão Manutenção.
Realizou estágio e prestou serviço na Fábrica Goodyear Química, em Le Havre – França, na gestão de manutenção daquela planta industrial.
William Dantas – (21) 8104 1906 dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia (21) 3271 9659
É muito importante realizar um correto planejamento de serviços. E de nada adianta se não houver o controle sobre o Planejamento realizado. Na Prestaçõ de Serviços em Geral, incluindo a manutenção devemos sempre adotar ferramentas de última geração.
Programa
Isso tudo será abordado no Treinamento GRATUITO sobre Planejamento e Controle de Manutenção e Prestação de Serviços
Conteúdo Programático
Primeiro dia:
1. Desenvolvimento Tecnológico da Manutenção e prestação de Serviços;
2. Análise Organizacional – Organização da Manutenção e de uma prestadora de serviços;
3. Análise e Diagnóstico da Manutenção e de empresas (Auditoria);
4. Engenharia de Manutenção – Planejamento e Controle de Manutenção;
5. Sistema de Gestão de Manutenção e Prestação de Serviços;
6. Conceitos Básicos (terminologia);
7. Identificação de Ativos e Equipamentos (cadastro) e associação com materiais;
8. Como elaborar as Instruções de Trabalho de Manutenção;
10. Planejamento e Programação de Manutenção;
11. Associação de Planejamento com o uso do MS Project;
12. Ordem de Serviço;
13. Exercícios de Planejamento e Programação de Manutenção.
Segundo dia:
1. Registros de Histórico de serviços nos ativos;
2. Análise de históricos;
3. Criação da Base de Dados para Geração dos Indicadores de Manutenção e prestação de Serviços;
4. Indicadores de Planejamento, Programação, Reprogramação e Execução de Serviços;
5. Indicadores de Manutenção e para Gestão de Equipamentos (MTBF, MTTR etc.), com análise de Falhas a partir da seleção feita através dos Índices de
Disponibilidade dos Equipamentos; Índices para Gestão Financeira (Redução de Custos);
6. Indicadores para Gestão de Recursos (Otimização de Atividades do Pessoal da Manutenção);
7. Exercícios de Análise de Planejamento e Indicadores.
Incluso:
Coffe-break, apostila e material didático em meio eletrônico e certificado de conclusão do treinamento.
Local: Centro de treinamento - Espaço Empresarial - WRC - Rio de Janeiro
Carga Horária:
16 h - 2 dias das 8 às 12 e das 13 às 17h
Reservas:
Envie e-mail para treinamento@wrcengenharia.com.br
Currículo do Instrutor William Dantas
O Engo. William Dantas é graduado em 1975 em Engenharia Mecânica de Sistemas pela UFRJ com especialização e pós graduação em Engenharia de Manutenção (Treinamento CEMANT em 1976 pela Petrobras S/A) em convênio com a UFRJ. Pós graduação em Engenharia econômica na UERJ (1981) e Análise de Sistema (PUC 1982).
Trabalhou como empregado mais de 34 anos em manutenção exercendo as atividades de Gerencia de Manutenção e Materiais pela Petrobras nas Empresas Embratel, Petrobras – Fabor/Petroflex S/A, Nitriflex S/A e posteriormente na empresa Pan-Americana S/A. Tendo implementado na Nitriflex e Pan-Americana os setores de Planejamento e Controle de Manutenção (PCM) e demais setores. Implementou o sistema e Software de Gerenciamento de Manutenção (SGS), para gerenciar e planejar/controlar a engenharia, planejamento e execução da manutenção das plantas de Processo. Implementou o departamento de Suprimentos, compras e almoxarifado.
Como diretor da WRC Engenharia, nesses 16 anos, implementou diversos sistemas de gerenciamento de manutenção com Planejamento e Controle de Manutenção (PCM). Implementou Planos de Manutenção e Estudos de Engenharia de Manutenção Centrada em Confiabilidade (MCC/RCM) em mais de 50 empresas: Petrobras – mais de 40 Plataformas Marítimas, Transpetro, Shell, Nitriflex, White Martins, Glaxo S/A, Schott Vitrofarma, Vulcan Material Plástico S/A, INCA, Far-Manguinhos, Supermercados Carrefour, Kibon S/A, Petroflex S/A, Sadia S/A, Ceras Johnson, Are Embalagens, Editora O Dia, Laboratório Daudt, Norteshopping e outras.
Como Instrutor realizou treinamentos no Curso de Gerencia de Manutenção ministrado pela ABRAMAN – Associação Brasileira de Manutenção nos anos de 2004 a 2005. Treinamentos em Planejamento de Manutenção utilização software de gerenciamento de manutenção através da empresa NTT Treinamento (2003).
Através da WRC Engenharia tem realizado diversos treinamentos (mais de 150 cursos) nas áreas de Engenharia de Manutenção, Logística de Materiais, Confiabilidade e Análise de Riscos.
Apresentou diversos trabalhos sobre engenharia de manutenção em Congressos Brasileiros de Manutenção promovidos pela Abraman. Diversos trabalhos publicados em várias edições sobre engenharia de manutenção e confiabilidade na Revista Manutenção Y Qualidade, pela Editora Novo Polo Publicações, Coluna Confiabilidade. Publicação de artigos nos sites www.wrcengenharia.com.br, www.webartigos.com.br, www.brartigos.com.br , http://espaco-manutencao.blogspot.com/, como Gestor do Espaço Gestão Manutenção.
Realizou estágio e prestou serviço na Fábrica Goodyear Química, em Le Havre – França, na gestão de manutenção daquela planta industrial.
William Dantas – (21) 8104 1906 dantas@wrcengenharia.com.br
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quarta-feira, 13 de outubro de 2010
Controle de Medição e Faturamento na Prestação de Serviço
Introdução
Um dos controles mais importantes que existem para a empresa prestadora de serviços e o Controle de Medição de Serviços Prestados e o Controle de Faturamentos dos Serviços.
Tipos de Contratos e suas formas de medição
Tipos:
a)Empreitada por preço global - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total;
b)Empreitada por preço unitário - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas;
c)Tarefa - quando se ajusta mão-de-obra para pequenos trabalhos por preço certo, com ou sem fornecimento de materiais;
d)Empreitada integral - quando se contrata um empreendimento em sua integralidade, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessárias, sob inteira responsabilidade da contratada até a sua entrega ao contratante em condições de entrada em operação, atendido os requisitos técnicos e legais para sua utilização em condições de segurança estrutural e operacional e com as características adequadas às finalidades para que fosse contratada;"
Formas de medição:
a)Empreitada por preço global: A medição normalmente é por percentual de execução física dos itens associados a valores pré-determinados. A medição para pagamento é comumente por mês e é acumulativa das medições semanais.
b)Empreitada por preço unitário: São realizadas semanalmente medições para ter um controle mensal. Cada item de preço unitário é avaliado percentualmente ou em quantidades realizadas;
c)Tarefa: Cada tarefa tem um valor determinado e sempre que for realizada uma tarefa na sua totalidade, normalmente independente do prazo. Apesar de o prazo físico estar determinado para cada tarefa, somente após conclusão da tarefa é feita a medição e realizado o pagamento. É como o contrato inteiro será medido e pago por mini contratos de preço global.
d)Empreitada integral: A medição é feita por intervalos fixos com determinação de percentuais de execução.
Utilizando Planilhas de MediçãoEstando os contratos definidos, seu tipo e sua forma de medição definidas restam ter instrumentos para realização das medições para cada caso. Esses instrumentos são planilhas eletrônicas oriundas de tabelas em papel ou não. Assim como, módulos de contrato de gestão de contratos para a medição direta no sistema, utilizando memória de cálculo para auxílio.
As planilhas devem reproduzir fielmente os itens e determinações emanadas do contrato, com as mesmas unidades de medição e com a definição das quantidades medidas.
Sugerimos que as planilhas tenham a mesma formatação constante na opção de medição do Software de Gerenciamento de Serviços. Não devemos esquecer que o contrato poderá ter diversas Ordens de Serviço (OS´s) e as medições podem ser relativas as diversas OS´s. O período de medição é fundamental ser definido, bem como em que OS foi realizado o serviço.
Utilizando apropriação de mão-de-obra
Alguns contratos de preço unitário são definidos através de medições de preços unitários por homens-hora. No contrato existem os itens por profissionais e os valores do preço do homem-hora por item ou profissional, assim como as quantidades previstas em determinado prazo de execução dos serviços desses profissionais.
Nesses casos é muito importante ter um controle rígido da mão-de-obra aplicada aos serviços, principalmente se essa mão-de-obra é utilizada em várias Ordens de Serviço (OS´s) e com vários profissionais atuando em todas essas OS´s.
Recomendamos a utilização de software de gerenciamento de serviços com o cadastro de pessoal e o cadastro das diversas Ordens de Serviço (OS´s). Cada horário de realização de serviço deve ser apropriado do empregado na respectiva OS.
Dessa forma poderá ser obtida listagem e relatório de um determinado período de medição, nas respectivas OS´s e itens de medição do contrato.
Como controlar as medições
Se o controle de custo e execução física é mensal devem ser feitas medições semanais e acumuladas para o mês de medição. Assim podem ser tomadas ações de correção do rumo do contrato antes que se encerre o período de controle.
A existência de um Software de Gerenciamento de Serviços, com um Módulo específico para cadastro e medição de contratos é também fundamental. Deve existir uma interdependência entre o Módulo de Contratos com o Módulo de Ordens de Serviço. As apropriações de contrato devem ser por ordem de Serviço. Devem ser possíveis relatórios diversos obtidos pelo Sistema de Gerenciamento de Serviços.
O que é determinante para o controle de todo o processo é medir o que realmente é feito, em parcelas menores que o período de pagamento.
Há que se ter cuidado com a medição correta para o tipo de contrato. Se for de empreitada não se mede por homem-hora.
Para as receitas o software deve ter um Módulo de cadastro de faturamentos, notas fiscais por OS e Módulo de Orçamento. Com isso permitirá Relatórios Gerenciais comparativos de valores de receitas e despesas, orçados e reais, por centro de custo, por OS etc.
Conclusão
Como pode ter visto é importante o tipo de planilha correta para o tipo de contrato e sua forma de medição. O período de medição é também muito importante, além do período de medições parceladas que acumuladas comporão a medição de pagamento.
Cuidado com a medição para não existirem erros de medição.
Se necessitarem, o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) da WRC possui esses módulos de contrato e de Ordens de Serviço (OS´s), com suas devidas apropriações ou medições dos serviços.
Obrigado,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Software de Gerenciamento de Prestação de Serviços e Manutenção, Treinamentos em Engenharia de Manutenção, Logística e Suprimento de Materiais, Execução de Montagem e Manutenção Industrial.
(21) 3271 9659
Leiam nossos Artigos no site www.wrcengenharia.com.br Siga-nos no www.twitter.com/wrcengenharia
Um dos controles mais importantes que existem para a empresa prestadora de serviços e o Controle de Medição de Serviços Prestados e o Controle de Faturamentos dos Serviços.
Tipos de Contratos e suas formas de medição
Tipos:
a)Empreitada por preço global - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total;
b)Empreitada por preço unitário - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas;
c)Tarefa - quando se ajusta mão-de-obra para pequenos trabalhos por preço certo, com ou sem fornecimento de materiais;
d)Empreitada integral - quando se contrata um empreendimento em sua integralidade, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessárias, sob inteira responsabilidade da contratada até a sua entrega ao contratante em condições de entrada em operação, atendido os requisitos técnicos e legais para sua utilização em condições de segurança estrutural e operacional e com as características adequadas às finalidades para que fosse contratada;"
Formas de medição:
a)Empreitada por preço global: A medição normalmente é por percentual de execução física dos itens associados a valores pré-determinados. A medição para pagamento é comumente por mês e é acumulativa das medições semanais.
b)Empreitada por preço unitário: São realizadas semanalmente medições para ter um controle mensal. Cada item de preço unitário é avaliado percentualmente ou em quantidades realizadas;
c)Tarefa: Cada tarefa tem um valor determinado e sempre que for realizada uma tarefa na sua totalidade, normalmente independente do prazo. Apesar de o prazo físico estar determinado para cada tarefa, somente após conclusão da tarefa é feita a medição e realizado o pagamento. É como o contrato inteiro será medido e pago por mini contratos de preço global.
d)Empreitada integral: A medição é feita por intervalos fixos com determinação de percentuais de execução.
Utilizando Planilhas de MediçãoEstando os contratos definidos, seu tipo e sua forma de medição definidas restam ter instrumentos para realização das medições para cada caso. Esses instrumentos são planilhas eletrônicas oriundas de tabelas em papel ou não. Assim como, módulos de contrato de gestão de contratos para a medição direta no sistema, utilizando memória de cálculo para auxílio.
As planilhas devem reproduzir fielmente os itens e determinações emanadas do contrato, com as mesmas unidades de medição e com a definição das quantidades medidas.
Sugerimos que as planilhas tenham a mesma formatação constante na opção de medição do Software de Gerenciamento de Serviços. Não devemos esquecer que o contrato poderá ter diversas Ordens de Serviço (OS´s) e as medições podem ser relativas as diversas OS´s. O período de medição é fundamental ser definido, bem como em que OS foi realizado o serviço.
Utilizando apropriação de mão-de-obra
Alguns contratos de preço unitário são definidos através de medições de preços unitários por homens-hora. No contrato existem os itens por profissionais e os valores do preço do homem-hora por item ou profissional, assim como as quantidades previstas em determinado prazo de execução dos serviços desses profissionais.
Nesses casos é muito importante ter um controle rígido da mão-de-obra aplicada aos serviços, principalmente se essa mão-de-obra é utilizada em várias Ordens de Serviço (OS´s) e com vários profissionais atuando em todas essas OS´s.
Recomendamos a utilização de software de gerenciamento de serviços com o cadastro de pessoal e o cadastro das diversas Ordens de Serviço (OS´s). Cada horário de realização de serviço deve ser apropriado do empregado na respectiva OS.
Dessa forma poderá ser obtida listagem e relatório de um determinado período de medição, nas respectivas OS´s e itens de medição do contrato.
Como controlar as medições
Se o controle de custo e execução física é mensal devem ser feitas medições semanais e acumuladas para o mês de medição. Assim podem ser tomadas ações de correção do rumo do contrato antes que se encerre o período de controle.
A existência de um Software de Gerenciamento de Serviços, com um Módulo específico para cadastro e medição de contratos é também fundamental. Deve existir uma interdependência entre o Módulo de Contratos com o Módulo de Ordens de Serviço. As apropriações de contrato devem ser por ordem de Serviço. Devem ser possíveis relatórios diversos obtidos pelo Sistema de Gerenciamento de Serviços.
O que é determinante para o controle de todo o processo é medir o que realmente é feito, em parcelas menores que o período de pagamento.
Há que se ter cuidado com a medição correta para o tipo de contrato. Se for de empreitada não se mede por homem-hora.
Para as receitas o software deve ter um Módulo de cadastro de faturamentos, notas fiscais por OS e Módulo de Orçamento. Com isso permitirá Relatórios Gerenciais comparativos de valores de receitas e despesas, orçados e reais, por centro de custo, por OS etc.
Conclusão
Como pode ter visto é importante o tipo de planilha correta para o tipo de contrato e sua forma de medição. O período de medição é também muito importante, além do período de medições parceladas que acumuladas comporão a medição de pagamento.
Cuidado com a medição para não existirem erros de medição.
Se necessitarem, o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) da WRC possui esses módulos de contrato e de Ordens de Serviço (OS´s), com suas devidas apropriações ou medições dos serviços.
Obrigado,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br
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sábado, 21 de agosto de 2010
Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 017
Uso do Software para Controle de Treinamentos.
Introdução:
Uma das atividades mais importantes da área de Recursos Humanos é a capacitação de pessoal para exercer as funções determinadas na execução de serviços.
Quais os controles necessários para Treinamentos?
Para ter controle sobre as atividades de treinamento são necessários os seguintes iten:
• Registros de todos os treinamentos, por quem foi treinado, quem foi treinado, datas etc.;
• Lista de presença, com avaliação de hh´s etc.;
• Informações sobre as apresentações do Treinamento em Power Point, filmes etc.;
• Outros documentos diversos que foram utilizados na elaboração do treinamento. Tanto os documentos técnicos como administrativos de controle, como por exemplo, comunicações, reservas, e-mail, divulgações etc.;
• Custos envolvidos no treinamento, desde a divulgação até sua execução, incluindo: Custos com instrutores, custos com lanches, administração, documentação, aluguéis de locais e equipamentos, despesas diversas etc.
• Receitas de vendas do treinamento para obter a lucratividade por treinamentos e grupos de treinamentos.
