Artigo 031 – Padronização da Descrição de Materiais (PDM)

Introdução:

Para administrar bem  materiais é preciso que eles estejam bem identificados, bem especificados e corretamente bem associados as suas necessidades, sem equívocos.

Para isso é preciso que exista uma metodologia que objetive simplificar e organizar todos os processos de administração de materiais. Dessa forma a administração de materiais deve definir formalmente um padrão, através do quais todos os materiais devem ser identificados e descritos de maneira precisa, com uma caracterização que siga padrões e critérios que evitem duplicação de materiais pela falta de uniformidade. 

Benefícios de um bom Projeto de PDM:
A árvore do Projeto de PDM será o resultado do processo de agrupamento dos diversos itens (UMs) com base em critérios de similaridade, considerando-se as características técnicas mais relevantes daquele grupo. Isso trás uma série de benefícios para a empresa,

Metodologia

A implementação se inicia pela elaboração de um procedimento que estabelece a metodologia e ferramentas que facilitam a identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca de todos os materiais armazenados e controlados contabilmente em uma empresa ou cadeia de abastecimento, de forma padronizada, isto é, precisa, unificada e uniformizada. Resumidamente o PDM é um protocolo de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades:

·        Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de abastecimento;

·        Organizar as informações cadastrais, documentação etc.;

·        Minimizar erros operacionais, não-conformidades e devoluções;

·        Conter custos operacionais;

·        Sanear o capital de giro imobilizado nas empresas;

·        Agilizar os processos de compras, armazenagem e atendimento;

·        Viabilizar sistemas de resposta rápida;

·        Melhorar a acurácia das informações;

·        Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento;

·        Unificar sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento;

·        Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques;

·        Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos.

Em síntese os principais elementos dessa sistemática envolvem um procedimento, um modelo de taxonomia, as estruturas PDM, os procedimentos e softwares de apoio, que veremos agora.

Procedimento de PDM:

Define as políticas e regras relacionadas à manutenção do cadastro de materiais em uma empresa ou cadeia de abastecimento. Este procedimento esclarece os termos, nivelando o conhecimento entre os envolvidos, e relaciona todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, processos para controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais.

Em termos da identificação, o princípio mais importante que costumamos destacar é que “a finalidade do código é identificar, e não catalogar”, pois temos constatado que o equívoco mais usual é codificar os materiais por aplicação, no entanto aprendemos que “diferentes aplicações não determinam diferentes códigos”. Enfim, para identificar corretamente, o código deve possuir os seguintes princípios e atributos:

·        Unicidade: (Apenas um código para cada unidade de material ou unidades distintas mantidas em estoque);

·        Simplicidade: Deve ser fácil de compreender e utilizar por todos;

·        Operacionalidade: Deve ser prático e robusto;

·        Versatilidade: Deve prever suas diversas aplicações;

·        Estabilidade: Deve ser praticamente perene ou durar quase para sempre, imune as alterações;

·        Confiabilidade: Deve assegurar a identificação esperada.

·        Formato: Deve ser estruturado, de preferência com uma numeração seqüencial automatizada definida pelo software;

·        Conciso: Deve ser sucinto e objetivo;

·        Expansividade: Deve suportar o crescimento das empresas usuárias;

Em termos da descrição, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de redação, tamanho máximo das descrições, abreviações, separadores, caracteres vetados, bem como um formato padronizado e processo de validação.

Procedimentos:

Os procedimentos são definidos para orientar os processos de inclusão, alteração e exclusão de registros no cadastro central. Também são necessários procedimentos para manutenção das estruturas PDM, bem como para requisitar o cadastramento de novos materiais, a sincronização de dados e o saneamento de itens similares.

Padrão Descritivo de Materiais (PDM)

O projeto de Padrão Descritivo de Material (PDM) é basicamente uma estrutura em árvore que identifica e classifica de forma organizada e padronizada cada de item do estoque de materiais, insumos e produtos, através da sua codificação e descrição.

Considera a Taxonomia: Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

“Taxonomia (do grego τασσεῖν ou tassein = "para classificar" e νόμος ou nomos = lei, ciência, administrar) foi a ciência de classificar organismos vivos (alfa taxonomia). Mais tarde a palavra foi aplicada em um sentido mais abrangente, podendo aplicar-se a uma das duas: classificação de coisas ou aos princípios subjacentes da classificação. Quase tudo - objectos animados, inanimados, lugares e eventos - pode ser classificado de acordo com algum esquema taxonômico. ^[1]”

A estrutura do PDM é baseada numa relação de características obrigatórias, necessárias e suficientes para descrever um item (UM = Unidade de Material) ou um grupo de itens, o que inclui:

·        O código de identificação do item: deve ser único para cada UM, simples de entender e utilizar, ter formato estruturado e objetivo, suportar o crescimento da empresa, ser prático, e assegurar a identificação do item.

