Artigo 030 - Capacitação e Treinamento de Pessoal.

Café com Manutenção e Prestação de Serviços
Artigo 030 - Capacitação de Pessoal.

Introdução
Qualquer estratégia e plano a ser adotado para Manutenção e Prestação de Serviços em geral possui três pilares básicos de sustentação:
• Conhecimento
• Planejamento e Controle
• Execução com engenharia

Para o conhecimento é preciso que exista capacitação de pessoal e para a execução é preciso ter pessoal bem selecionado e capacitado. Até para planejar e controlar o pessoal precisa ter capacitação. Em suma é necessário de ter pessoal capacitado para todas as atividades.
Veremos nesse artigo algumas soluções para capacitação de pessoal.

Como selecionar pessoal
Com certeza a seleção de pessoal adequado facilita ter pessoal capacitado para os serviços. Seguem algumas orientações básicas:
• Tenha sempre as características de quem você deve contratar;
• Não comece sem ter esse item completamente definido;
• A função deve ser correta em relação ao que se espera que o colaborador realize as atividades;

Segue abaixo um exemplo de descrição da função de Gerente Técnico que deve ser cadastrada no Software de Gerenciamento de Serviços, no módulo Pessoal e Tabelas de códigos, opção Função de Pessoal:

Função: Gerente Técnico

Hierarquia: Subordinado ao Diretor Técnico

Requisitos básicos ou capacidades básicas:
• Formação: Engenharia (mecânica, elétrica ou eletrônica)
• Conhecimento e experiência de 3 anos em manutenção e gerenciamento de serviços. Desejável experiência em empresa prestadora de serviços de manutenção;
• Excelente conhecimento de softwares de gestão de manutenção e principalmente ERP (gestão de empresas).
• Conhecimentos de ferramentas de sistema de qualidade (ISO 9001);
• Possibilidade de viagens e ficar cerca de 1 mês ou 2 em trabalhos nos contratos, no Brasil quando substituindo um gerente de contrato.

Requisitos detalhados e habilidades:
• Desejável nível superior, através de universidade reconhecida pelo MEC, com mais de 8 anos de formado;
• Conhecimento de informática, com experiência no uso de softwares de gerenciamento de pessoal, contas à pagar, à receber,ferramentas do Office Windows (Word, Excel, Windows, Internet, Power Point) e boa digitação;
• Experiência de no mínimo 5 anos no desempenho da atividade de gerenciamento de equipes, negócios;
• Boa capacidade de comunicação, bom relacionamento e dinamismo;
• Conhecimentos da língua inglesa para leitura, escrita e possível conversação;
• Senso de cooperação;
• Senso de Precisão/Exatidão para lidar com o inusitado;
• Capacidade de planejamento, organização e controles;
• Capacidade de análise de dados, emissão de relatórios gerenciais gráficos, com tendências e relatório de tomada de ações estratégicas;
• Disponibilidade para viagens;

Principais atividades:
• Representar Diretoria técnica da empresa, no que tange os aspectos de planejamento, controle e elaboração de instrumentos, visando padronização;
• Auditar e produtividade em todos os contratos da empresa;
• Gerenciar os contratos/OS´s na substituição de gerentes de contrato quando de férias e afastamentos;

Principais responsabilidades:
• Implantação de trabalhos juntos ao gerente de contratos;
• Responsabilidade pelo dimensionamento da equipe;
• Responsável pela uniformização e visão global dos contratos em andamentos;
• Representar a Diretoria técnica da empresa perante aos clientes, no que tange aos aspectos;
• Ter ação participativa, junto ao Gerente de Negócios, no Planejamento Técnico em Propostas, Orçamentos Comerciais e Contratos relevantes que posteriormente venha obrigatoriamente exigir da SGServ, controles específicos e apurados;
• Responsável pelo dimensionamento da equipe e implantação dos trabalhos junto ao Gerente de Contrato, no início de um contrato;
• Responsável pela uniformização dos Padrões e visão global dos Contratos em andamento;
• Representar a Diretoria Técnica da Empresa perante os clientes (serviços vendidos), no que tange os aspectos de Planejamento, Controle e Elaboração de Instrumentos, visando padronização e produtividade em todos os Contratos nas diversas regiões de atuação da SGServ;
• Ser o responsável pela apresentação mensal dos resultados decorrentes dos controles aplicados elaborados pelo Gerente de Contrato;
• Ter ascensão funcional sobre os Gerentes de Contrato e sobre a estrutura operacional de Planejamento de todos os contratos nas diversas regiões de atuação da SGServ;
• Garantir que o Gerente de Contrato disponha das Ferramentas Padrões de Controle para que ele, periodicamente, possa emitir os Relatórios Gerenciais, informando a diretoria sobre o andamento físico e financeiro do Contrato;
• Controle e gestão das atividades do sistema da qualidade e SMS da empresa;