Necessidades básicas do Software para controlar Treinamentos
O software precisa ter algumas qualidades técnicas para atender as necessidades de controle de treinamento, dentre as quais:
• Abrir Ordens de Serviço (OS`s) para todas as necessidades de treinamento. Essas OS´s terão classificação de centro de custos e empresas para o treinamento. Tem que classificar também que se refere ao tipo de OS de treinamento;
• Cadastro de pessoal por empresa que será treinado, com apropriação de horas de realização do treinamento. Tem que ser possível identificar para um treinamento (OS)quem participou do treinamento (apropriações na OS). Assim como uma pessoa matrícula) em que treinamentos (OS´s) ela participou (apropriações da matrícula);
• Possibilidade de associar e anexar documentos de determinado treinamento (OS),como certificados, conteúdo programático do treinamento etc.;
• Possibilidade de cadastro de Orçamentos por treinamento e por centro de custos referente a treinamento;
• Possibilidade de apropriar todo tipo de recurso a cada treinamento (OS), com: Pessoal (apropriação de mão-de-obra), materiais requisitados no almoxarifado apropriação de materiais), compras diretas para o treinamento (SC´s), contratos de subcontratados e medições (apropriação de contratos) e outras despesas diversas;
• Relatórios Gerenciais com custos.
Controles utilizando o Software
Todos os controles acima devem ser obtidos pelo software. Não podemos imaginar controle de treinamentos sem os principais itens indicados.
Itens mais importantes para controles de Treinamentos
Dentre todos os itens examinados os mais importantes são:
• Controle de reservas com associação a cadastro de alunos;
• Custos envolvidos;
• Controle de instrutores etc.;
• Avaliações pelos alunos e instrutores.
Conclusão
A principal conclusão é que essa atividade de treinamento e desenvolvimento de pessoal requer todos os controles possíveis, como o controle de custo, pessoal treinado, presença de pessoal, certificados, documentação utilizada no treinamento, como apresentação em Power Point ou outras, visando identificar o que foi passado para o cliente.
Tudo isso é possível com o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) da WRC Engenharia. No site www.wrcengenharia.com.br existe uma apresentação e pode baixar o Software de Demonstração.
Obrigado,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Software de Gerenciamento de Prestação de Serviços e Manutenção, Treinamentos em Engenharia de Manutenção, Logística e Suprimento de Materiais, Execução de Montagem e Manutenção Industrial.
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Introdução:
Uma das atividades mais importantes da área de Recursos Humanos é a capacitação de pessoal para exercer as funções determinadas na execução de serviços.
Quais os controles necessários para Treinamentos?
Para ter controle sobre as atividades de treinamento são necessários os seguintes iten:
• Registros de todos os treinamentos, por quem foi treinado, quem foi treinado, datas etc.;
• Lista de presença, com avaliação de hh´s etc.;
• Informações sobre as apresentações do Treinamento em Power Point, filmes etc.;
• Outros documentos diversos que foram utilizados na elaboração do treinamento. Tanto os documentos técnicos como administrativos de controle, como por exemplo, comunicações, reservas, e-mail, divulgações etc.;
• Custos envolvidos no treinamento, desde a divulgação até sua execução, incluindo: Custos com instrutores, custos com lanches, administração, documentação, aluguéis de locais e equipamentos, despesas diversas etc.
• Receitas de vendas do treinamento para obter a lucratividade por treinamentos e grupos de treinamentos.
Necessidades básicas do Software para controlar Treinamentos
O software precisa ter algumas qualidades técnicas para atender as necessidades de controle de treinamento, dentre as quais:
• Abrir Ordens de Serviço (OS`s) para todas as necessidades de treinamento. Essas OS´s terão classificação de centro de custos e empresas para o treinamento. Tem que classificar também que se refere ao tipo de OS de treinamento;
• Cadastro de pessoal por empresa que será treinado, com apropriação de horas de realização do treinamento. Tem que ser possível identificar para um treinamento (OS)quem participou do treinamento (apropriações na OS). Assim como uma pessoa matrícula) em que treinamentos (OS´s) ela participou (apropriações da matrícula);
• Possibilidade de associar e anexar documentos de determinado treinamento (OS),como certificados, conteúdo programático do treinamento etc.;
• Possibilidade de cadastro de Orçamentos por treinamento e por centro de custos referente a treinamento;
• Possibilidade de apropriar todo tipo de recurso a cada treinamento (OS), com: Pessoal (apropriação de mão-de-obra), materiais requisitados no almoxarifado apropriação de materiais), compras diretas para o treinamento (SC´s), contratos de subcontratados e medições (apropriação de contratos) e outras despesas diversas;
• Relatórios Gerenciais com custos.
Controles utilizando o Software
Todos os controles acima devem ser obtidos pelo software. Não podemos imaginar controle de treinamentos sem os principais itens indicados.
Itens mais importantes para controles de Treinamentos
Dentre todos os itens examinados os mais importantes são:
• Controle de reservas com associação a cadastro de alunos;
• Custos envolvidos;
• Controle de instrutores etc.;
• Avaliações pelos alunos e instrutores.
Conclusão
A principal conclusão é que essa atividade de treinamento e desenvolvimento de pessoal requer todos os controles possíveis, como o controle de custo, pessoal treinado, presença de pessoal, certificados, documentação utilizada no treinamento, como apresentação em Power Point ou outras, visando identificar o que foi passado para o cliente.
Tudo isso é possível com o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) da WRC Engenharia. No site www.wrcengenharia.com.br existe uma apresentação e pode baixar o Software de Demonstração.
Obrigado,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Software de Gerenciamento de Prestação de Serviços e Manutenção, Treinamentos em Engenharia de Manutenção, Logística e Suprimento de Materiais, Execução de Montagem e Manutenção Industrial.
(21) 3271 9659
Leia nosso Artigos no site www.wrcengenharia.com.br Siga no www.twitter.com/wrcengenharia
quinta-feira, 29 de julho de 2010
Café com Manutenção e Prestação de Serviços No. 016
Como tomar cuidado com Registros e Informações na Prestação de Serviços
Introdução:
Uma empresa precisa tomar cuidado com relação a seus registros e informações referentes a seus serviços prestados quando se trata de um fornecedor de serviços e e quem contrata serviços. Devemos nos preocupar com todas as informações a respeito da contratação realizada.
Há muito tempo atrás o compromisso, a honra e o cumprimento de obrigações e contratos podiam ser firmados verbalmente com a garantia do “fio do bigode” passado de um para o outro. A quantidade de pessoas envolvidas, a quantidade de negócios firmados, os tipos de negócios representavam outros valores da época.
Ao passar do tempo, com o acréscimo de situações com a globalidade dos negócios, com a incerteza, desconfiança, exemplos mal sucedidos e outras interferências a desconfiança e a fidelidade no cumprimento dos negócios foram mudando o respeito e a seriedade. Criaram-se documentos, criaram-se a justiça para dirimir as dúvidas, os advogados e tudo mais relacionado às transações comerciais e contratuais.
Já que não há jeito de retornarmos ao passado e deixarmos os nossos bigodes crescer e ainda assim alguns usariam bigodes postiços, temos todos que nos protegermos nas transações para um futuro sem problemas. Vamos nesse artigo salientar algumas precauções, organização e controle sobre documentação importante nas transações contratuais, desde uma licitação até a sua conclusão final com o término da garantia.
Quais os perigos nesse “jogo” e o que pode dar errado:
Os perigos são vastos. Sempre dizemos que entrou no jogo tem que jogar, para perder ou ganhar. Mas um contrato pequeno, médio ou grande porte pode acabar com uma empresa e acabar com a vida de seus sócios, donos e herdeiros. Seja ele um Cliente ou um Fornecedor de Serviços. Ah! Esqueci de dizer que vamos nos deter somente nas contratações de prestação de serviços, podendo incluir o fornecimento de materiais em conjunto com os serviços. Não vamos analisar o fornecimento simples de materiais. Ok?
Sendo assim vamos verificar primeiro o que pode dar errado e depois vamos ver detalhadamente as sugestões de soluções para serem adotadas antes, durante e depois de um contrato.
Algumas falhas devido ao não zelo em determinadas situações:
O Fornecedor não recebe as condições, memorial descritivo, identificando claramente o que deverá fazer. Ou seja, o escopo não está bem definido e o orçamento pode não considerar a totalidade do que o cliente espera, ou ao contrário foi superdimensionado para o pretendido;
O Fornecedor recebe tudo detalhado, sem dúvidas, mas utilizam fórmulas, planilhas, metodologias, cálculos de orçamento errados e não registra o que considerou para o orçamento. Também não guarda os documentos para uma avaliação posterior. Normalmente isso origina problemas sérios durante a execução do contrato;
O contrato e memorial descritivo não foram bem entendidos pelo próprio Cliente ou pelo Fornecedor. Você deve perguntar por que o próprio Cliente não entenderia o contrato? Às vezes o contrato é elaborado por um Departamento, com informações de outro Departamento para controle de execução por outro Departamento diferente. É aquela velha questão de um pede uma coisa. O outro solicita e contrata outra. E o que vai fazer faz outra totalmente diferente do que se realmente desejava ter! Claro que podemos imaginar que o resultado será prejudicial a todos. O cliente normalmente imputa culpa do fornecedor e aplica multas;
O contrato estabelecia uma forma de medição e remuneração ao Fornecedor. Na hora de medir interpreta-se o contrato de forma diferente e mede-se diferente do que estava previsto. O Cliente ou Fornecedor podem ser prejudicados financeiramente;
O Fornecedor não cuida da documentação, não registra informações, acordos e acertos durante a execução e no final não têm como justificar algo que não foi feito, sem ter como garantir sua posição adotada. E vêm as cobranças de multas;
O fornecedor não segue exatamente o que está no escopo ou atrasa os prazos, por falta de controle e novamente as multas;
Tipos de Contratos com Clientes e Fornecedores:
A contratação pode seguir algumas variações de acordo com o escopo etc.
Existem os seguintes tipos de contratos:
Contratos de Empreitada com responsabilização técnica do contratante:
Contratos de Empreitada de preço global
São contratos em que o escopo é bem definido e conhecido. Pode ser estabelecido um entendimento sem dúvidas para a contratação. Quando bem implementado é uma das melhores formas de contratação, principalmente para o contratante. Ele terá quase que apenas controlar a qualidade. Depois veremos que não é bem assim que ocorre na prática;
Contratos de Empreitada de preços unitários
Quando se não se tem o escopo totalmente definido e as quantidades unitárias não são totalmente conhecidas. Podem ser aumentadas com alterações do projeto e um pouco diminuídas. Nesse caso ter cuidados com os custos fixos e de administração que foram considerados;
Contratos com fornecimento global e totalmente de responsabilidade do contratado, inclusive a solução técnica. Contratos “turn key”.
São usados quando não se tem a solução técnica e sim somente a necessidade final pela qual a contratada será remunerada. Exemplo, a construção de uma rodovia quando a contratante terá ou não a responsabilidade de operar (BOT) e cobrar por isso ou não. São contratos bons, mas normalmente muito caros e de difícil determinada de valores bons para contratante e contratada.
Observa-se que em cada caso poderemos ter bastantes problemas se as coisas não forem bem esclarecidas antes das contratações e depois os registros e informações não forem bem cuidados.
Contratos por administração de pessoal com medição por homem-hora.
Esse é um dos piores tipos de contratação. Normalmente configura-se uma administração de mão-de-obra pela contratante e risco de gerar vínculo empregatício e prejuízo principalmente para a contratante.
Podemos notar que em cada um dos casos acima podem surgir muitos problemas e com o passar do tempo são necessárias comprovações de informações, registros históricos etc.
Necessidade de um Software para controle dos documentos e Gestão dos Serviços
Para garantir rastreabilidade, identificação, facilitação de procura etc., é conveniente que tenha um Software de Apoio e Gestão dos Serviços e Contratos.
Esse software tem de ser capaz de registra:
- Empresas Clientes e Fornecedores, com toda informação necessária para contatos e registros de informações sobre as empresa. Deve ser possível identificar na tela da empresa os contratos que você possui com a empresa;
- Cadastro de Ordens de Serviço (OS´s) com todas as licitações, convites e orçamentos, além de associação com a empresa cliente ou fornecedor, além de associação com todos os documentos nessa fase. Com possibilidade de apropriação de todos os recursos utilizados nos serviços (mão-de-obra, materiais utilizados de almoxarifados e compras diretas, contratos com terceiros e outros);
- Cadastro de Contratos com Clientes e Fornecedores, associados às empresas, permitindo contratos de todo o tipo, como global, empreitada, preços unitários e administração de mão-de-obra. Também deve possibilitar associação de documentos, como o próprio contrato etc.;
- Cadastros dos recursos a serem utilizados e realmente utilizados nos contratos e serviços, tais como mão-de-obra (pessoal próprio e contratado), materiais (estoque e compras diretas), contratos com terceiros e despesas diversas;
- Cadastro de Orçamentos, por OS, centro de custo e contas/subcontas orçamentárias;
Relatórios Gerenciais diversos, de serviços, de contratos, de custos etc.;
A WRC fornece um software (SGS) que atende todas essas características.
Tipos de Documentos normalmente existentes nos contratos e necessários
Para os serviços e contratos com clientes e fornecedores o principal documento é o contrato e os anexos associados a ele. Guarde sempre:
- Contrato;
- Anexos;
- Informações da licitação e todos os documentos trocados entre as empresas durante
esse período;
- Planilhas e documentos utilizados para orçamentos;
- Todos os documentos trocados entre contratante e contratada durante a execução,
como por exemplo: cartas, fax`s, e-mails, desenhos, fotos, planilhas, textos,
cronogramas, comentários escritos, notas fiscais, avaliações de performance,
protocolos de entrega de documentos etc. Nesse caso vamos detalhar mais abaixo.
- Todos os documentos trocados na finalização dos serviços e após a entrega. Nesse caso às vezes existem cartas, avaliações finais, documentos sobre a questão de garantias etc.
- Alguns detalhes sobre documentação no período de licitação e orçamento:
Documentos em papéis, como evidência:
É conveniente ter uma pasta organizada com todos os documentos impressos. Esses são tipos de documentos importantes para qualquer anormalidade no futuro sobre a questão de escopo, anexos etc. A pasta para papéis de evidência deve ser identificada com o número da Ordem de Serviço (OS) e descrição com título básico do convite na etiqueta de identificação da pasta, de forma bem legível.
Deve ser subdividida com divisórias plásticas separando os eventos em: Convite, comunicações e outros documentos diversos. Todos também com essas identificações.
Observações importantes: Não guarde documentos nos papéis térmicos especiais que com o tempo perdem a informação. Sempre tire cópia desses documentos e guarde junto com o original.
Documentos Eletrônicos
Com relação a esses documentos recomendamos que sejam guardados em um servidor que permita acesso a rede local, acesso remoto etc. Importantíssimo que exista um procedimento organizado e auditável para “backup” dos dados desse servidor. Não pode existir a possibilidade de perda de documentos. Veja mais adiante alguns detalhes importantes sobre essa questão de “backup” de dados.
O servidor deve ter uma pasta específica e denominada de Registros, na pasta Meus Documentos. Recomendamos sempre guardar os registros nessa pasta que vem com o Windows. Essa pasta é protegida naturalmente pelo Windows quando atualiza versão etc. É a mais segura, pois se destina somente a guardar os documentos.
Recomendamos as seguintes subpastas utilizadas para guardar toda a documentação.
Pastas eletrônicas:
1. Formulários – Nessa pasta serão guardados todos os formulários ativos e padrões utilizados pela empresa, com identificação de versão e revisão da versão.
Por exemplo: RDO_01_02 – Trata-se do formulário eletrônico Relatório De Ocorrência (RDO) que está ativo, na Versão do documento 01, em que a versão está na Revisão 02.
Pode existir o RDO_02_04, que também está ativo, mas é uma versão um pouco diferenciada da 01, talvez específica para um determinado cliente, em que este RDO está na revisão 04. As revisões são alterações dos formulários, com, por exemplo, acréscimo de campo, alterações, exclusões etc.;
2. Documentos obsoletos – Nessa pasta serão guardados, separados por subspastas, os formulários obsoletos, os registros obsoletos, procedimentos obsoletos e todos aqueles documentos que não se encontram mais válidos ou perderam sua utilidade, de acordo com o Mapa de Registro de Documentos. Seria o arquivo morto eletrônico, constante ainda do servidor e que depois será transferido para uma mídia em CD etc. e que depois ainda poderá ser inutilizado etc.
3. Pasta de procedimentos ou Instruções – Nessa pasta todos os procedimentos ou Instruções de Trabalho (IT´s), normas etc.;
4. E principalmente a pasta de registros, em Meus Documentos, onde estarão todos os seus registros, compostos por diversos documentos (cartas, fax´s, e-mails, fotos, planilhas, textos etc.). É nesse local também que os formulários preenchidos com dados sobre serviços, contratos etc. são guardados como registros.
Então,
Formulários padrões em branco = Formulários, somente;
Formulários padrões preenchidos = Registros
A preocupação com os registros mais importantes:
Em razão dos problemas que podem acontecer, na realidade todo registro do contrato é importante para dirimir qualquer dúvida sobre problemas posteriores ou mesmo durante a vigência do contrato. Mas alguns documentos são considerados vitais e devem ser muito bem guardados. Eis os mais importantes:
- Licitação completa;
- Proposta, incluindo orçamento detalhado;
- Contrato e seus anexos;
- Atas de reunião;
- Cartas e e-mails sobre assuntos importantes e discutidos entre contratante e
contratado;
- Documentos de avaliação de desempenho da contratante com relação ao serviço do
contratado;
- Relatórios de Ocorrência;
- Relatórios de Medição do contrato, com as memórias de cálculo das medições, com os
registros dos serviços, pessoal aplicado, observações da contratante e contratada;
- Qualquer registro que envolva a realização de serviços e possa ser usado para
evidenciar soluções de problema.