·        A descrição do item: normalizar seu conteúdo, estabelecer regras de redação, tamanho máximo das descrições (texto logo e texto curto), abreviações, separadores, caracteres vetados, e um formato padronizado. Exige um processo de validação para novas entradas e/ou alterações de registros.

·        As características técnicas: Devem ser incluídas as obrigatórias para definir cada unidade de item, e as características complementares que associam informações administrativas relevantes sobre seu uso e aplicação.

·        Taxonomia: por exigência legal, deve ser incluída a correspondente Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);

Exemplo de Tabela de Produtos NCM:

29041011         ACIDO METANOSSULFONICO kg

29310051         ACIDO METILARSINICO E SEUS SAIS kg

29189092         ACIDO METILCLOROFENOXIACETICO,SEUS SAIS E

                         ESTERES kg

29173919         ACIDO M-FTALICO E SEUS SAIS kg

29159031         ACIDO MIRISTICO kg

29154010         ACIDO MONOCLOROACETICO kg

38242010         ACIDO NAFTENICO E SEUS ESTERES kg

29339092         ACIDO NALIDIXICO kg

29362951         ACIDO NICOTINICO,NAO MISTURADO kg

29333913         ACIDO NIFLUMICO

·        Opcional Classificação UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code): padrão internacional de taxonomia que Classifica os itens dentro de ramificações, seguindo uma hierarquia de importância numa árvore baseada na natureza dos materiais, muito usado por multinacionais e exportadores.

Serviço de Saneamento do Cadastro:

A análise de um lote de registros da base cadastral de materiais é uma tarefa realizada essencialmente de forma procedimento por uma equipe técnica especializada de consultores.

Como se trata de uma tarefa batch, o tempo necessário para a realização das atividades dependerá do tamanho do lote de itens, do tamanho da equipe envolvida nas análises manuais, da qualidade dos registros existentes, e pelo escopo de serviços, que inclui basicamente:

·        Revisão de cada material em relação a seu código interno, sua descrição, e respectivo código NCM – código completo oito posições;

·        Revisão/estruturação do padrão descritivo (texto curto e texto longo);

·        Revisão das unidades de medida dos itens;

·        Identificar e eliminar itens em duplicidade: mais de um código para a mesma descrição e/ou mais de uma descrição para o mesmo código;

·        Identificar itens similares, e unificá-los sob um código NCM;

·        Revisar a Classificação Fiscal para os códigos NCM existentes;

·        Pesquisar informações técnicas faltantes em documento de fabricantes;

·        Opcionais: tradução de descritivo em inglês/espanhol e classificação.

Classificação Fiscal do item e inclusão do NCM:

Quando houver dúvida sobre o correto enquadramento do NCM para determinado item, deve ser indicado sempre que for aplicável um NCM mais conservador em termos de alíquotas de impostos.

Isto permite operações comerciais (emissão de NF-e) sem o risco de rejeição por uso de NCM inválido, eliminando também o risco fiscal inerente ao uso de item com alíquotas de impostos a menor.

Manutenção de Cadastro de novos itens, e o controle total:

Após a atividade de saneamento da base cadastral, o projeto deve prever uma fase de controle total, em que o cadastro deverá ser mantido saneado durante o processo de consultas sobre novos itens ou itens existentes, e solicitações de entrada de novos registros.

Este processo também garante a manutenção de alterações nos registros, por exemplo, nos casos de reclassificação fiscal para certo NCM.

Estrutura PDM:

Entende-se por estrutura PDM a relação de características técnicas obrigatórias e complementares necessárias e suficientes para descrever precisamente as unidades de materiais de um grupo de materiais. Ao definirmos uma estrutura PDM identificamos os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos dados contidos nestes campos.

As características técnicas obrigatórias servem para especificar ou caracterizar uma UM. Adicionalmente, utilizamos as características complementares, que não distinguem uma UM das demais, mas que servem para associar informações administrativas relevantes. Por vezes, para organizar consistentemente a enorme quantidade de informações envolvidas se torna necessário implementar algum software especializado que gerencia estes procedimentos operacionais, no local onde estas informações são homologadas.

Taxonomia:
Para classificar o universo de materiais com que lida uma ou diversas empresas se faz necessário montar uma “árvore hierárquica de  PDM”. A arvore hierárquica do PDM é o resultado do processo de agrupamento de unidade de materiais baseado em critérios de similaridade, tais como a natureza intrínseca (características técnicas) mais relevantes daquele grupo. 