Quando estiver substituindo o Gerente de Contato:
• Manter os recursos e custos do(s) contrato(s)/OS(s) dentro do seu orçamento;
• Ser o responsável pelo resultado gerencial e financeiro do(s) contrato(s);
• Ser o responsável pela qualidade da mão de obra alocada no contrato;
• Ser o responsável pela qualidade e segurança e preservação do meio-ambiente dos serviços desenvolvidos no contrato;
• Reportar periodicamente ao Gerente Geral de Operações, a situação do andamento do projeto com relação a prazos, custos e satisfação do cliente;
• Ser o responsável pelo organograma do contrato no tocante a número e qualificação de profissionais;
• Manter e fazer manter a documentação do contrato sempre atualizada, seja nos software de gestão da empresa (SGServ), bem como na documentação de evidência de registros e outros documentos inerentes a seu contrato;
• Ser o responsável pela execução dos serviços respeitando as cláusulas contratuais no tocante a prazos, pagamentos multas e bônus;
• Responsável pelo planejamento de Serviços, com atualização de PDA´s e Curvas S;
• Responsável pela Reunião Inicial do Contrato é da Gerencia de Contrato com eventual participação dos setores técnico e RH, Segurança do Trabalho etc.;
• Preposto da SGServ Engenharia junto aos clientes;
• Coordenador dos serviços executados no contrato;
• Participação de licitações com confecção de propostas, concorrência de preços, avaliação dos serviços e representação da empresa;
• Participa como consultor da empresa em reuniões periódicas de avaliação de resultados e projeção de metas;
• Ser o responsável pela coordenação das atividades da filial da SGServ na sua localidade de atuação, de acordo com definições da empresa.

Autoridades:
• Aprovar as apropriações de mão-de-obra, através de formulários de apropriação etc.;
• Verificação da pertinência de situações como abonos, horas-extras etc.;
• Aprovar compras até valor determinado dentro do orçamento do seu centro de custo;
• Aprovar Relatórios de Ocorrências (RDO´s) do contrato;
• Assinar Boletins de Medição do Contrato.

Cadastro de candidatos, currículos e notas de avaliação e entrevista.
Com base na função definida e os atributos definidos acima os candidatos devem ser cadastrados no Módulo de Candidatos, com nome, endereço, função (que obtém os dados das características da função etc.).

Os requisitos detalhados devem aparecer para o selecionado para dar notas em cara requisito e se o candidato não atende, atende parcialmente ou totalmente para compor a nota de avaliação. Também podem ser dadas notas para a entrevista técnica e perfil do candidato. Assim será obtida a média final do candidato e com isso definir se ele estará aprovado para admissão ou não.

Também pode ser cadastrado o caminho onde está arquivado o currículo digital e os testes realizados pelo candidato. Tudo de forma digital com evidências em papel arquivado em pastas com referência ao código do candidato de forma seqüencial.
Aos interessados posso enviar exemplos de telas, registros, listagens e relatórios do Software SGServ que permite todo esse controle.

Qual o tipo de treinamento necessário
O candidato já está admitido e não pense que isso encerra o processo. Certamente você precisará complementar a capacitação da pessoa selecionada. Ela poderá ter todos os requisitos, mas você ainda deverá treiná-la nas atividades específicas da sua empresa. Inclusive o treinamento de indução e integração do novo colaborador na empresa. Ele deverá tomar conhecimento dos procedimentos da empresa, valores, missão, visão etc.

Elaboração de Plano de Treinamento
Todo o treinamento da empresa, seja ele de capacitação ou de integração deve estar previsto no orçamento da empresa, com centro de custos definido e utilizando-se as contas orçamentárias previstas.

Isso significa que deve ser planejado com bastante antecedência, no ano anterior e aprovado pela diretoria da empresa antes de iniciar o ano.

O planejamento passa pela previsão de pessoal novo, integração e capacitação desse pessoal novo.

A capacitação complementar e necessária ao longo do ano, bem como a reciclagem de treinamento do pessoal para manter todos os colaboradores deve ser estabelecida no planejamento considerando a Lista de Necessidades de Treinamento (LTN) estabelecida no ano anterior e constante do orçamento de treinamento da empresa. Nesse levantamento e planejamento devem estar estabelecidos os treinamento Internos e os Treinamentos Externos, com codificações em chaves de seleção para planejamento, controle e administração com o uso de filtragens, listagens e relatórios.

Execução e Controle do Plano de Treinamento
Durante a execução cada treinamento previsto deve ser aberto uma Ordem de Serviço para o treinamento. Essa Ordem deve ser do Tipo Treinamento visando ser facilmente identificada. Nessa Ordem de Serviço (OS) deverão ser anotadas todas as previsões e documentos que serão utilizados no treinamento, recursos, procedimentos etc.

Os treinamentos padronizados que acontecem sempre com regularidade e periodicidade. Normalmente os treinamentos internos deve ser estabelecido um padrão técnico composto por Instruções de Trabalho (IT´s) que vão gerar as respectivas OS´s de planejamento e controle de treinamento. Assim serão aproveitados os procedimentos, tarefas a serem realizadas, periodicidades, recursos, documentos utilizados etc. Todos esses treinamentos estarão centralizados nessas IT´s para facilitar.


No decorrer do treinamento todos os recursos devem ser apropriados, tais como:
• Pessoal próprio ou terceiro que trabalhe na OS de treinamento;
• Apropriação de Contratos de terceiros;
• Apropriações de Despesas diversas;
• Apropriações de materiais utilizados do almoxarifado;
• Compras de materiais e serviços realizados;

Avaliação do Treinamento dos colaboradores:
Nesses treinamentos caracterizados pelas OS´s devem ser associados os documentos de avaliação do aluno e avaliação também do instrutor. Assim como a avaliação a análise critica do treinamento através da notas de avaliação, análise de comentários, pontos fracos e pontos benéficos, criando Planos de Ação (PDA´s) para determinar causas e ações visando recuperar os itens de pontos fracos.

Conclusão
Como pudemos ver é possível, planejar, controlar, acompanhar e administrar todas as atividades de planejamento e existem softwares como o SGServ que permitem isso.


William Dantas - Diretor  TIM: (21) 8104 1906  VIVO: (21) 7152 0511     william@sgserv.com.br

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Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços, Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Gestão de Prestação de Serviços