Como garantir a guarda dos registros importantes:
Um item importante é garantir a boa guarda, tanto dos documentos em papéis, ditos como evidências formais, bem como os documentos em meio eletrônico. Veja abaixo:
1. Procedimento de Controle de Registros
Deve existir um procedimento escrito e de conhecimento geral. Deve estar anexado a esse procedimento o Mapa de Controle de Registro, que define toda a guarda, local, prazo, etc. para os registros, seja em papel ou eletrônico. Veja mais detalhes abaixo.
2. O que é Mapa de Registro ou Controle de Documentos?
É um documento, normalmente um formulário preenchido, portanto um registro, que define todo tipo de documento onde deve ser guardado, por quem, por quanto tempo etc.
3. Documentos em papeis
A garantia da guarda é manter em local bom, arejado, sem possibilidade de cupins e traças, sem umidade e principalmente organizado. Havendo registro eletrônico é importante que os documentos em papel tenham a mesma referência e indicação dos documentos em meio eletrônicos. Ou seja, o mesmo nome. Deve estar em gavetas ou armários com prateleiras organizados pela identificação do contrato, serviço e Ordem de Serviço (OS). As gavetas, pastas, prateleiras devem estar identificadas para fácil localização. É comum e importante, quando existem registros eletrônicos, a ordenação pelo número da OS. Procura-se no software pelo nome, empresa, OS e encontra-se o número da OS para ir até o local onde se encontra as pastas desejadas e por fim os documentos procurados. Se existirem “backups” de documentos muito importantes devem ser guardados em local distante e principalmente prédios separados para evitar qualquer perda dos documentos, por incêndio ou outro qualquer desastre inesperado.
4. Documentos Eletrônicos
A principal garantia é guardar os documentos em servidor dedicado, de boa qualidade, com boa capacidade de armazenamento, de boa origem e outros cuidados. É importante que o servidor tenha o sistema de redundância de discos rígidos (HD = Hard Disk). Assim constantemente e simultaneamente os dados estão sendo armazenados em 2 discos ou mais no mesmo servidor. É um backup contínuo e “on line”, independente do “backup” de dados em outros meios distante do servidor.
Outra garantia é a existência do procedimento de controle de registros, com treinamento constante e eficaz para garantir a aplicabilidade do procedimento e todos se responsabilizarem pela guarda correta dos documentos. Deve existir também, definido no procedimento de controle de registros um programa constante de auditorias para checar se o Mapa de Controle de Registros está sendo sempre cumprido.
5.Backup eletrônico de dados
Deve existir um procedimento interno para backup de todos os documentos, com auditorias freqüentes para garantir e realização constante sem erros dos “backups“ segundo o procedimento estabelecido.
Além da redundância do disco rígido no servidor recomendamos que os backups sejam realizados em dispositivos de cópias garantidos e de boa qualidade, como discos óticos, fitas especiais para esse fim, discos rígidos especiais etc. Normalmente são estabelecidas rotinas automáticas de realização do backup para um determinado local em linha, em horários noturnos etc. Depois se passa manualmente, durante o dia para outros dispositivos de confiança onde serão guardados em local distante.
Conclusão
Pudemos notar nesse artigo a importância de guarda de informações, pois depois para uma avaliação e verificação de pendências, solução de processos etc. esse documentos serão necessários e devem estar à disposição, em condições de serem utilizados como prova documental. Lembrem-se as evidências tem de estar em bom estado com assinaturas legíveis e documentos originais. Os registros eletrônicos devem ser preferencialmente compostos de documentos importantes assinados, “escaneados” .
Se necessitarem de mais informações e exemplos reais utilizados por nossa empresa
Obrigado,
William Dantas - dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Planos de Manutenção, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção, Gestão de Materiais e Estoque, Montagem e Manutenção Industrial.
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Introdução:
Uma empresa precisa tomar cuidado com relação a seus registros e informações referentes a seus serviços prestados quando se trata de um fornecedor de serviços e e quem contrata serviços. Devemos nos preocupar com todas as informações a respeito da contratação realizada.
Há muito tempo atrás o compromisso, a honra e o cumprimento de obrigações e contratos podiam ser firmados verbalmente com a garantia do “fio do bigode” passado de um para o outro. A quantidade de pessoas envolvidas, a quantidade de negócios firmados, os tipos de negócios representavam outros valores da época.
Ao passar do tempo, com o acréscimo de situações com a globalidade dos negócios, com a incerteza, desconfiança, exemplos mal sucedidos e outras interferências a desconfiança e a fidelidade no cumprimento dos negócios foram mudando o respeito e a seriedade. Criaram-se documentos, criaram-se a justiça para dirimir as dúvidas, os advogados e tudo mais relacionado às transações comerciais e contratuais.
Já que não há jeito de retornarmos ao passado e deixarmos os nossos bigodes crescer e ainda assim alguns usariam bigodes postiços, temos todos que nos protegermos nas transações para um futuro sem problemas. Vamos nesse artigo salientar algumas precauções, organização e controle sobre documentação importante nas transações contratuais, desde uma licitação até a sua conclusão final com o término da garantia.
Quais os perigos nesse “jogo” e o que pode dar errado:
Os perigos são vastos. Sempre dizemos que entrou no jogo tem que jogar, para perder ou ganhar. Mas um contrato pequeno, médio ou grande porte pode acabar com uma empresa e acabar com a vida de seus sócios, donos e herdeiros. Seja ele um Cliente ou um Fornecedor de Serviços. Ah! Esqueci de dizer que vamos nos deter somente nas contratações de prestação de serviços, podendo incluir o fornecimento de materiais em conjunto com os serviços. Não vamos analisar o fornecimento simples de materiais. Ok?
Sendo assim vamos verificar primeiro o que pode dar errado e depois vamos ver detalhadamente as sugestões de soluções para serem adotadas antes, durante e depois de um contrato.
Algumas falhas devido ao não zelo em determinadas situações:
O Fornecedor não recebe as condições, memorial descritivo, identificando claramente o que deverá fazer. Ou seja, o escopo não está bem definido e o orçamento pode não considerar a totalidade do que o cliente espera, ou ao contrário foi superdimensionado para o pretendido;
O Fornecedor recebe tudo detalhado, sem dúvidas, mas utilizam fórmulas, planilhas, metodologias, cálculos de orçamento errados e não registra o que considerou para o orçamento. Também não guarda os documentos para uma avaliação posterior. Normalmente isso origina problemas sérios durante a execução do contrato;
O contrato e memorial descritivo não foram bem entendidos pelo próprio Cliente ou pelo Fornecedor. Você deve perguntar por que o próprio Cliente não entenderia o contrato? Às vezes o contrato é elaborado por um Departamento, com informações de outro Departamento para controle de execução por outro Departamento diferente. É aquela velha questão de um pede uma coisa. O outro solicita e contrata outra. E o que vai fazer faz outra totalmente diferente do que se realmente desejava ter! Claro que podemos imaginar que o resultado será prejudicial a todos. O cliente normalmente imputa culpa do fornecedor e aplica multas;
O contrato estabelecia uma forma de medição e remuneração ao Fornecedor. Na hora de medir interpreta-se o contrato de forma diferente e mede-se diferente do que estava previsto. O Cliente ou Fornecedor podem ser prejudicados financeiramente;
O Fornecedor não cuida da documentação, não registra informações, acordos e acertos durante a execução e no final não têm como justificar algo que não foi feito, sem ter como garantir sua posição adotada. E vêm as cobranças de multas;
O fornecedor não segue exatamente o que está no escopo ou atrasa os prazos, por falta de controle e novamente as multas;
Tipos de Contratos com Clientes e Fornecedores:
A contratação pode seguir algumas variações de acordo com o escopo etc.
Existem os seguintes tipos de contratos:
Contratos de Empreitada com responsabilização técnica do contratante:
Contratos de Empreitada de preço global
São contratos em que o escopo é bem definido e conhecido. Pode ser estabelecido um entendimento sem dúvidas para a contratação. Quando bem implementado é uma das melhores formas de contratação, principalmente para o contratante. Ele terá quase que apenas controlar a qualidade. Depois veremos que não é bem assim que ocorre na prática;
Contratos de Empreitada de preços unitários
Quando se não se tem o escopo totalmente definido e as quantidades unitárias não são totalmente conhecidas. Podem ser aumentadas com alterações do projeto e um pouco diminuídas. Nesse caso ter cuidados com os custos fixos e de administração que foram considerados;
Contratos com fornecimento global e totalmente de responsabilidade do contratado, inclusive a solução técnica. Contratos “turn key”.
São usados quando não se tem a solução técnica e sim somente a necessidade final pela qual a contratada será remunerada. Exemplo, a construção de uma rodovia quando a contratante terá ou não a responsabilidade de operar (BOT) e cobrar por isso ou não. São contratos bons, mas normalmente muito caros e de difícil determinada de valores bons para contratante e contratada.
Observa-se que em cada caso poderemos ter bastantes problemas se as coisas não forem bem esclarecidas antes das contratações e depois os registros e informações não forem bem cuidados.
Contratos por administração de pessoal com medição por homem-hora.
Esse é um dos piores tipos de contratação. Normalmente configura-se uma administração de mão-de-obra pela contratante e risco de gerar vínculo empregatício e prejuízo principalmente para a contratante.
Podemos notar que em cada um dos casos acima podem surgir muitos problemas e com o passar do tempo são necessárias comprovações de informações, registros históricos etc.
Necessidade de um Software para controle dos documentos e Gestão dos Serviços
Para garantir rastreabilidade, identificação, facilitação de procura etc., é conveniente que tenha um Software de Apoio e Gestão dos Serviços e Contratos.
Esse software tem de ser capaz de registra:
- Empresas Clientes e Fornecedores, com toda informação necessária para contatos e registros de informações sobre as empresa. Deve ser possível identificar na tela da empresa os contratos que você possui com a empresa;
- Cadastro de Ordens de Serviço (OS´s) com todas as licitações, convites e orçamentos, além de associação com a empresa cliente ou fornecedor, além de associação com todos os documentos nessa fase. Com possibilidade de apropriação de todos os recursos utilizados nos serviços (mão-de-obra, materiais utilizados de almoxarifados e compras diretas, contratos com terceiros e outros);
- Cadastro de Contratos com Clientes e Fornecedores, associados às empresas, permitindo contratos de todo o tipo, como global, empreitada, preços unitários e administração de mão-de-obra. Também deve possibilitar associação de documentos, como o próprio contrato etc.;
- Cadastros dos recursos a serem utilizados e realmente utilizados nos contratos e serviços, tais como mão-de-obra (pessoal próprio e contratado), materiais (estoque e compras diretas), contratos com terceiros e despesas diversas;
- Cadastro de Orçamentos, por OS, centro de custo e contas/subcontas orçamentárias;
Relatórios Gerenciais diversos, de serviços, de contratos, de custos etc.;
A WRC fornece um software (SGS) que atende todas essas características.
Tipos de Documentos normalmente existentes nos contratos e necessários
Para os serviços e contratos com clientes e fornecedores o principal documento é o contrato e os anexos associados a ele. Guarde sempre:
- Contrato;
- Anexos;
- Informações da licitação e todos os documentos trocados entre as empresas durante
esse período;
- Planilhas e documentos utilizados para orçamentos;
- Todos os documentos trocados entre contratante e contratada durante a execução,
como por exemplo: cartas, fax`s, e-mails, desenhos, fotos, planilhas, textos,
cronogramas, comentários escritos, notas fiscais, avaliações de performance,
protocolos de entrega de documentos etc. Nesse caso vamos detalhar mais abaixo.
- Todos os documentos trocados na finalização dos serviços e após a entrega. Nesse caso às vezes existem cartas, avaliações finais, documentos sobre a questão de garantias etc.
- Alguns detalhes sobre documentação no período de licitação e orçamento:
Documentos em papéis, como evidência:
É conveniente ter uma pasta organizada com todos os documentos impressos. Esses são tipos de documentos importantes para qualquer anormalidade no futuro sobre a questão de escopo, anexos etc. A pasta para papéis de evidência deve ser identificada com o número da Ordem de Serviço (OS) e descrição com título básico do convite na etiqueta de identificação da pasta, de forma bem legível.
Deve ser subdividida com divisórias plásticas separando os eventos em: Convite, comunicações e outros documentos diversos. Todos também com essas identificações.
Observações importantes: Não guarde documentos nos papéis térmicos especiais que com o tempo perdem a informação. Sempre tire cópia desses documentos e guarde junto com o original.
Documentos Eletrônicos
Com relação a esses documentos recomendamos que sejam guardados em um servidor que permita acesso a rede local, acesso remoto etc. Importantíssimo que exista um procedimento organizado e auditável para “backup” dos dados desse servidor. Não pode existir a possibilidade de perda de documentos. Veja mais adiante alguns detalhes importantes sobre essa questão de “backup” de dados.
O servidor deve ter uma pasta específica e denominada de Registros, na pasta Meus Documentos. Recomendamos sempre guardar os registros nessa pasta que vem com o Windows. Essa pasta é protegida naturalmente pelo Windows quando atualiza versão etc. É a mais segura, pois se destina somente a guardar os documentos.
Recomendamos as seguintes subpastas utilizadas para guardar toda a documentação.
Pastas eletrônicas:
1. Formulários – Nessa pasta serão guardados todos os formulários ativos e padrões utilizados pela empresa, com identificação de versão e revisão da versão.
Por exemplo: RDO_01_02 – Trata-se do formulário eletrônico Relatório De Ocorrência (RDO) que está ativo, na Versão do documento 01, em que a versão está na Revisão 02.
Pode existir o RDO_02_04, que também está ativo, mas é uma versão um pouco diferenciada da 01, talvez específica para um determinado cliente, em que este RDO está na revisão 04. As revisões são alterações dos formulários, com, por exemplo, acréscimo de campo, alterações, exclusões etc.;
2. Documentos obsoletos – Nessa pasta serão guardados, separados por subspastas, os formulários obsoletos, os registros obsoletos, procedimentos obsoletos e todos aqueles documentos que não se encontram mais válidos ou perderam sua utilidade, de acordo com o Mapa de Registro de Documentos. Seria o arquivo morto eletrônico, constante ainda do servidor e que depois será transferido para uma mídia em CD etc. e que depois ainda poderá ser inutilizado etc.
3. Pasta de procedimentos ou Instruções – Nessa pasta todos os procedimentos ou Instruções de Trabalho (IT´s), normas etc.;
4. E principalmente a pasta de registros, em Meus Documentos, onde estarão todos os seus registros, compostos por diversos documentos (cartas, fax´s, e-mails, fotos, planilhas, textos etc.). É nesse local também que os formulários preenchidos com dados sobre serviços, contratos etc. são guardados como registros.
Então,
Formulários padrões em branco = Formulários, somente;
Formulários padrões preenchidos = Registros
A preocupação com os registros mais importantes:
Em razão dos problemas que podem acontecer, na realidade todo registro do contrato é importante para dirimir qualquer dúvida sobre problemas posteriores ou mesmo durante a vigência do contrato. Mas alguns documentos são considerados vitais e devem ser muito bem guardados. Eis os mais importantes:
- Licitação completa;
- Proposta, incluindo orçamento detalhado;
- Contrato e seus anexos;
- Atas de reunião;
- Cartas e e-mails sobre assuntos importantes e discutidos entre contratante e
contratado;
- Documentos de avaliação de desempenho da contratante com relação ao serviço do
contratado;
- Relatórios de Ocorrência;
- Relatórios de Medição do contrato, com as memórias de cálculo das medições, com os
registros dos serviços, pessoal aplicado, observações da contratante e contratada;
- Qualquer registro que envolva a realização de serviços e possa ser usado para
evidenciar soluções de problema.
Como garantir a guarda dos registros importantes:
Um item importante é garantir a boa guarda, tanto dos documentos em papéis, ditos como evidências formais, bem como os documentos em meio eletrônico. Veja abaixo:
1. Procedimento de Controle de Registros
Deve existir um procedimento escrito e de conhecimento geral. Deve estar anexado a esse procedimento o Mapa de Controle de Registro, que define toda a guarda, local, prazo, etc. para os registros, seja em papel ou eletrônico. Veja mais detalhes abaixo.
2. O que é Mapa de Registro ou Controle de Documentos?
É um documento, normalmente um formulário preenchido, portanto um registro, que define todo tipo de documento onde deve ser guardado, por quem, por quanto tempo etc.
3. Documentos em papeis
A garantia da guarda é manter em local bom, arejado, sem possibilidade de cupins e traças, sem umidade e principalmente organizado. Havendo registro eletrônico é importante que os documentos em papel tenham a mesma referência e indicação dos documentos em meio eletrônicos. Ou seja, o mesmo nome. Deve estar em gavetas ou armários com prateleiras organizados pela identificação do contrato, serviço e Ordem de Serviço (OS). As gavetas, pastas, prateleiras devem estar identificadas para fácil localização. É comum e importante, quando existem registros eletrônicos, a ordenação pelo número da OS. Procura-se no software pelo nome, empresa, OS e encontra-se o número da OS para ir até o local onde se encontra as pastas desejadas e por fim os documentos procurados. Se existirem “backups” de documentos muito importantes devem ser guardados em local distante e principalmente prédios separados para evitar qualquer perda dos documentos, por incêndio ou outro qualquer desastre inesperado.