Relação de Famílias de Materiais

Alguns exemplos de famílias de materiais:

A - Materiais Físicos
- Mecânica
     1 - Máquinas e Equipamentos
           1.1 - Ferramentas
           1.2 – Equipamentos Industriais
           1.3 - Equipamentos de Movimentação
           1.4 - Equipamentos de Armazenagem
           1.5 - Veículos Rodoviários
     2 - Materiais
           2.1 - Metálicos
           2.2 – Materiais não-metálicos
           2.3 - Abrasivos
           2.4 - Elementos de Fixação
           2.5 - Materiais para Embalagem e acondicionamento
     3 - Energia
           3.1 - Geração de energia
           3.2 - Transmissão de energia
           3.3 - Sistemas de frenagem
     4 - Fluxo (cinemática)
           4.1 - Hidráulica
           4.2 - Pneumática
     5 - Refrigeração
     6 - Peças
           6.1 - Rolamentos
           6.2 - Mancais
           6.3 - Peças Automotivas
           6.4 - Peças específicas de fabricantes exclusivos
- Elétrica
     1 - Eletricidade e Eletro-técnica (alta tensão)
     2 - Eletrônica
- Ótica
- Civil
     1 - Insumos
     2 - Estruturas
     3 - Edificações
     4 - Sanitários
     5 - Vedação e calefação

- Tecnologia da Informação
   1- Telecomunicações
           1.1 - Telefonia
           1.2 - Redes
     2 - Harware
           2.1 - Computadores
           2.2 - Acessórios
     3 - Software
     4 - Instrumentação (controle de processo)
     5 - Elementos de sinalização
   6- Fotografia

B - Insumos
- Materiais Auxiliares
- Limpeza e Conservação
- Gêneros Alimentícios e Bebidas
- Higiene pessoal
- Material de Segurança
- Vestuário
- Sucata

C - Materiais Químicos
- Inorgânico
- Orgânico
- Combustíveis
- Lubrificantes
- Óleos
- Graxas e Cêras
- Tintas e Vernizes
- Adesivos
- Selantes
- Material para Laboratórios

D - Serviços
- Assessoria Jurídica
- Assessoria Contábil
- Assessoria Comércio Exterior
- Serviços Mercadológicos
- Serviços Administrativos e auxiliares
- Consultoria Técnica
- Tecnologia da Informação
- “Courier”
- “Procurement”
- Treinamento
- Logística (movimentação e armazenagem de materiais)
- “Utilities” ou “Facilities”
    1 - Limpeza
    2 - Segurança
    3 - Alimentação
    4 - Serviços de Manutenção
    5 - Infra-estrutura
- Projetos e Obras

E - Administrativo
- Livros e periódicos
- Materiais para escritório / expediente
- Material de promoção
- Mobiliário

F - Biológica
- Animal
- Vegetal
- Humana

   Alguns modelos de classificação mais populares são:

·        Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Baseada no "Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias" para facilitar as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo tarifas comuns. No Brasil a NCM está conjugada com a tabela de incidência de impostos sobre produtos industrializados (IPI).

·        Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): Classifica os itens dentro de ramificações,seguindo uma hierarquia de importância numa árvore baseada na natureza dos materiais.

Exemplo de PDM

Oleo Meropa 6000.

Óleo Lubrificante; Aplicação: Industrial; Base: Mineral/Aditivo; Classe API: Não Aplicável; Grau Sae: Não Aplicável; Grau De Viscosidade: ISO 460; Ponto De Fulgor: 246 Graus Celsius; Ponto De Fluidez: -15 Graus Celsius; Embalagem: Bombona com 20 litros; Fabricante: Texaco, Ref.: Meropa 460

Rolamento 6317-C3 modelo fixo, uma carreira esfera.