4. Documentos Eletrônicos
A principal garantia é guardar os documentos em servidor dedicado, de boa qualidade, com boa capacidade de armazenamento, de boa origem e outros cuidados. É importante que o servidor tenha o sistema de redundância de discos rígidos (HD = Hard Disk). Assim constantemente e simultaneamente os dados estão sendo armazenados em 2 discos ou mais no mesmo servidor. É um backup contínuo e “on line”, independente do “backup” de dados em outros meios distante do servidor.
Outra garantia é a existência do procedimento de controle de registros, com treinamento constante e eficaz para garantir a aplicabilidade do procedimento e todos se responsabilizarem pela guarda correta dos documentos. Deve existir também, definido no procedimento de controle de registros um programa constante de auditorias para checar se o Mapa de Controle de Registros está sendo sempre cumprido.
5.Backup eletrônico de dados
Deve existir um procedimento interno para backup de todos os documentos, com auditorias freqüentes para garantir e realização constante sem erros dos “backups“ segundo o procedimento estabelecido.
Além da redundância do disco rígido no servidor recomendamos que os backups sejam realizados em dispositivos de cópias garantidos e de boa qualidade, como discos óticos, fitas especiais para esse fim, discos rígidos especiais etc. Normalmente são estabelecidas rotinas automáticas de realização do backup para um determinado local em linha, em horários noturnos etc. Depois se passa manualmente, durante o dia para outros dispositivos de confiança onde serão guardados em local distante.
Conclusão
Pudemos notar nesse artigo a importância de guarda de informações, pois depois para uma avaliação e verificação de pendências, solução de processos etc. esse documentos serão necessários e devem estar à disposição, em condições de serem utilizados como prova documental. Lembrem-se as evidências tem de estar em bom estado com assinaturas legíveis e documentos originais. Os registros eletrônicos devem ser preferencialmente compostos de documentos importantes assinados, “escaneados” .
Se necessitarem de mais informações e exemplos reais utilizados por nossa empresa
Obrigado,
William Dantas - dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Planos de Manutenção, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção, Gestão de Materiais e Estoque, Montagem e Manutenção Industrial.
www.wrcengenharia.com.br Nos siga no www.twitter.com/wrcengenharia
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domingo, 18 de julho de 2010
Café com Manutenção e prestação de Serviços no. 015
Artigo: Planos de Serviços Centrados em Confiabilidade
Introdução:
Nos últimos anos os serviços tais como projetos, manutenção e outros têm usado uma nova técnica para elaboração de Planos Sistemáticos e mesmo na definição de procedimentos de elaboração de projetos, produção e outros.
Essa técnica se baseia no conceito de Confiabilidade do item estudado.
Vamos mostrar algumas informações.
A WRC Engenharia realiza gratuitamente treinamento de 16 horas nessa técnica.
EVOLUÇÃO DOS PROCESSOS DE MANUTENÇÃO
FASE 1 - Consertar quando quebrar e ausência de sistematização;
FASE 2 - Revisões programadas e sistemas de controlecomputadores pesados e lentos;
FASE 3 - Foco em planejamento, redução das intervenções corretivas/planos
sistemáticos, computadores velozes/poderosos e base em histórico de
equipamentos com monitoramento de condições.
OS DESAFIOS DA MANUTENÇÃO • Garantir a integridade dos ativos;
• Garantir que os ativos operem com segurança;
• Atender às necessidades da produção – disponibilidade;
• Manter custos sob controle – serviços e materiais;
• Selecionar as técnicas mais apropriadas.
AS DIFICULDADES DA MANUTENÇÃO
• Antecipação das falhas;
• Diversidade de equipamentos;
• Diversidade de ambientes;
• Entendimento do processo de falha de cada um dos ativos;
• Equipamentos cada vez mais complexos.
CRENÇAS CORRENTES
• Foco na disponibilidade;
• Quanto mais intervenções melhor;
• Aumento nas intervenções preventivas;
• Aumento nas intervenções preditivas;
• Aumento nos custos do inventário.
CONSEQÜÊNCIAS USUAIS
• Alta quantidade de tarefas desnecessárias;
• Introdução de problemas onde não existem;
• Custos elevados;
• É um centro de custos, sorvedouro de recursos.
FERRAMENTAS
FMECA - Failure Modes, Effects, and Criticality Analysis
FMEA – Failure Modes, Effects Analysis
FTA - Failure Tree Analysis
A FMECA considera como os modos de falha de cada componente poderiam resultar em problemas no desempenho desejado do sistema, e assegura que a recomendação (proteção) apropriada foi determinada;
O propósito deste passo é estabelecer o relacionamento entre a causa e o efeito das falhas potenciais dos equipamentos, das falhas funcionais e do efeito final das falhas funcionais, e avaliar a criticidade (risco) do modo de falha referido.
O QUE É MCC?
O que vem a ser então MCC, e como resolver esses problemas?
É uma técnica ou procedimento que visa adequar a confiabilidade dos ativos as suas necessidades para atender as suas funções.
Aqui cabe uma definição importante do que se chama de confiabilidade de ativos.
Confiabilidade é a probabilidade de que um componente ou sistema funcionando dentro dos limites especificados de projeto, não falhe durante o período do tempo previsto para a sua vida, dentro das condições de agressividade ao meio.
AS 7 PERGUNTAS DO PROCESSO:
1. Quais as funções e padrões de desempenho do sistema que necessitam ser preservadas no seu contexto de operação?
2. Como o sistema pode falhar no cumprimento destas funções?
3. O que causa cada falha funcional?
4. O que acontece quando ocorre cada falha?
5. De que forma qual falha é importante?
6. O que pode ser feito para prevenir ou detectar cada falha?
7. O que deve ser feito se não for encontrada uma tarefa de manutenção proativa apropriada?
AVALIAÇÃO DOS EFEITOS
CONSIDERA FATORES COM PONDERAÇÃO DE PESOS
AVALIAÇÃO DA CONSEQÜÊNCIA
• ASPECTOS DE SEGURANÇA - Acidentes
• IMPACTO AMBIENTAL
• CUSTO DE REPARO – Custo de perda de produção
• IMPACTO NA PRODUÇÃO
• INDISPONIBILIDADE OPERACIONAL
• IMPACTO NA REPUTAÇÃO
FREQÜÊNCIA DA OCORRÊNCIA
FMECA - Envie e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br e solicite a Planilha em Excel especialmente preparada para cálculo de risco.
Acidentes com pessoas (A)
Nota Descrição
0 Nenhum acidente
1 Possibilidade de acidentes (incluindo primeiro atendimento, tratamento médico. Não afeta a capacidade de trabalho ou causa indisponibilidade)
2 Acidentes e efeitos menores a saúde com restrições a atividades, incluindo irritação da pele etc.Causa perda de dias
3 Danos maiores com efeitos permanentes ou parciais a saúde e perda da capacidade. Exemplo: perda de audição, danos permanentes etc
4 Impossibilidade total ao trabalho ou até 3 mortes. Exemplo: sérias queimaduras, cancer, e pequena exposição da ´população
5 Multiplas mortes e muitos danos à população
Danos nos ativos e perda de negócio ( C )Nota Descrição
0 Nenhum dano
1 Danos com custos menores que R$ 15.000,00
2 Danos com custos menores que 150.000,00
3 Danos menores que R$ 1.500.000,00
4 Perda de produção e parada parcial por 2 semanas e danos menores que R$ 15.000.000,00
5 Danos extensos e parada geral com custos menores que R$ 15.000.000,00
Efeitos no Meio-Ambiente (M)Nota Descrição
0 Nenhum efeito - sem consequencias ao meio ambiente e sem custos envolvidos
1 Efeitos leves e pouca consequencioa financeira
2 Efeitos menores com razoáveis custos financeiros envolidos
3 Efeitos localizados na planta
4 Maiores efeitos a localidade
5 Efeito severos
Impacto na Reputação ( R )Nota Descrição
0 Nenhum impacto e sem envolvimento nenhum
1 Algum impavto na localidade
2 Impavto limitado ao bairro
3 Impacto considerável envolvendo o município e estado
4 Impacto nacional
5 Impacto Internacional
Risco Ações padrões
Baixo Deve ser analisado e discutido. Melhorar continuamente, através do Gerenciamento do Sistema de Qualidade. Prioridade Normal - N
Médio Analisar profundamente e discutir a nível gerencial. O Risco deve ser reduzido com alteração de Planos etc. Prioridade Urgente - U
Alto Intolerável. Analisar com profundidade de imediato. Prioridade Imediato - I
Código Tipo Falha ou Defeito Descrição do Modos de Falha e Desacroção de Defeitos Especialidade
OSCI DEFEITO OSCILAÇÃO INSTRUMEN
AMAS DEFEITO AMASSADO MECÂNICA
AQUE DEFEITO AQUECIMENTO ANORMAL MECÂNICA
CAVI DEFEITO CAVITAÇÃO MECÂNICA
EMPE DEFEITO EMPENADO MECÂNICA
FROU DEFEITO FROUXO MECÂNICA
RUID DEFEITO RUIDO MECÂNICA
TRIN DEFEITO TRINCADO MECÂNICA
VAZA DEFEITO VAZAMENTO MECÂNICA
VIBR DEFEITO VIBRAÇÃO EXCESSIVA MECÂNICA
FAEN FALHA FALTA DE ENERGIA ELÉTRICA
NAAC FALHA NÃO ACIONA ELÉTRICA
NADE FALHA NÃO DESARMA ELÉTRICA
NARE FALHA NÃO REARMA ELÉTRICA
QUMA FALHA QUEIMADO ELÉTRICA
SOBR FALHA SOBRECARGA ELÉTRICA
INCE FALHA INCÊNDIO GENÉRICA
NFUN FALHA NÃO FUNCIONA GENÉRICA
OBST FALHA OBSTRUÍDO GENÉRICA
BANI FALHA BAIXO NÍVEL INSTRUMEN
DESC FALHA DESCALIBRADO INSTRUMEN
INFA FALHA INDICAÇÃO FALSA INSTRUMEN
NACO FALHA NÃO CONTROLA INSTRUMEN
NAIN FALHA NÃO INDICA INSTRUMEN
EXPL FALHA EXPLOSÃO MECÂNICA
QUEB FALHA QUEBRADO MECÂNICA
TRAV FALHA TRAVADO OU PRESO MECÂNICA
VAAL FALHA VAZÃO ALTA MECÂNICA
CONT FALHA/DEFEITO CONTAMINAÇÃO MECÂNICA
DESG FALHA/DEFEITO DESGASTE EXCESSIVO MECÂNICA
SUJO FALHA/DEFEITO SUJO MECÂNICA
São os códigos existentes no Software de Gerenciamento de Manutenção, no caso estaremos apresentando os previstos no SGS = Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção da WRC Engenharia. Em Serviços, Tabelas existem os Códigos de Modos de Falha.
Códigos padrões de conseqüências
Consequências Padrões
Código Descrição
PEPR Perda de Produção
MEAM Danos ao Meio Ambiente
SEGU Risco de acidentes Pessoais
DAEL Dano Elétrico
QUAL Perda de Qualidade
REPU Perda de Reputação
Códigos de Causas principais ou raízes das Falhas:
Código Descrição da Causa Tipo de Causa
ATER ATERRAMENTO RUIM ELÉTRICA
BAIS BAIXO ISOLAMENTO ELÉTRICA
CENT CENTELHAMENTO ELÉTRICA
CURT CURTO-CIRCUITO ELÉTRICA
FAEN FALTA DE ENERGIA ELÉTRICA
FAFA FALTA DE FASE ELÉTRICA
FATE FALTA DE TERRA ELÉTRICA
MACO MAU CONTATO ELÉTRICA
RAIO RAIOS ELÉTRICA
SOTE SOBRE TENSÃO ELÉTRICA
ENVE ENVELHECIMENTO GENÉRICA
EXPL EXPLOSÃO GENÉRICA
FAER FABRICAÇÃO ERRADA GENÉRICA
FAMA FADIGA DE MATERIAL GENÉRICA
FAPL FALTA DE PLANEJAMENTO GENÉRICA
FAPR FALHA DE PROJETO GENÉRICA
FASU FALTA DE SUPERVISÃO GENÉRICA
FATR FALTA DE TREINAMENTO GENÉRICA
INCE INCÊNDIO GENÉRICA
ISOL ISOLAMENTO TÉRMICO DEFICIENTE GENÉRICA
MAIN MATERIAL INADEQUADO GENÉRICA
MANU MANUTENÇÃO - FALTA GENÉRICA
MONT MONTAGEM ERRADA GENÉRICA
NAAP NÃO APLICÁVEL GENÉRICA
OUTR OUTRAS SITUACOES DIVERSAS GENÉRICA
PROP PROBLEMA OPERACIONAL GENÉRICA
SOBR SOBRECARGA GENÉRICA
SOLT SOLTO - COMPONENTE GENÉRICA
SUBD SUBDIMENSIONAMENTO GENÉRICA
TEST FALTA DE TESTE GENÉRICA
TOLE TOLERANCIA FORA DO ESPECIFICADO GENÉRICA
TREI FALTA DE TREINAMENTO DE PESSOAL GENÉRICA
DESC DESCALIBRADO INSTRUMEN
AGSI ÁGUA NO SISTEMA/EQUIPAMENTO MECÂNICA
ALTE ALTA TEMPERATURA MECÂNICA
ARSI AR NO SISTEMA MECÂNICA
ATRI ATRITO MECÂNICA
CAVI CAVITAÇÃO MECÂNICA
CORR CORROSÃO MECÂNICA
DENA DESGASTE NATURAL MECÂNICA
DESA DESALINHAMENTO MECÂNICA
DESB DESBALANCEADO MECÂNICA
DESG DESGASTE EXCESSIVO MECÂNICA
DESN DESNIVELAMENTO MECÂNICA
DILA DILATAÇÃO EXCESSIVA MECÂNICA
EMPE ENPENO MECÂNICA
ENTU ENTUPIMENTO MECÂNICA
EROS EROSÃO MECÂNICA
FARE FALTA DE REFRIGERAÇÃO MECÂNICA
FIXA FIXAÇÃO DEFICIENTE MECÂNICA
FOLG FOLGADO MECÂNICA
FURO FURADO MECÂNICA
INFI INFILTRAÇÃO MECÂNICA
INUN INUNDAÇÃO MECÂNICA
LUIN LUBRIFICAÇÃO INADEQUADA MECÂNICA
PRAL PRESSÃO ALTA MECÂNICA
ROIN ROTAÇÃO INVERTIDA - SENTIDO INVERTIDO MECÂNICA
ROMP ROMPIDO MECÂNICA
SODE SOLDA DEFICIENTE MECÂNICA
SOVE SOBREVELOCIDADE MECÂNICA
SUJO SUJEIRA MECÂNICA
TRAV TRAVAMENTO MECÂNICA
TRIN TRINCADO MECÂNICA
UMID UMIDADE ALTA MECÂNICA
VAZA VAZAMENTO MECÂNICA
VIBR VIBRAÇAO EXCESSIVA MECÂNICA
Códigos padrões de Ações a serem tomadas
Código Descrição
ADAC AVALIAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA/PREVENTIVA
AJUS AJUSTAR MELHOR
ALIN ALINHAR
ATER ATERRAR MELHOR
AVMA AVALIAR MATERIAL
BALA BALANCEAR
CALI CALIBRAR
FIXA FIXAR MELHOR - MELHORAR A FIXAÇÃO
ISOL ISOLAR ADEQUADAMENTE
LIMP LIMPAR OU DESOBSTRUIR
LUAD LUBRIFICAR ADEQUADAMENTE
LUBR REVER PLANO DE LUBRIFICAÇÃO
MOPL MODIFICAR PLANO DE MANUTENÇÃO
PLAN PLANEJAR MELHOR
PRCO PROVID.CONCLUIDA/NAO APLICAVEL
PROT PROTEGER MELHOR
REPA REPARAR
SUEQ SUBSTITUIR EQUIPAMENTO - AVALIAR
TEST TESTAR MELHOR
TOPR TOMAR ALGUMA PROVIDENCIA - À DEFINIR
TREI TREINAR
ULFE UTILZAR FERRAMENTA ADEQUADA
VEDA VEDAR MELHOR - MELHORAR A VEDAÇÃO
VEPR VERIFICAR PROJETO
Mais detalhes entrar em contato com a WRC Engenharia, através do site www.wrcengenharia.com.br (21) 3271 9659
dantas@wrcengenharia.com.br Nos siga no www.twitter.com/wrcengenharia
William Dantas
Introdução:
Nos últimos anos os serviços tais como projetos, manutenção e outros têm usado uma nova técnica para elaboração de Planos Sistemáticos e mesmo na definição de procedimentos de elaboração de projetos, produção e outros.
Essa técnica se baseia no conceito de Confiabilidade do item estudado.
Vamos mostrar algumas informações.
A WRC Engenharia realiza gratuitamente treinamento de 16 horas nessa técnica.
EVOLUÇÃO DOS PROCESSOS DE MANUTENÇÃO
FASE 1 - Consertar quando quebrar e ausência de sistematização;
FASE 2 - Revisões programadas e sistemas de controlecomputadores pesados e lentos;
FASE 3 - Foco em planejamento, redução das intervenções corretivas/planos
sistemáticos, computadores velozes/poderosos e base em histórico de
equipamentos com monitoramento de condições.
OS DESAFIOS DA MANUTENÇÃO • Garantir a integridade dos ativos;
• Garantir que os ativos operem com segurança;
• Atender às necessidades da produção – disponibilidade;
• Manter custos sob controle – serviços e materiais;
• Selecionar as técnicas mais apropriadas.
AS DIFICULDADES DA MANUTENÇÃO
• Antecipação das falhas;
• Diversidade de equipamentos;
• Diversidade de ambientes;
• Entendimento do processo de falha de cada um dos ativos;
• Equipamentos cada vez mais complexos.
CRENÇAS CORRENTES
• Foco na disponibilidade;
• Quanto mais intervenções melhor;
• Aumento nas intervenções preventivas;
• Aumento nas intervenções preditivas;
• Aumento nos custos do inventário.
CONSEQÜÊNCIAS USUAIS
• Alta quantidade de tarefas desnecessárias;
• Introdução de problemas onde não existem;
• Custos elevados;
• É um centro de custos, sorvedouro de recursos.
FERRAMENTAS
FMECA - Failure Modes, Effects, and Criticality Analysis
FMEA – Failure Modes, Effects Analysis
FTA - Failure Tree Analysis
A FMECA considera como os modos de falha de cada componente poderiam resultar em problemas no desempenho desejado do sistema, e assegura que a recomendação (proteção) apropriada foi determinada;
O propósito deste passo é estabelecer o relacionamento entre a causa e o efeito das falhas potenciais dos equipamentos, das falhas funcionais e do efeito final das falhas funcionais, e avaliar a criticidade (risco) do modo de falha referido.
O QUE É MCC?
O que vem a ser então MCC, e como resolver esses problemas?
É uma técnica ou procedimento que visa adequar a confiabilidade dos ativos as suas necessidades para atender as suas funções.
Aqui cabe uma definição importante do que se chama de confiabilidade de ativos.
Confiabilidade é a probabilidade de que um componente ou sistema funcionando dentro dos limites especificados de projeto, não falhe durante o período do tempo previsto para a sua vida, dentro das condições de agressividade ao meio.
AS 7 PERGUNTAS DO PROCESSO:
1. Quais as funções e padrões de desempenho do sistema que necessitam ser preservadas no seu contexto de operação?
2. Como o sistema pode falhar no cumprimento destas funções?
3. O que causa cada falha funcional?
4. O que acontece quando ocorre cada falha?
5. De que forma qual falha é importante?
6. O que pode ser feito para prevenir ou detectar cada falha?
7. O que deve ser feito se não for encontrada uma tarefa de manutenção proativa apropriada?
AVALIAÇÃO DOS EFEITOS
CONSIDERA FATORES COM PONDERAÇÃO DE PESOS
AVALIAÇÃO DA CONSEQÜÊNCIA
• ASPECTOS DE SEGURANÇA - Acidentes
• IMPACTO AMBIENTAL
• CUSTO DE REPARO – Custo de perda de produção
• IMPACTO NA PRODUÇÃO
• INDISPONIBILIDADE OPERACIONAL
• IMPACTO NA REPUTAÇÃO
FREQÜÊNCIA DA OCORRÊNCIA
FMECA - Envie e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br e solicite a Planilha em Excel especialmente preparada para cálculo de risco.
Acidentes com pessoas (A)
Nota Descrição
0 Nenhum acidente
1 Possibilidade de acidentes (incluindo primeiro atendimento, tratamento médico. Não afeta a capacidade de trabalho ou causa indisponibilidade)
2 Acidentes e efeitos menores a saúde com restrições a atividades, incluindo irritação da pele etc.Causa perda de dias
3 Danos maiores com efeitos permanentes ou parciais a saúde e perda da capacidade. Exemplo: perda de audição, danos permanentes etc
4 Impossibilidade total ao trabalho ou até 3 mortes. Exemplo: sérias queimaduras, cancer, e pequena exposição da ´população
5 Multiplas mortes e muitos danos à população
Danos nos ativos e perda de negócio ( C )Nota Descrição
0 Nenhum dano
1 Danos com custos menores que R$ 15.000,00
2 Danos com custos menores que 150.000,00
3 Danos menores que R$ 1.500.000,00
4 Perda de produção e parada parcial por 2 semanas e danos menores que R$ 15.000.000,00
5 Danos extensos e parada geral com custos menores que R$ 15.000.000,00
Efeitos no Meio-Ambiente (M)Nota Descrição
0 Nenhum efeito - sem consequencias ao meio ambiente e sem custos envolvidos
1 Efeitos leves e pouca consequencioa financeira
2 Efeitos menores com razoáveis custos financeiros envolidos
3 Efeitos localizados na planta
4 Maiores efeitos a localidade
5 Efeito severos
Impacto na Reputação ( R )Nota Descrição
0 Nenhum impacto e sem envolvimento nenhum
1 Algum impavto na localidade
2 Impavto limitado ao bairro
3 Impacto considerável envolvendo o município e estado
4 Impacto nacional
5 Impacto Internacional
Risco Ações padrões
Baixo Deve ser analisado e discutido. Melhorar continuamente, através do Gerenciamento do Sistema de Qualidade. Prioridade Normal - N
Médio Analisar profundamente e discutir a nível gerencial. O Risco deve ser reduzido com alteração de Planos etc. Prioridade Urgente - U
Alto Intolerável. Analisar com profundidade de imediato. Prioridade Imediato - I
Código Tipo Falha ou Defeito Descrição do Modos de Falha e Desacroção de Defeitos Especialidade
OSCI DEFEITO OSCILAÇÃO INSTRUMEN
AMAS DEFEITO AMASSADO MECÂNICA
AQUE DEFEITO AQUECIMENTO ANORMAL MECÂNICA
CAVI DEFEITO CAVITAÇÃO MECÂNICA
EMPE DEFEITO EMPENADO MECÂNICA
FROU DEFEITO FROUXO MECÂNICA
RUID DEFEITO RUIDO MECÂNICA
TRIN DEFEITO TRINCADO MECÂNICA
VAZA DEFEITO VAZAMENTO MECÂNICA
VIBR DEFEITO VIBRAÇÃO EXCESSIVA MECÂNICA
FAEN FALHA FALTA DE ENERGIA ELÉTRICA
NAAC FALHA NÃO ACIONA ELÉTRICA
NADE FALHA NÃO DESARMA ELÉTRICA
NARE FALHA NÃO REARMA ELÉTRICA
QUMA FALHA QUEIMADO ELÉTRICA
SOBR FALHA SOBRECARGA ELÉTRICA
INCE FALHA INCÊNDIO GENÉRICA
NFUN FALHA NÃO FUNCIONA GENÉRICA
OBST FALHA OBSTRUÍDO GENÉRICA
BANI FALHA BAIXO NÍVEL INSTRUMEN
DESC FALHA DESCALIBRADO INSTRUMEN
INFA FALHA INDICAÇÃO FALSA INSTRUMEN
NACO FALHA NÃO CONTROLA INSTRUMEN
NAIN FALHA NÃO INDICA INSTRUMEN
EXPL FALHA EXPLOSÃO MECÂNICA
QUEB FALHA QUEBRADO MECÂNICA
TRAV FALHA TRAVADO OU PRESO MECÂNICA
VAAL FALHA VAZÃO ALTA MECÂNICA
CONT FALHA/DEFEITO CONTAMINAÇÃO MECÂNICA
DESG FALHA/DEFEITO DESGASTE EXCESSIVO MECÂNICA
SUJO FALHA/DEFEITO SUJO MECÂNICA
São os códigos existentes no Software de Gerenciamento de Manutenção, no caso estaremos apresentando os previstos no SGS = Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção da WRC Engenharia. Em Serviços, Tabelas existem os Códigos de Modos de Falha.
Códigos padrões de conseqüências
Consequências Padrões
Código Descrição
PEPR Perda de Produção
MEAM Danos ao Meio Ambiente
SEGU Risco de acidentes Pessoais
DAEL Dano Elétrico
QUAL Perda de Qualidade
REPU Perda de Reputação
Códigos de Causas principais ou raízes das Falhas:
Código Descrição da Causa Tipo de Causa
ATER ATERRAMENTO RUIM ELÉTRICA
BAIS BAIXO ISOLAMENTO ELÉTRICA
CENT CENTELHAMENTO ELÉTRICA
CURT CURTO-CIRCUITO ELÉTRICA
FAEN FALTA DE ENERGIA ELÉTRICA
FAFA FALTA DE FASE ELÉTRICA
FATE FALTA DE TERRA ELÉTRICA
MACO MAU CONTATO ELÉTRICA
RAIO RAIOS ELÉTRICA
SOTE SOBRE TENSÃO ELÉTRICA
ENVE ENVELHECIMENTO GENÉRICA
EXPL EXPLOSÃO GENÉRICA
FAER FABRICAÇÃO ERRADA GENÉRICA
FAMA FADIGA DE MATERIAL GENÉRICA
FAPL FALTA DE PLANEJAMENTO GENÉRICA
FAPR FALHA DE PROJETO GENÉRICA
FASU FALTA DE SUPERVISÃO GENÉRICA
FATR FALTA DE TREINAMENTO GENÉRICA
INCE INCÊNDIO GENÉRICA
ISOL ISOLAMENTO TÉRMICO DEFICIENTE GENÉRICA
MAIN MATERIAL INADEQUADO GENÉRICA
MANU MANUTENÇÃO - FALTA GENÉRICA
MONT MONTAGEM ERRADA GENÉRICA
NAAP NÃO APLICÁVEL GENÉRICA
OUTR OUTRAS SITUACOES DIVERSAS GENÉRICA
PROP PROBLEMA OPERACIONAL GENÉRICA
SOBR SOBRECARGA GENÉRICA
SOLT SOLTO - COMPONENTE GENÉRICA
SUBD SUBDIMENSIONAMENTO GENÉRICA
TEST FALTA DE TESTE GENÉRICA
TOLE TOLERANCIA FORA DO ESPECIFICADO GENÉRICA
TREI FALTA DE TREINAMENTO DE PESSOAL GENÉRICA
DESC DESCALIBRADO INSTRUMEN
AGSI ÁGUA NO SISTEMA/EQUIPAMENTO MECÂNICA
ALTE ALTA TEMPERATURA MECÂNICA
ARSI AR NO SISTEMA MECÂNICA
ATRI ATRITO MECÂNICA
CAVI CAVITAÇÃO MECÂNICA
CORR CORROSÃO MECÂNICA
DENA DESGASTE NATURAL MECÂNICA
DESA DESALINHAMENTO MECÂNICA
DESB DESBALANCEADO MECÂNICA
DESG DESGASTE EXCESSIVO MECÂNICA
DESN DESNIVELAMENTO MECÂNICA
DILA DILATAÇÃO EXCESSIVA MECÂNICA
EMPE ENPENO MECÂNICA
ENTU ENTUPIMENTO MECÂNICA
EROS EROSÃO MECÂNICA
FARE FALTA DE REFRIGERAÇÃO MECÂNICA
FIXA FIXAÇÃO DEFICIENTE MECÂNICA
FOLG FOLGADO MECÂNICA
FURO FURADO MECÂNICA
INFI INFILTRAÇÃO MECÂNICA
INUN INUNDAÇÃO MECÂNICA
LUIN LUBRIFICAÇÃO INADEQUADA MECÂNICA
PRAL PRESSÃO ALTA MECÂNICA
ROIN ROTAÇÃO INVERTIDA - SENTIDO INVERTIDO MECÂNICA
ROMP ROMPIDO MECÂNICA
SODE SOLDA DEFICIENTE MECÂNICA
SOVE SOBREVELOCIDADE MECÂNICA
SUJO SUJEIRA MECÂNICA
TRAV TRAVAMENTO MECÂNICA
TRIN TRINCADO MECÂNICA
UMID UMIDADE ALTA MECÂNICA
VAZA VAZAMENTO MECÂNICA
VIBR VIBRAÇAO EXCESSIVA MECÂNICA
Códigos padrões de Ações a serem tomadas
Código Descrição
ADAC AVALIAÇÃO DE AÇÃO CORRETIVA/PREVENTIVA
AJUS AJUSTAR MELHOR
ALIN ALINHAR
ATER ATERRAR MELHOR
AVMA AVALIAR MATERIAL
BALA BALANCEAR
CALI CALIBRAR
FIXA FIXAR MELHOR - MELHORAR A FIXAÇÃO
ISOL ISOLAR ADEQUADAMENTE
LIMP LIMPAR OU DESOBSTRUIR
LUAD LUBRIFICAR ADEQUADAMENTE
LUBR REVER PLANO DE LUBRIFICAÇÃO
MOPL MODIFICAR PLANO DE MANUTENÇÃO
PLAN PLANEJAR MELHOR
PRCO PROVID.CONCLUIDA/NAO APLICAVEL
PROT PROTEGER MELHOR
REPA REPARAR
SUEQ SUBSTITUIR EQUIPAMENTO - AVALIAR
TEST TESTAR MELHOR
TOPR TOMAR ALGUMA PROVIDENCIA - À DEFINIR
TREI TREINAR
ULFE UTILZAR FERRAMENTA ADEQUADA
VEDA VEDAR MELHOR - MELHORAR A VEDAÇÃO
VEPR VERIFICAR PROJETO
Mais detalhes entrar em contato com a WRC Engenharia, através do site www.wrcengenharia.com.br (21) 3271 9659
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William Dantas
segunda-feira, 12 de julho de 2010
Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 014
Como Registrar os Contatos com Clientes e Fornecedores
Introdução:
Nesse novo artigo vamos mostrar como você deve registrar e guardar todos os seus contatos, informações, documento, registros e detalhes de contatos com clientes e fornecedores. Para qualquer tipo de empresa de qualquer área de atuação é importante ter as informações sobre seus clientes e fornecedores. Se a empresa possui Certificação de seu sistema de qualidade, a preocupação deve ser maior ainda. Portanto, nesse artigo veremos com registrar e guardar todas essas informações de forma eletrônica.
Que tipo de informação de clientes e fornecedores você deve guardar
Existem diversos tipos de informação que separamos a seguir:
No caso de Fornecedores
As informações mais importantes no caso de fornecedores é primeiramente o seu cadastro em um Módulo de Cadastro de Empresa no seu Software de Gerenciamento de Serviços, com todas as informações possíveis de telefone, e-mail, site, CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço etc. e com a identificação de que se trata de um fornecedor, de determinada área de atuação.
Área de Atuação de Fornecedores:
Deve ter uma tabela de associação das diversas Áreas de Atuação dos fornecedores, como por exemplo?
- Fornecedor de Material de Informática;
- Fornecedor de Material Elétrico;
- Fornecedor de Material de Escritório etc.
Assim poderá associar a cada fornecedor, uma ou mais Áreas de Atuação daquele fornecedor e também filtrar, lista e consultar todos os fornecedores de uma ou várias áreas de atuação.
Textos de Acompanhamentos de registros com Fornecedores:
É conveniente ter algumas opções de guardar textos de contatos de acompanhamento com o fornecedor, assim como ter a opção de salvar o caminho de acesso de documentos diversos de determinado fornecedor.
Também a possibilidade de guardar textos confidenciais e superconfidenciais, com acesso restrito a definição de usuários do software.
Contratos e Compras de materiais e serviços com os Fornecedores:
As informações referentes a contratos com os fornecedores e compra de materiais deve ser possível através de módulos próprios para esse fim.
Contratos com Fornecedores:
Então pode ser emitido um contrato de preços unitários, ou global para determinado fornecedor no Módulo de Contratos do seu Software de Gerenciamento de Serviços.
Todas as anotações devem ser possíveis, inclusive com a possibilidade de salvar o caminho de guarda de documentos com o fornecedor. Dedique uma pasta no seu servidor com identificação de Contratos com Fornecedores e com a identificação do numero do contrato crie uma subpasta para guardar a minuta do contrato, o contrato “escaneado”, a proposta válida para o contrato, anexos ao contrato e todos os documentos inerentes aquela contratação. Procurando o contrato pelo seu título, empresa fornecedora etc., poderá ter acesso a consulta a todos esses documentos inerentes a contratação. Não utilize essa pasta para acompanhamento do contrato ou serviço. Normalmente você terá uma Ordem de Serviço, onde farão as anotações, apropriações etc. desse contrato com fornecedor.
Compras de materiais e serviços com fornecedores
Quando necessitar comprar algum serviço com um fornecedor, certamente fará uma Solicitação de Compra (SC) do serviço ou material desejado, para realizar algum serviço pré-estabelecido. E como sempre, deverá fazer uma tomada de preços entre os diversos fornecedores daquela determinada área de atuação do serviço ou material a ser comprado.