Rolamento Rígido Esferas; Carreiras: Uma carreira; Anel Interno: Convencional; Furo: Cilíndrico; Anel externo: Cilíndrico; Ranhura: Sem ranhura; Folga: C3; Gaiola: Aço; Vedação: Sem vedação; Blindagem: Sem blindagem; Defletor: Sem defletor; Tolerância: Normal; Diâmetro Interno: 85,00 mm; Diâmetro Externo: 180,00 mm; Largura:  41,00 mm; Referência: 6317/C3; Fabricante: SKF, Ref.: 6317/C3

Cabo Controle: Material: Cobre; Revestimento: Sem revestimento; Tempera: Mole; Encordoamento: Classe 5; Isolação: PVC; Identificação: Por números; Tipo Identificação: Seqüencial; Tensão De Isolação: 0,5/ 1,0 KV; Temperatura: 70 Graus Celsius; Cobertura: PVC/ST1; Cor: Preto; Blindagem: Fita Alumínio/Poliéster; Padrão: ABNT NBR 7289; Condutores: 04; Seção Nominal: 1,00 mm2; Fabricante: Poliron, Ref.: 101-CA-04-CL5-FR

Exemplo de cadastro de Famílias no Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS):

Famílias de materiais cadastradas previamente em Tabelas

As famílias de materiais caracterizam-se pela identificação do tipo de material.

Podem ser divididas em:


Família      



Subfamília

Cadastro de um item de material no estoque

Conclusão

O serviço de elaboração de um Plano de Descrição de Materiais requer muita metodologia, conhecimento e principalmente pesquisa e análise dos materiais que são utilizados na empresa.

Após bastante trabalho você e seus companheiros de toda a empresa poderão usufruir de diversas facilidades na especificação e uso da padronização de materiais.

A WRC Engenharia fornece gratuitamente para uma única estação e banco de dados o Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS) que possui todas as ferramentas para análise e controle de serviços.

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de reduzir ou minimizar as ocorrências anormais, falhas e defeitos.

Se tiverem alguma dúvida me contatem e vejam os artigos escritos em

www.espaco-manutencao.blogspot.com ou www.brartigos.com.br procure pelo meu nome William Dantas como autor. Ou ainda, veja em Notícias no site www.wrcengenharia.com.br na Opção Notícias.

Atenciosamente,

William Dantas - Diretor (21) 8104 1906   (21) 7152 0511

WRC Engenharia (21) 3271 9659             www.wrcengenharia.com.br

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Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção e Serviços, Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Facilities.

Artigo 030 - Capacitação e Treinamento de Pessoal.

Café com Manutenção e Prestação de Serviços
Artigo 030 - Capacitação de Pessoal.

Introdução
Qualquer estratégia e plano a ser adotado para Manutenção e Prestação de Serviços em geral possui três pilares básicos de sustentação:
• Conhecimento
• Planejamento e Controle
• Execução com engenharia

Para o conhecimento é preciso que exista capacitação de pessoal e para a execução é preciso ter pessoal bem selecionado e capacitado. Até para planejar e controlar o pessoal precisa ter capacitação. Em suma é necessário de ter pessoal capacitado para todas as atividades.
Veremos nesse artigo algumas soluções para capacitação de pessoal.

Como selecionar pessoal
Com certeza a seleção de pessoal adequado facilita ter pessoal capacitado para os serviços. Seguem algumas orientações básicas:
• Tenha sempre as características de quem você deve contratar;
• Não comece sem ter esse item completamente definido;
• A função deve ser correta em relação ao que se espera que o colaborador realize as atividades;

Segue abaixo um exemplo de descrição da função de Gerente Técnico que deve ser cadastrada no Software de Gerenciamento de Serviços, no módulo Pessoal e Tabelas de códigos, opção Função de Pessoal:

Função: Gerente Técnico

Hierarquia: Subordinado ao Diretor Técnico

Requisitos básicos ou capacidades básicas:
• Formação: Engenharia (mecânica, elétrica ou eletrônica)
• Conhecimento e experiência de 3 anos em manutenção e gerenciamento de serviços. Desejável experiência em empresa prestadora de serviços de manutenção;
• Excelente conhecimento de softwares de gestão de manutenção e principalmente ERP (gestão de empresas).
• Conhecimentos de ferramentas de sistema de qualidade (ISO 9001);
• Possibilidade de viagens e ficar cerca de 1 mês ou 2 em trabalhos nos contratos, no Brasil quando substituindo um gerente de contrato.

Requisitos detalhados e habilidades:
• Desejável nível superior, através de universidade reconhecida pelo MEC, com mais de 8 anos de formado;
• Conhecimento de informática, com experiência no uso de softwares de gerenciamento de pessoal, contas à pagar, à receber,ferramentas do Office Windows (Word, Excel, Windows, Internet, Power Point) e boa digitação;
• Experiência de no mínimo 5 anos no desempenho da atividade de gerenciamento de equipes, negócios;
• Boa capacidade de comunicação, bom relacionamento e dinamismo;
• Conhecimentos da língua inglesa para leitura, escrita e possível conversação;
• Senso de cooperação;
• Senso de Precisão/Exatidão para lidar com o inusitado;
• Capacidade de planejamento, organização e controles;
• Capacidade de análise de dados, emissão de relatórios gerenciais gráficos, com tendências e relatório de tomada de ações estratégicas;
• Disponibilidade para viagens;