Essa Solicitação de Compra (SC) deve conter algumas facilidades com a possibilidade de cadastrar os diversos fornecedores, credenciados ou não para os serviços ou materiais pré-cadastrados, e as seguintes opções. E com certeza a associação de cada item de solicitação de compra a um determinado serviço, caracterizado com a Ordem de Serviço (OS), onde será utilizado o serviço ou material:
Emissão de Pedido de Cotação (PC) para os fornecedores indicados acima;
Registro das Informações do Mapa Comparativo (MC) de Propostas dos fornecedores, com as informações de preço, condições comerciais, prazo de entrega, descontos, impostos, previsão de período de competência de custo, parcelamento de recebimento e de pagamento, etc.;
Emissão da Ordem de Compra (OC) para o fornecedor com todos os detalhes necessários ao fornecimento, constantes da proposta e registrados no Mapa Comparativo de Propostas;
Para finalizar tem que existir a opção de recebimento parcial, total etc., para os itens de materiais ou serviços;
Se a empresa controla seus custos pelo Regime de Competência Gerencial, é interessante ter nesse momento de aquisição de materiais ou serviços, a possibilidade de verificar se os itens a serem adquiridos estão dentro do orçamento para aquele determinado centro de Custo e Conta Orçamentária do Serviço a que se destinam os itens. Assim efetivamente estará realizando o controle de custos das suas aquisições para os diversos serviços, caracterizado pelo seu Centro de Custos (onde as despesas caem) e Conta Orçamentária (tipo de despesa).
Para finalizar não deve esquecer-se de guardar todas as notas fiscais, que poderão ser “escaneadas” e salvas junto as pastas de cada Ordem de Compra (OC) ou Solicitação de Compra (SC).
No caso de clientes
As informações mais importantes no caso de Clientes é primeiramente o seu cadastro em um Módulo de Cadastro de Empresa no seu Software de Gerenciamento de Serviços, com todas as informações possíveis de telefone, e-mail, site, CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço etc. e com a identificação de que se trata de um Cliente, de determinada área de atuação.
Área de Atuação de Clientes:
Deve ter uma tabela de associação das diversas Áreas de Atuação dos Clientes, como por exemplo?
- Cliente - Metalúrgica;
- Cliente - Farmacêutica;
- Cliente – Petroquímica.
Assim poderá associar a cada Cliente, uma ou mais Áreas de Atuação daquele Cliente
e também filtrar, lista e consultar todos os Clientes de uma ou várias áreas de atuação.
Textos de Acompanhamentos de registros com Cliente:
É conveniente ter algumas opções de guardar textos de contatos de acompanhamento com o Cliente, assim como ter a opção de salvar o caminho de acesso de documentos diversos de determinado Cliente.
Também a possibilidade de guardar textos confidenciais e superconfidenciais, com acesso restrito a definição de usuários do software.
A Ordem de Serviço:
As informações mais importantes com relação ao cliente devem estar na Ordem de Serviço (OS) aberta para os respectivos serviços com o cliente, associando na OS a empresa cliente. Assim poderá ter acesso a todas as OS´s de determinado cliente, com todas as informações, como por exemplo:
- Data de início da licitação;
- Custo apropriado de todos os recursos (pessoal, material, serviços de terceiros,
outras despesas etc., durante o processo de licitação;
- Orçamentos, planilhas, documentos, comunicações (cartas, e-mails etc.) durante o
período de licitação e orçamento;
- Anexar caminho documentos como contratos firmados, após o ganho;
- Apropriação de todos os recursos durante a execução;
- Anexar documentos, como Relatórios Diários de Obra (RDO), medições, atas de
reunião, cartas e outros documentos diversos;
- Desenhos e documentos técnicos inerentes a execução dos serviços;
- Documentos de planejamento (cronogramas em MS Project ou outro Software, através
de pastas de associação de documentos etc.;
- Boletins de Avaliação de Desempenho etc.
Após uma abertura de uma OS para um serviço em uma empresa, não recomendamos anotar mais nada daquele serviço no cadastro da empresa. Mas somente na Ordem de Serviço (OS). Assim os contatos preliminares, prospecção de negócios etc. pode ser guardada no cadastro da empresa. Mas assim que receber uma licitação ou solicitação para elaborar uma proposta, abra um OS para esse item.
É conveniente abrir uma subpasta diferente da subpasta de licitação/orçamento, para o período de execução. No servidor existirá a pasta do serviço com identificação do arquivo com o número da OS. Assim terá uma subpasta para a época de orçamento e proposta e uma subpasta para o período de execução do serviço (OS) até a conclusão definitiva do serviço. Nessas subpastas deve salvar toda a documentação referente ao serviço. Procure “escanear” os documentos em papel, guardando os documentos em papel como evidência dos documentos eletrônicos.
Como a Ordem de Serviço (OS) tem a codificação da empresa para quem estará prestando serviço, todos os custos e documentação também tem associação a empresa cliente.
Onde guardar as informações
Conforme já indicamos acima, as informações devem ficar eletronicamente nas pastas de contratos com fornecedores, na inexistência de OS´s para fornecedores e nas OS´s e cadastro de empresa para os clientes. Havendo um serviço deve necessariamente existir uma Ordem de Serviço e uma pasta no servidor com o a identificação desse número de OS.
Para facilitar a definição de subpastas para as pastas de OS´s, recomendamos que seja salvo no caminho de documentos associados, a linha do Windows Explorer para permitir na consulta a aparição da linha do Windows Explorer. Assim o que se verá quando clicar na linha de caminho do Windows Explorer será aberto a tela do Windows Explorer, saindo da abrangência do Software para a visão e acesso completo pelo Windows.
Estratégias de identificação para facilitar a consulta posteriormente
As principais estratégias são:
Para salvar documentos na época de prospecção da empresa, criar no servidor uma pasta para empresa, com código de cadastro da empresa como nome do arquivo de determinada empresa.
Para salvar documentos nas OS´s, criar no servidor uma pasta para Serviços ou Registros com a identificação do número da OS. Associar essas pastas aos respectivos códigos de cadastro no software e os documentos constantes da pasta também com a mesma identificação.
Consultas
Preferencialmente as consultas serão feitas as empresa ou nas OS´s, e também nos contratos etc. A maior parte da documentação estará associada as OS´s e facilmente pode ser associada as OS´s. Então procura-se a OS, através de filtragem, por uma infinidade de campos da OS e em documentos associados são encontrados todos os documentos de registros.
Conclusão
Utilizando um Software capaz de realizar todas as operações descritas acima podemos ter rastreabilidade de todos os registros, documentos, informações e anotações referentes as empresas clientes, fornecedores, serviços, contratos, compras etc.
Obrigado e não deixem de ler outros artigos no site.
Estou à disposição para esclarecimentos,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção e Projetos, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção, Planejamento de Manutenção e Projetos, Execução de Montagem e Manutenção Industrial
www.wrcengenharia.com.br Nos siga no www.twitter.com/wrcengenharia
Introdução:
Nesse novo artigo vamos mostrar como você deve registrar e guardar todos os seus contatos, informações, documento, registros e detalhes de contatos com clientes e fornecedores. Para qualquer tipo de empresa de qualquer área de atuação é importante ter as informações sobre seus clientes e fornecedores. Se a empresa possui Certificação de seu sistema de qualidade, a preocupação deve ser maior ainda. Portanto, nesse artigo veremos com registrar e guardar todas essas informações de forma eletrônica.
Que tipo de informação de clientes e fornecedores você deve guardar
Existem diversos tipos de informação que separamos a seguir:
No caso de Fornecedores
As informações mais importantes no caso de fornecedores é primeiramente o seu cadastro em um Módulo de Cadastro de Empresa no seu Software de Gerenciamento de Serviços, com todas as informações possíveis de telefone, e-mail, site, CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço etc. e com a identificação de que se trata de um fornecedor, de determinada área de atuação.
Área de Atuação de Fornecedores:
Deve ter uma tabela de associação das diversas Áreas de Atuação dos fornecedores, como por exemplo?
- Fornecedor de Material de Informática;
- Fornecedor de Material Elétrico;
- Fornecedor de Material de Escritório etc.
Assim poderá associar a cada fornecedor, uma ou mais Áreas de Atuação daquele fornecedor e também filtrar, lista e consultar todos os fornecedores de uma ou várias áreas de atuação.
Textos de Acompanhamentos de registros com Fornecedores:
É conveniente ter algumas opções de guardar textos de contatos de acompanhamento com o fornecedor, assim como ter a opção de salvar o caminho de acesso de documentos diversos de determinado fornecedor.
Também a possibilidade de guardar textos confidenciais e superconfidenciais, com acesso restrito a definição de usuários do software.
Contratos e Compras de materiais e serviços com os Fornecedores:
As informações referentes a contratos com os fornecedores e compra de materiais deve ser possível através de módulos próprios para esse fim.
Contratos com Fornecedores:
Então pode ser emitido um contrato de preços unitários, ou global para determinado fornecedor no Módulo de Contratos do seu Software de Gerenciamento de Serviços.
Todas as anotações devem ser possíveis, inclusive com a possibilidade de salvar o caminho de guarda de documentos com o fornecedor. Dedique uma pasta no seu servidor com identificação de Contratos com Fornecedores e com a identificação do numero do contrato crie uma subpasta para guardar a minuta do contrato, o contrato “escaneado”, a proposta válida para o contrato, anexos ao contrato e todos os documentos inerentes aquela contratação. Procurando o contrato pelo seu título, empresa fornecedora etc., poderá ter acesso a consulta a todos esses documentos inerentes a contratação. Não utilize essa pasta para acompanhamento do contrato ou serviço. Normalmente você terá uma Ordem de Serviço, onde farão as anotações, apropriações etc. desse contrato com fornecedor.
Compras de materiais e serviços com fornecedores
Quando necessitar comprar algum serviço com um fornecedor, certamente fará uma Solicitação de Compra (SC) do serviço ou material desejado, para realizar algum serviço pré-estabelecido. E como sempre, deverá fazer uma tomada de preços entre os diversos fornecedores daquela determinada área de atuação do serviço ou material a ser comprado.
Essa Solicitação de Compra (SC) deve conter algumas facilidades com a possibilidade de cadastrar os diversos fornecedores, credenciados ou não para os serviços ou materiais pré-cadastrados, e as seguintes opções. E com certeza a associação de cada item de solicitação de compra a um determinado serviço, caracterizado com a Ordem de Serviço (OS), onde será utilizado o serviço ou material:
Emissão de Pedido de Cotação (PC) para os fornecedores indicados acima;
Registro das Informações do Mapa Comparativo (MC) de Propostas dos fornecedores, com as informações de preço, condições comerciais, prazo de entrega, descontos, impostos, previsão de período de competência de custo, parcelamento de recebimento e de pagamento, etc.;
Emissão da Ordem de Compra (OC) para o fornecedor com todos os detalhes necessários ao fornecimento, constantes da proposta e registrados no Mapa Comparativo de Propostas;
Para finalizar tem que existir a opção de recebimento parcial, total etc., para os itens de materiais ou serviços;
Se a empresa controla seus custos pelo Regime de Competência Gerencial, é interessante ter nesse momento de aquisição de materiais ou serviços, a possibilidade de verificar se os itens a serem adquiridos estão dentro do orçamento para aquele determinado centro de Custo e Conta Orçamentária do Serviço a que se destinam os itens. Assim efetivamente estará realizando o controle de custos das suas aquisições para os diversos serviços, caracterizado pelo seu Centro de Custos (onde as despesas caem) e Conta Orçamentária (tipo de despesa).
Para finalizar não deve esquecer-se de guardar todas as notas fiscais, que poderão ser “escaneadas” e salvas junto as pastas de cada Ordem de Compra (OC) ou Solicitação de Compra (SC).
No caso de clientes
As informações mais importantes no caso de Clientes é primeiramente o seu cadastro em um Módulo de Cadastro de Empresa no seu Software de Gerenciamento de Serviços, com todas as informações possíveis de telefone, e-mail, site, CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço etc. e com a identificação de que se trata de um Cliente, de determinada área de atuação.
Área de Atuação de Clientes:
Deve ter uma tabela de associação das diversas Áreas de Atuação dos Clientes, como por exemplo?
- Cliente - Metalúrgica;
- Cliente - Farmacêutica;
- Cliente – Petroquímica.
Assim poderá associar a cada Cliente, uma ou mais Áreas de Atuação daquele Cliente
e também filtrar, lista e consultar todos os Clientes de uma ou várias áreas de atuação.
Textos de Acompanhamentos de registros com Cliente:
É conveniente ter algumas opções de guardar textos de contatos de acompanhamento com o Cliente, assim como ter a opção de salvar o caminho de acesso de documentos diversos de determinado Cliente.
Também a possibilidade de guardar textos confidenciais e superconfidenciais, com acesso restrito a definição de usuários do software.
A Ordem de Serviço:
As informações mais importantes com relação ao cliente devem estar na Ordem de Serviço (OS) aberta para os respectivos serviços com o cliente, associando na OS a empresa cliente. Assim poderá ter acesso a todas as OS´s de determinado cliente, com todas as informações, como por exemplo:
- Data de início da licitação;
- Custo apropriado de todos os recursos (pessoal, material, serviços de terceiros,
outras despesas etc., durante o processo de licitação;
- Orçamentos, planilhas, documentos, comunicações (cartas, e-mails etc.) durante o
período de licitação e orçamento;
- Anexar caminho documentos como contratos firmados, após o ganho;
- Apropriação de todos os recursos durante a execução;
- Anexar documentos, como Relatórios Diários de Obra (RDO), medições, atas de
reunião, cartas e outros documentos diversos;
- Desenhos e documentos técnicos inerentes a execução dos serviços;
- Documentos de planejamento (cronogramas em MS Project ou outro Software, através
de pastas de associação de documentos etc.;
- Boletins de Avaliação de Desempenho etc.
Após uma abertura de uma OS para um serviço em uma empresa, não recomendamos anotar mais nada daquele serviço no cadastro da empresa. Mas somente na Ordem de Serviço (OS). Assim os contatos preliminares, prospecção de negócios etc. pode ser guardada no cadastro da empresa. Mas assim que receber uma licitação ou solicitação para elaborar uma proposta, abra um OS para esse item.
É conveniente abrir uma subpasta diferente da subpasta de licitação/orçamento, para o período de execução. No servidor existirá a pasta do serviço com identificação do arquivo com o número da OS. Assim terá uma subpasta para a época de orçamento e proposta e uma subpasta para o período de execução do serviço (OS) até a conclusão definitiva do serviço. Nessas subpastas deve salvar toda a documentação referente ao serviço. Procure “escanear” os documentos em papel, guardando os documentos em papel como evidência dos documentos eletrônicos.
Como a Ordem de Serviço (OS) tem a codificação da empresa para quem estará prestando serviço, todos os custos e documentação também tem associação a empresa cliente.
Onde guardar as informações
Conforme já indicamos acima, as informações devem ficar eletronicamente nas pastas de contratos com fornecedores, na inexistência de OS´s para fornecedores e nas OS´s e cadastro de empresa para os clientes. Havendo um serviço deve necessariamente existir uma Ordem de Serviço e uma pasta no servidor com o a identificação desse número de OS.
Para facilitar a definição de subpastas para as pastas de OS´s, recomendamos que seja salvo no caminho de documentos associados, a linha do Windows Explorer para permitir na consulta a aparição da linha do Windows Explorer. Assim o que se verá quando clicar na linha de caminho do Windows Explorer será aberto a tela do Windows Explorer, saindo da abrangência do Software para a visão e acesso completo pelo Windows.
Estratégias de identificação para facilitar a consulta posteriormente
As principais estratégias são:
Para salvar documentos na época de prospecção da empresa, criar no servidor uma pasta para empresa, com código de cadastro da empresa como nome do arquivo de determinada empresa.
Para salvar documentos nas OS´s, criar no servidor uma pasta para Serviços ou Registros com a identificação do número da OS. Associar essas pastas aos respectivos códigos de cadastro no software e os documentos constantes da pasta também com a mesma identificação.
Consultas
Preferencialmente as consultas serão feitas as empresa ou nas OS´s, e também nos contratos etc. A maior parte da documentação estará associada as OS´s e facilmente pode ser associada as OS´s. Então procura-se a OS, através de filtragem, por uma infinidade de campos da OS e em documentos associados são encontrados todos os documentos de registros.
Conclusão
Utilizando um Software capaz de realizar todas as operações descritas acima podemos ter rastreabilidade de todos os registros, documentos, informações e anotações referentes as empresas clientes, fornecedores, serviços, contratos, compras etc.
Obrigado e não deixem de ler outros artigos no site.
Estou à disposição para esclarecimentos,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção e Projetos, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção, Planejamento de Manutenção e Projetos, Execução de Montagem e Manutenção Industrial
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terça-feira, 6 de julho de 2010
Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 013
O que fazer quando tudo parece dar errado?
Introdução
Sabe aqueles dias ou semanas em que você acha que está tudo errado e que nada dá certo? Você imagina que precisa mudar tudo e ultimamente só aparecem problemas? Não se desespere. Lembre-se que todo amanhecer renasce de forma tranqüila e o que você está passando vai terminar. Estamos sempre em ciclos ou etapas da vida que se repetem durante um ciclo e que depois mudam para uma nova situação. Pior ou melhor. Dependerá do controle que você tem sobre as coisas. Pense nisso quando estiver analisando e controlando os problemas da sua empresa, do seu trabalho, da sua família ou da sua vida.
Problemas que podem estar ocorrendo na empresa
Numa empresa prestadora de serviços e até outros tipos de empresas podem ter dois tipos de problema
• A venda não está ocorrendo;
• A venda está ocorrendo, mas o resultado final não é bom.
Para o primeiro caso da venda não ocorrer conforme desejado existem diversas causas. As mais comuns e importantes são:
• Seu produto ou serviço não tem qualidade, apesar do bom preço. Você tem um problema de controle da qualidade;
• Seu produto ou serviço tem qualidade, mas não tem preço bom perante seus concorrentes. Você pode estar orçando mal ou controlando mal seus custos e superando os orçamentos;
• Seu produto ou serviço tem qualidade, tem bom preço, mas não tem prazo de entrega. Você pode estar estimando um cronograma mal feito ou não tem controle de execução física do processo;
Para o segundo caso de venda não possuir um bom resultado final, com prejuízo também existem diversas causas. Mas as mais importantes e comuns são:
• Você não tem controle físico da execução ou controle de custo sobre o processo de produção ou prestação de serviço. Realiza acompanhamento físico e financeiro, sempre verificando que as coisas não vão boas. Mas não age antes dos problemas ocorrerem;
• Você tem controle físico da execução e controle de custo, mas as atitudes e ações não são as corretas para corrigir os desvios. No fundo você não tem o controle devido no processo;
Repare quantas vezes aparece a palavra controle como causa dos seus problemas que tanto te atormentam.
O que significa ter controle
Para ter efetivo controle deve ser capaz de agir e corrigir o rumo de qualquer previsão antes que ocorram desvios do que está previsto. Se não for capaz de agir a tempo estará simplesmente acompanhando o que está ocorrendo e não controlando. É o velho ditado: “Não adianta nada depois que vaca foi pro brejo”.
O que devemos fazer?
Se for falta de controle ou falta de ações para permitir o efetivo controle em todas as suas etapas é nesse ponto que devemos agir para acabar com os infortúnios.
Mas como devemos agir para ter o controle sobre tudo que é importante.
• O primeiro passo é orçar e estimar tudo que você faz. Realizar planejamento periódico e plurianual, programar as ações físicas e financeiras;
• Não esqueça de ter além do controle financeiro, de fluxo de caixa, também o controle gerencial de custo. Isso pode ser obtido e definido conforme os artigos anteriores;
A importância de documento de controle (Ordem de Serviço – OS)
É importante ter documentos de registros de todos esses itens. Recomendo que tenha uma Ordem de Serviço (OS), seja ela de Produção, de Manutenção ou de Prestação de Serviço de qualquer natureza. Desde a fase de orçamento, durante a fase de execução e na conclusão.
Nesse documento (OS) devem ser registradas todas as previsões de recursos, todas as apropriações de recursos, todas as anotações e informações referentes ao produto ou prestação de serviço, ou seja, ao processo em si.
É preciso ter essas informações “on line”, imediatas para análise e tomada de decisões rápidas. Isso é ter controle.
Use um Software que tenha todas essas possibilidades e que seja fácil de utilizar.
Como estabelecer o processo de controle exato e importante para seu negócio
Você deve separar os diversos itens a controlar pela sua importância para o processo e sua necessidade.
Separe todos em:• Importantes;
• Necessários e programáveis;
• Adiáveis.
Estando todos os itens classificados pela ordenação acima, realize as estimativas e determine as metas de controle para cada um dos itens importantes para seu processo.
Trate cada item de forma interligada, verificando todos os inter-relacionamentos entre eles. Se for necessário utilize um software de planejamento e programação para os cronogramas de execução física, como o MS Project, mas sempre retornando as informações para as Ordens de Serviço (OS).
Tenha os Orçamentos cadastrados no seu software de gerenciamento e gestão dos serviços e processos. É importante estarem associadas as atividades físicas com as financeiras gerenciais. Para cada item de controle importante tenha o orçamento físico e o financeiro.
Conclusão
Todos têm os problemas na sua vida e as empresas também. Mas um grande problema tem que ser resolvido por partes. Separe e classifique pelo grau de importância para efetivar controlar os itens que impactam no seu negócio. Tenha um documento de controle, como Ordem de Serviço (OS).Tenha orçamentos gerenciais e cronogramas de execução física bem detalhados para os itens importantes. Aproprie todos os recursos para comparar os valores orçados com o real. Estabeleça ações para serem tomadas. Controle essas ações e aplique e “rode” o PDCA (Planejar, Fazer, Controlar e Agir).
Com todas essas medidas e ações, certamente você terá uma vida melhor.
Obrigado e leiam outros artigos no site.
William Dantas
WRC Engenharia (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento na Prestação de Serviços, Gestão de Negócios, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção – SGS.
www.wrcengenharia.com.br
dantas@wrcengenharia.com.br
Introdução
Sabe aqueles dias ou semanas em que você acha que está tudo errado e que nada dá certo? Você imagina que precisa mudar tudo e ultimamente só aparecem problemas? Não se desespere. Lembre-se que todo amanhecer renasce de forma tranqüila e o que você está passando vai terminar. Estamos sempre em ciclos ou etapas da vida que se repetem durante um ciclo e que depois mudam para uma nova situação. Pior ou melhor. Dependerá do controle que você tem sobre as coisas. Pense nisso quando estiver analisando e controlando os problemas da sua empresa, do seu trabalho, da sua família ou da sua vida.
Problemas que podem estar ocorrendo na empresa
Numa empresa prestadora de serviços e até outros tipos de empresas podem ter dois tipos de problema
• A venda não está ocorrendo;
• A venda está ocorrendo, mas o resultado final não é bom.
Para o primeiro caso da venda não ocorrer conforme desejado existem diversas causas. As mais comuns e importantes são:
• Seu produto ou serviço não tem qualidade, apesar do bom preço. Você tem um problema de controle da qualidade;
• Seu produto ou serviço tem qualidade, mas não tem preço bom perante seus concorrentes. Você pode estar orçando mal ou controlando mal seus custos e superando os orçamentos;
• Seu produto ou serviço tem qualidade, tem bom preço, mas não tem prazo de entrega. Você pode estar estimando um cronograma mal feito ou não tem controle de execução física do processo;
Para o segundo caso de venda não possuir um bom resultado final, com prejuízo também existem diversas causas. Mas as mais importantes e comuns são:
• Você não tem controle físico da execução ou controle de custo sobre o processo de produção ou prestação de serviço. Realiza acompanhamento físico e financeiro, sempre verificando que as coisas não vão boas. Mas não age antes dos problemas ocorrerem;
• Você tem controle físico da execução e controle de custo, mas as atitudes e ações não são as corretas para corrigir os desvios. No fundo você não tem o controle devido no processo;
Repare quantas vezes aparece a palavra controle como causa dos seus problemas que tanto te atormentam.
O que significa ter controle
Para ter efetivo controle deve ser capaz de agir e corrigir o rumo de qualquer previsão antes que ocorram desvios do que está previsto. Se não for capaz de agir a tempo estará simplesmente acompanhando o que está ocorrendo e não controlando. É o velho ditado: “Não adianta nada depois que vaca foi pro brejo”.
O que devemos fazer?
Se for falta de controle ou falta de ações para permitir o efetivo controle em todas as suas etapas é nesse ponto que devemos agir para acabar com os infortúnios.
Mas como devemos agir para ter o controle sobre tudo que é importante.
• O primeiro passo é orçar e estimar tudo que você faz. Realizar planejamento periódico e plurianual, programar as ações físicas e financeiras;
• Não esqueça de ter além do controle financeiro, de fluxo de caixa, também o controle gerencial de custo. Isso pode ser obtido e definido conforme os artigos anteriores;
A importância de documento de controle (Ordem de Serviço – OS)
É importante ter documentos de registros de todos esses itens. Recomendo que tenha uma Ordem de Serviço (OS), seja ela de Produção, de Manutenção ou de Prestação de Serviço de qualquer natureza. Desde a fase de orçamento, durante a fase de execução e na conclusão.
Nesse documento (OS) devem ser registradas todas as previsões de recursos, todas as apropriações de recursos, todas as anotações e informações referentes ao produto ou prestação de serviço, ou seja, ao processo em si.
É preciso ter essas informações “on line”, imediatas para análise e tomada de decisões rápidas. Isso é ter controle.
Use um Software que tenha todas essas possibilidades e que seja fácil de utilizar.
Como estabelecer o processo de controle exato e importante para seu negócio
Você deve separar os diversos itens a controlar pela sua importância para o processo e sua necessidade.
Separe todos em:• Importantes;
• Necessários e programáveis;
• Adiáveis.
Estando todos os itens classificados pela ordenação acima, realize as estimativas e determine as metas de controle para cada um dos itens importantes para seu processo.
Trate cada item de forma interligada, verificando todos os inter-relacionamentos entre eles. Se for necessário utilize um software de planejamento e programação para os cronogramas de execução física, como o MS Project, mas sempre retornando as informações para as Ordens de Serviço (OS).
Tenha os Orçamentos cadastrados no seu software de gerenciamento e gestão dos serviços e processos. É importante estarem associadas as atividades físicas com as financeiras gerenciais. Para cada item de controle importante tenha o orçamento físico e o financeiro.
Conclusão
Todos têm os problemas na sua vida e as empresas também. Mas um grande problema tem que ser resolvido por partes. Separe e classifique pelo grau de importância para efetivar controlar os itens que impactam no seu negócio. Tenha um documento de controle, como Ordem de Serviço (OS).Tenha orçamentos gerenciais e cronogramas de execução física bem detalhados para os itens importantes. Aproprie todos os recursos para comparar os valores orçados com o real. Estabeleça ações para serem tomadas. Controle essas ações e aplique e “rode” o PDCA (Planejar, Fazer, Controlar e Agir).
Com todas essas medidas e ações, certamente você terá uma vida melhor.
Obrigado e leiam outros artigos no site.
William Dantas
WRC Engenharia (21) 3271 9659
Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento na Prestação de Serviços, Gestão de Negócios, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção – SGS.
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sábado, 26 de junho de 2010
Artigo Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 012
O segredo do bom atendimento e Satisfação do Cliente na Prestação de Serviço
Introdução
A Prestação de Serviços está em toda a parte e a todo o momento estamos utilizando um serviço oriundo dessa atividade. Até quando acordamos e acendemos uma luz, esquentando o leite, fazendo o café estamos utilizando uma prestação de serviço com uma empresa contratante. Muitas vezes também agimos como contratados, prestando serviços. No nosso trabalho, quando vendemos um serviço para um contratante. Em qualquer dessas situações devemos ficar satisfeitos e satisfazer nossos clientes. O segredo da satisfação dos clientes é um bom atendimento, com qualidade, cumprimento dos prazos, custos e receitas dentro do orçado e cumprimento do escopo previsto. Veremos nesse artigo algumas sugestões para o bom atendimento e principalmente com medir o grau de satisfação dos clientes.
Como devemos nos portar perante o cliente
Uma boa apresentação, com bons equipamentos, boas ferramentas, uniformes limpos, boa aparência, presteza, respostas corretas, não deixar dúvidas nas respostas às perguntas e principalmente ser ético e responsável.
Use de empatia e se coloque no lugar do cliente em todo momento que se relacionar com ele. Faça o que você gostaria que fizessem contigo. Essa é a melhor coisa que deve sempre pensar quando tratar com um cliente.
Formas de garantir o bom atendimento
Deve considerar os seguintes itens:
1. Toda vez que for comunicado de um novo serviço, nova oportunidade, um orçamento deve abrir uma Ordem de Serviço (OS) para todas as anotações de solicitação do cliente e todas as informações, com prazos, previsões etc.;
2. Faça uma Análise Crítica da proposta com o orçamento antes de enviar para o cliente. Veja no final do artigo uma sugestão de formulário para essa análise;
3. Se perder a licitação ou orçamento faça uma Análise Crítica da perda. Veja no final do artigo uma sugestão de formulário para essa análise;
4. Se ganhar faça nova Análise Crítica do ganho. Veja se não cometeu algum engano etc. Tudo isso antes de assinar o contrato ou Pedido de Compra. É a última chance de descobrir algum engano no orçamento etc.;
5. Altere a OS de Orçamento/Proposta para Serviço Vendido;
6. Após o início do serviço e a cada alteração de solicitação e informação atualize sempre as informações na OS e principalmente verifique o atendimento a previsão de término do serviço. Informe tudo ao cliente;
7. Cumpra com a previsão de término. Atraso no prazo previsto é uma das maiores reclamações dos clientes;
8. Registre na OS todas as informações sobre os serviços realizados, apropriação de todos os recursos utilizados etc.;
9. Anote qualquer reclamação do cliente e trate como uma não-conformidade. De preferência emita uma OS para tratamento da Não-conformidade, associando essa OS a OS do serviço. Pode também tratar a não-conformidade na própria OS do serviço, se desejar;
10. Faça o serviço com qualidade sempre. Custe o que custar;
11. Faça com seu cliente a avaliação de satisfação do cliente;
12. Termine o serviço e registre tudo na OS, inclusive o resultado da pesquisa de satisfação do cliente;
13. Faça uma análise crítica ao final do serviço, identificando os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades de melhorias e conclusões. Identifique o Plano de Ação para as oportunidades de melhoria e controle, girando o ciclo do PDCA (Planejar, Fazer, Checar e agir);
14. Sempre aprenda com os erros. Errar uma vez é normal. Errar duas vezes não é “inteligente”;
Como medir a satisfação do cliente
Se o serviço é de curta duração, pesquise a satisfação do cliente no final do serviço. Se o serviço é de longa duração, como por exemplo, 6 a 12 meses, faça a avaliação a cada 3 meses, por exemplo.
QUESTIONÁRIO SOBRE SATISFAÇÃO DO CLIENTE
Prezado cliente, por favor, responda as questões abaixo com notas de 0 a 5, 0 para muito ruim e 5 para Excelente.
Com suas respostas estará ajudando nossos setores realizarem serviços com melhor qualidade satisfação de seus clientes:
1. Considera que o serviço foi bem executado? Nota de 0 a 5:
Observações:
2. O local ficou limpo após o serviço? Nota de 0 a 5:
Observações:
3. O colaborador que executou o serviço foi atencioso? Nota de 0 a 5:
Observações:
4. Após o reparo o equipamento ficou em boas condições técnicas e operacionais? Nota de 0 a 5:
Observações:
5. O colaborador usou equipamentos de proteção individual adequados: Nota de 0 a 5:
Observações:
6. O colaborador que executou o serviço se apresentava em boas condições no seu uniforme e vestimentas? Nota de
0 a 5:
Observações:
7. Na sua visão ele usou as técnicas adequadas para executar o serviço? Nota de 0 a 5:
Observações:
8. O colaborador que executou o serviço preencheu todas as informações na OS? Nota de 0 a 5:
Observações:
Observações Gerais:
Nome do avaliador:______________________________________________
Nome do principal executor do serviço: ______________________________ Data: ____/___/____
Após o retorno de informações coloque os valores em um gráfico e faça as devidas análises. Se possível retorne as informações ao cliente, com as providencias e ações a serem tomadas.
Outros formulário citados
ANÁLISE CRÍTICA DE PROPOSTAS/CONTRATOS
1 Premissas:
-
-
2. Pontos fortes:
-
-
3. Pontos Fracos:
-
-
4. Conclusão Final:
Participantes:
Data:
ANÁLISE CRÍTICA PERDA DE CONCORRÊNCIA
CAUSAS (Preencha abaixo com as causas que foram responsáveis por este problema)
Ex.: Material, Equipamentos, Informações, Ambiente, Mão-de-obra ou Metodologia.
-
-
-
CAUSA PRINCIPAL (Repita aqui qual a causa que você considera ser a principal):
-
AÇÃO (Preencha abaixo, Atividades - Responsável - Data Planejado - Data Realizada)
-
-
Participantes:
Data:___ / ___ / ___
ANÁLISE CRÍTICA DE GANHO DE CONCORRÊNCIA
1 Premissas:
-
-
-
2. Pontos fortes:
-
-
-
3. Pontos Fracos:
-
-
-
4. Conclusão Final:
Participantes:
Data: __/__/__
AVALIAÇÃO FINAL DE SERVIÇO
1. Análise de acompanhamento físico:
% de realização do serviço:
2. Analise financeira:
RECEITA:
(A) Receita total da OS...................... R$
DESPESA:
(1) Despesa específica da OS.........R$
(2) Despesa administrativa ...............R$ (% em relação à despesa total da empresa = %)
(B) Despesa total da OS (1) + (2) .....R$
LUCRO OU PREJUÍZO (A) - (B) ......R$
3. Análise global:
Pontos fortes:
-
-
Pontos fracos:
-
-
Oportunidades de melhorias em próximos serviços:
-
-
4. Conclusão final:
Participantes:
Data: __/__/__
Conclusão
Com uma boa análise crítica a cada alteração de “status” e meça o índice de satisfação dos clientes. Transforme as informações em gráficos de controle e Acompanhamento. Planeje e controle as ações a serem tomadas.
Espero que tenha aproveitado as informações. Quaisquer dúvidas enviem e-mail solicitando mais detalhes, obrigado.
William Dantas (21) 8104 1906 dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia, especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de Serviços;
Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS);
Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços;
Execução de Montagens e Manutenção Industrial,
(21) 3271 9659
Introdução
A Prestação de Serviços está em toda a parte e a todo o momento estamos utilizando um serviço oriundo dessa atividade. Até quando acordamos e acendemos uma luz, esquentando o leite, fazendo o café estamos utilizando uma prestação de serviço com uma empresa contratante. Muitas vezes também agimos como contratados, prestando serviços. No nosso trabalho, quando vendemos um serviço para um contratante. Em qualquer dessas situações devemos ficar satisfeitos e satisfazer nossos clientes. O segredo da satisfação dos clientes é um bom atendimento, com qualidade, cumprimento dos prazos, custos e receitas dentro do orçado e cumprimento do escopo previsto. Veremos nesse artigo algumas sugestões para o bom atendimento e principalmente com medir o grau de satisfação dos clientes.
Como devemos nos portar perante o cliente
Uma boa apresentação, com bons equipamentos, boas ferramentas, uniformes limpos, boa aparência, presteza, respostas corretas, não deixar dúvidas nas respostas às perguntas e principalmente ser ético e responsável.
Use de empatia e se coloque no lugar do cliente em todo momento que se relacionar com ele. Faça o que você gostaria que fizessem contigo. Essa é a melhor coisa que deve sempre pensar quando tratar com um cliente.
Formas de garantir o bom atendimento
Deve considerar os seguintes itens:
1. Toda vez que for comunicado de um novo serviço, nova oportunidade, um orçamento deve abrir uma Ordem de Serviço (OS) para todas as anotações de solicitação do cliente e todas as informações, com prazos, previsões etc.;
2. Faça uma Análise Crítica da proposta com o orçamento antes de enviar para o cliente. Veja no final do artigo uma sugestão de formulário para essa análise;
3. Se perder a licitação ou orçamento faça uma Análise Crítica da perda. Veja no final do artigo uma sugestão de formulário para essa análise;
4. Se ganhar faça nova Análise Crítica do ganho. Veja se não cometeu algum engano etc. Tudo isso antes de assinar o contrato ou Pedido de Compra. É a última chance de descobrir algum engano no orçamento etc.;
5. Altere a OS de Orçamento/Proposta para Serviço Vendido;
6. Após o início do serviço e a cada alteração de solicitação e informação atualize sempre as informações na OS e principalmente verifique o atendimento a previsão de término do serviço. Informe tudo ao cliente;
7. Cumpra com a previsão de término. Atraso no prazo previsto é uma das maiores reclamações dos clientes;
8. Registre na OS todas as informações sobre os serviços realizados, apropriação de todos os recursos utilizados etc.;
9. Anote qualquer reclamação do cliente e trate como uma não-conformidade. De preferência emita uma OS para tratamento da Não-conformidade, associando essa OS a OS do serviço. Pode também tratar a não-conformidade na própria OS do serviço, se desejar;
10. Faça o serviço com qualidade sempre. Custe o que custar;
11. Faça com seu cliente a avaliação de satisfação do cliente;
12. Termine o serviço e registre tudo na OS, inclusive o resultado da pesquisa de satisfação do cliente;
13. Faça uma análise crítica ao final do serviço, identificando os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades de melhorias e conclusões. Identifique o Plano de Ação para as oportunidades de melhoria e controle, girando o ciclo do PDCA (Planejar, Fazer, Checar e agir);
14. Sempre aprenda com os erros. Errar uma vez é normal. Errar duas vezes não é “inteligente”;
Como medir a satisfação do cliente
Se o serviço é de curta duração, pesquise a satisfação do cliente no final do serviço. Se o serviço é de longa duração, como por exemplo, 6 a 12 meses, faça a avaliação a cada 3 meses, por exemplo.
QUESTIONÁRIO SOBRE SATISFAÇÃO DO CLIENTE
Prezado cliente, por favor, responda as questões abaixo com notas de 0 a 5, 0 para muito ruim e 5 para Excelente.
Com suas respostas estará ajudando nossos setores realizarem serviços com melhor qualidade satisfação de seus clientes:
1. Considera que o serviço foi bem executado? Nota de 0 a 5:
Observações:
2. O local ficou limpo após o serviço? Nota de 0 a 5:
Observações:
3. O colaborador que executou o serviço foi atencioso? Nota de 0 a 5:
Observações:
4. Após o reparo o equipamento ficou em boas condições técnicas e operacionais? Nota de 0 a 5:
Observações:
5. O colaborador usou equipamentos de proteção individual adequados: Nota de 0 a 5:
Observações:
6. O colaborador que executou o serviço se apresentava em boas condições no seu uniforme e vestimentas? Nota de
0 a 5:
Observações:
7. Na sua visão ele usou as técnicas adequadas para executar o serviço? Nota de 0 a 5:
Observações:
8. O colaborador que executou o serviço preencheu todas as informações na OS? Nota de 0 a 5:
Observações:
Observações Gerais:
Nome do avaliador:______________________________________________
Nome do principal executor do serviço: ______________________________ Data: ____/___/____
Após o retorno de informações coloque os valores em um gráfico e faça as devidas análises. Se possível retorne as informações ao cliente, com as providencias e ações a serem tomadas.
Outros formulário citados
ANÁLISE CRÍTICA DE PROPOSTAS/CONTRATOS
1 Premissas:
-
-
2. Pontos fortes:
-
-
3. Pontos Fracos:
-
-
4. Conclusão Final:
Participantes:
Data:
ANÁLISE CRÍTICA PERDA DE CONCORRÊNCIA
CAUSAS (Preencha abaixo com as causas que foram responsáveis por este problema)
Ex.: Material, Equipamentos, Informações, Ambiente, Mão-de-obra ou Metodologia.
-
-
-
CAUSA PRINCIPAL (Repita aqui qual a causa que você considera ser a principal):
-
AÇÃO (Preencha abaixo, Atividades - Responsável - Data Planejado - Data Realizada)
-
-
Participantes:
Data:___ / ___ / ___
ANÁLISE CRÍTICA DE GANHO DE CONCORRÊNCIA
1 Premissas:
-
-
-
2. Pontos fortes:
-
-
-
3. Pontos Fracos:
-
-
-
4. Conclusão Final:
Participantes:
Data: __/__/__
AVALIAÇÃO FINAL DE SERVIÇO
1. Análise de acompanhamento físico:
% de realização do serviço:
2. Analise financeira:
RECEITA:
(A) Receita total da OS...................... R$
DESPESA:
(1) Despesa específica da OS.........R$
(2) Despesa administrativa ...............R$ (% em relação à despesa total da empresa = %)
(B) Despesa total da OS (1) + (2) .....R$
LUCRO OU PREJUÍZO (A) - (B) ......R$
3. Análise global:
Pontos fortes:
-
-
Pontos fracos:
-
-
Oportunidades de melhorias em próximos serviços:
-
-
4. Conclusão final:
Participantes:
Data: __/__/__
Conclusão
Com uma boa análise crítica a cada alteração de “status” e meça o índice de satisfação dos clientes. Transforme as informações em gráficos de controle e Acompanhamento. Planeje e controle as ações a serem tomadas.
Espero que tenha aproveitado as informações. Quaisquer dúvidas enviem e-mail solicitando mais detalhes, obrigado.
William Dantas (21) 8104 1906 dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia, especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de Serviços;
Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS);
Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços;
Execução de Montagens e Manutenção Industrial,
(21) 3271 9659
domingo, 20 de junho de 2010
Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 011
Planejamento na Prestação de Serviços
Introdução
Prezados, nesse artigo vamos explorar e discutir a questão de Planejamento de Serviços na Prestação de Serviços. A empresa prestadora de serviços, assim como a empresa que recebe a prestação de serviços deve utilizar controle e acompanhamento desses serviços como forma de ter seus serviços com qualidade, atendimento de prazos, satisfação dos clientes, manutenção de seus ativos, controle de custos etc.
Vamos utilizar nessa apresentação o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) produzido pela WRC Engenharia para controle total sobre execução de serviços.
Necessidade de serviços:
Em qualquer empresa que realiza a prestação de serviços, como por exemplo, assistência técnica diversa, reparação, manutenção, serviços diversos etc., sempre fica caracterizada a necessidade de uma Solicitação de Serviço, uma avaliação, uma aprovação e a geração de uma Ordem de Serviço, normalmente chamada OS.
Essas anotações com datas diversas e descrição dos serviços solicitados e necessários ficam registradas na OS.
Através de um Módulo de Cadastro de Ordens de Serviço (OS) de um Software de Gerenciamento de Serviços pode ter o controle de informações.
Cadastro de Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) é o instrumento principal de Planejamento e Controle de uma empresa contratada para Prestação de Serviço e contratante de serviços prestados. É através da OS que se inicia um serviço na sua fase ou tipo de solicitação, de comunicado, de liberação de serviços, de planejamento, de programação de início dos serviços, de previsão de término, de início de execução, de continuidade de execução, de término de serviço e finalmente de aceite dos serviços.
Utilizamos a OS como item centralizador de todas as atividades pertencente ao serviço. Podem ser abertas tantas OS´s quanto sejam necessárias para o atendimento da prestação de serviços.
A OS deve ser utilizada tanto na fase ou tipo de serviço de elaboração do orçamento. Podemos classificar essa OS nesse momento com o Tipo de Serviço de Elaboração de Proposta, através de uma codificação própria, como PR = Proposta. Assim todo o planejamento e programação do serviço estará nessa OS de orçamento, identificada por esse código de tipo de serviço PR. Também todas as apropriações de recursos utilizados nessa fase de orçamento. Teremos os custos contabilizados na OS identificando bem os gastos para a elaboração do orçamento.
Após o ganho da licitação para a realização dos serviços temos que controlar todo o serviço. O ideal é utilizar a mesma OS que estava na fase ou tipo de serviço Elaboração de proposta ou orçamento (PR) e mudá-la para o tipo de serviço de Execução. Podemos codificar esse tipo pelo código S de Execução de Serviço.
Dessa teremos todas as anotações, informações, apropriações de recursos, datas de realização, custos etc., enquanto a OS esteve com o tipo de serviço PR de orçamento e elaboração de orçamento, no período respectivo. E essas mesmas informações e dados durante o período de execução, até o seu aceite pelo solicitante. Bastando para isso codificar adequadamente a OS com os respectivos códigos citados.
Planejamento e Programação dos Serviços
O Planejamento considera a expectativa de previsão preliminar de realização do serviço enquanto a Programação considera a previsão efetiva e mais provável do serviço ser realizado numa determinada semana/ano, data ou até hora do dia.
Assim ao longo de toda a vida da OS, desde a sua emissão até o seu aceite, podemos classificar a situação da OS como não planejado, á programar (planejado), com semana/ano planejado e programado, com data/hora prevista para iniciar os serviços.
A qualquer momento podemos obter filtragens e listagem dos serviços em qualquer uma dessas situações ou “status”, permitindo a livre programação e reprogramação dos serviços, além de verificar o momento de executar cada OS, por setor executante responsável, por encarregado do serviço etc.
Podemos associar diversas OS´s a outras OS´s, que têm o mesmo fim. Isso é importante quando se tem uma OS mãe de todo o serviço e são abertas diversas sub Ordens de Serviços (OS´s) para execução detalhada dos serviços. Elas podem ser programadas para uma mesma época de realização.
No caso de várias Os´s para programação sugerimos o copia e cola para o software MS Project para o nivelamento dos serviços e posteriormente o retorno de informações da programação de volta para o Software de Gerenciamento de Serviços.
Através do Software deve ser possível obter todas as listagens de OS´s, de acordo com filtragens escolhidas.
Tradicionalmente pode ser obtido o Quadro de Planejamento com as 52 semanas de um ou mais anos de planejamento, com visualização de OS´s terminadas, planejadas, emitidas etc.
Conclusão
A Prestação de serviços de qualquer natureza em que possa ser utilizada uma Ordem de Serviço pode ser perfeitamente planejada e programada através das suas Ordens de Serviço (OS´s), utilizando diversas codificações como o Tipo de Serviço da OS (Elaboração de Orçamento ou Execução do Serviço) e a Situação do Serviço (a programar, programada ou dependência de recursos).
Devemos ainda considerar que diversos Relatórios Gerenciais e Listagens podem ser emitidos para colher informações visando o controle dos serviços
Havendo interesse em maiores informações enviem e-mail.
Obrigado,
William Dantas – (21) 3271 9659 dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia, empresa especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento de Serviços, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS), Execução de Manutenção e Montagens Industriais.
www.wrcengenharia.com.br nos siga no www.twitter.com/wrcengenharia
Introdução
Prezados, nesse artigo vamos explorar e discutir a questão de Planejamento de Serviços na Prestação de Serviços. A empresa prestadora de serviços, assim como a empresa que recebe a prestação de serviços deve utilizar controle e acompanhamento desses serviços como forma de ter seus serviços com qualidade, atendimento de prazos, satisfação dos clientes, manutenção de seus ativos, controle de custos etc.
Vamos utilizar nessa apresentação o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) produzido pela WRC Engenharia para controle total sobre execução de serviços.
Necessidade de serviços:
Em qualquer empresa que realiza a prestação de serviços, como por exemplo, assistência técnica diversa, reparação, manutenção, serviços diversos etc., sempre fica caracterizada a necessidade de uma Solicitação de Serviço, uma avaliação, uma aprovação e a geração de uma Ordem de Serviço, normalmente chamada OS.
Essas anotações com datas diversas e descrição dos serviços solicitados e necessários ficam registradas na OS.
Através de um Módulo de Cadastro de Ordens de Serviço (OS) de um Software de Gerenciamento de Serviços pode ter o controle de informações.
Cadastro de Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) é o instrumento principal de Planejamento e Controle de uma empresa contratada para Prestação de Serviço e contratante de serviços prestados. É através da OS que se inicia um serviço na sua fase ou tipo de solicitação, de comunicado, de liberação de serviços, de planejamento, de programação de início dos serviços, de previsão de término, de início de execução, de continuidade de execução, de término de serviço e finalmente de aceite dos serviços.
Utilizamos a OS como item centralizador de todas as atividades pertencente ao serviço. Podem ser abertas tantas OS´s quanto sejam necessárias para o atendimento da prestação de serviços.
A OS deve ser utilizada tanto na fase ou tipo de serviço de elaboração do orçamento. Podemos classificar essa OS nesse momento com o Tipo de Serviço de Elaboração de Proposta, através de uma codificação própria, como PR = Proposta. Assim todo o planejamento e programação do serviço estará nessa OS de orçamento, identificada por esse código de tipo de serviço PR. Também todas as apropriações de recursos utilizados nessa fase de orçamento. Teremos os custos contabilizados na OS identificando bem os gastos para a elaboração do orçamento.
Após o ganho da licitação para a realização dos serviços temos que controlar todo o serviço. O ideal é utilizar a mesma OS que estava na fase ou tipo de serviço Elaboração de proposta ou orçamento (PR) e mudá-la para o tipo de serviço de Execução. Podemos codificar esse tipo pelo código S de Execução de Serviço.
Dessa teremos todas as anotações, informações, apropriações de recursos, datas de realização, custos etc., enquanto a OS esteve com o tipo de serviço PR de orçamento e elaboração de orçamento, no período respectivo. E essas mesmas informações e dados durante o período de execução, até o seu aceite pelo solicitante. Bastando para isso codificar adequadamente a OS com os respectivos códigos citados.
Planejamento e Programação dos Serviços
O Planejamento considera a expectativa de previsão preliminar de realização do serviço enquanto a Programação considera a previsão efetiva e mais provável do serviço ser realizado numa determinada semana/ano, data ou até hora do dia.
Assim ao longo de toda a vida da OS, desde a sua emissão até o seu aceite, podemos classificar a situação da OS como não planejado, á programar (planejado), com semana/ano planejado e programado, com data/hora prevista para iniciar os serviços.
A qualquer momento podemos obter filtragens e listagem dos serviços em qualquer uma dessas situações ou “status”, permitindo a livre programação e reprogramação dos serviços, além de verificar o momento de executar cada OS, por setor executante responsável, por encarregado do serviço etc.
Podemos associar diversas OS´s a outras OS´s, que têm o mesmo fim. Isso é importante quando se tem uma OS mãe de todo o serviço e são abertas diversas sub Ordens de Serviços (OS´s) para execução detalhada dos serviços. Elas podem ser programadas para uma mesma época de realização.
No caso de várias Os´s para programação sugerimos o copia e cola para o software MS Project para o nivelamento dos serviços e posteriormente o retorno de informações da programação de volta para o Software de Gerenciamento de Serviços.
Através do Software deve ser possível obter todas as listagens de OS´s, de acordo com filtragens escolhidas.
Tradicionalmente pode ser obtido o Quadro de Planejamento com as 52 semanas de um ou mais anos de planejamento, com visualização de OS´s terminadas, planejadas, emitidas etc.
Conclusão
A Prestação de serviços de qualquer natureza em que possa ser utilizada uma Ordem de Serviço pode ser perfeitamente planejada e programada através das suas Ordens de Serviço (OS´s), utilizando diversas codificações como o Tipo de Serviço da OS (Elaboração de Orçamento ou Execução do Serviço) e a Situação do Serviço (a programar, programada ou dependência de recursos).
Devemos ainda considerar que diversos Relatórios Gerenciais e Listagens podem ser emitidos para colher informações visando o controle dos serviços
Havendo interesse em maiores informações enviem e-mail.
Obrigado,
William Dantas – (21) 3271 9659 dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia, empresa especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento de Serviços, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS), Execução de Manutenção e Montagens Industriais.
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