Principais atividades:
• Representar Diretoria técnica da empresa, no que tange os aspectos de planejamento, controle e elaboração de instrumentos, visando padronização;
• Auditar e produtividade em todos os contratos da empresa;
• Gerenciar os contratos/OS´s na substituição de gerentes de contrato quando de férias e afastamentos;

Principais responsabilidades:
• Implantação de trabalhos juntos ao gerente de contratos;
• Responsabilidade pelo dimensionamento da equipe;
• Responsável pela uniformização e visão global dos contratos em andamentos;
• Representar a Diretoria técnica da empresa perante aos clientes, no que tange aos aspectos;
• Ter ação participativa, junto ao Gerente de Negócios, no Planejamento Técnico em Propostas, Orçamentos Comerciais e Contratos relevantes que posteriormente venha obrigatoriamente exigir da WRC, controles específicos e apurados;
• Responsável pelo dimensionamento da equipe e implantação dos trabalhos junto ao Gerente de Contrato, no início de um contrato;
• Responsável pela uniformização dos Padrões e visão global dos Contratos em andamento;
• Representar a Diretoria Técnica da Empresa perante os clientes (serviços vendidos), no que tange os aspectos de Planejamento, Controle e Elaboração de Instrumentos, visando padronização e produtividade em todos os Contratos nas diversas regiões de atuação da WRC;
• Ser o responsável pela apresentação mensal dos resultados decorrentes dos controles aplicados elaborados pelo Gerente de Contrato;
• Ter ascensão funcional sobre os Gerentes de Contrato e sobre a estrutura operacional de Planejamento de todos os contratos nas diversas regiões de atuação da WRC;
• Garantir que o Gerente de Contrato disponha das Ferramentas Padrões de Controle para que ele, periodicamente, possa emitir os Relatórios Gerenciais, informando a diretoria sobre o andamento físico e financeiro do Contrato;
• Controle e gestão das atividades do sistema da qualidade e SMS da empresa;

Quando estiver substituindo o Gerente de Contato:
• Manter os recursos e custos do(s) contrato(s)/OS(s) dentro do seu orçamento;
• Ser o responsável pelo resultado gerencial e financeiro do(s) contrato(s);
• Ser o responsável pela qualidade da mão de obra alocada no contrato;
• Ser o responsável pela qualidade e segurança e preservação do meio-ambiente dos serviços desenvolvidos no contrato;
• Reportar periodicamente ao Gerente Geral de Operações, a situação do andamento do projeto com relação a prazos, custos e satisfação do cliente;
• Ser o responsável pelo organograma do contrato no tocante a número e qualificação de profissionais;
• Manter e fazer manter a documentação do contrato sempre atualizada, seja nos software de gestão da empresa (SGS1), bem como na documentação de evidência de registros e outros documentos inerentes a seu contrato;
• Ser o responsável pela execução dos serviços respeitando as cláusulas contratuais no tocante a prazos, pagamentos multas e bônus;
• Responsável pelo planejamento de Serviços, com atualização de PDA´s e Curvas S;
• Responsável pela Reunião Inicial do Contrato é da Gerencia de Contrato com eventual participação dos setores DP, GRH, GETEC, Segurança do Trabalho etc.;
• Preposto da WRC Engenharia junto aos clientes;
• Coordenador dos serviços executados no contrato;
• Participação de licitações com confecção de propostas, concorrência de preços, avaliação dos serviços e representação da empresa;
• Participa como consultor da empresa em reuniões periódicas de avaliação de resultados e projeção de metas;
• Ser o responsável pela coordenação das atividades da filial da WRC na sua localidade de atuação, de acordo com definições da empresa.

Autoridades:
• Aprovar as apropriações de mão-de-obra, através de formulários de apropriação etc.;
• Verificação da pertinência de situações como abonos, horas-extras etc.;
• Aprovar compras até valor determinado dentro do orçamento do seu centro de custo;
• Aprovar Relatórios de Ocorrências (RDO´s) do contrato;
• Assinar Boletins de Medição do Contrato.

Cadastro de candidatos, currículos e notas de avaliação e entrevista.
Com base na função definida e os atributos definidos acima os candidatos devem ser cadastrados no Módulo de Candidatos, com nome, endereço, função (que obtém os dados das características da função etc.).

Os requisitos detalhados devem aparecer para o selecionado para dar notas em cara requisito e se o candidato não atende, atende parcialmente ou totalmente para compor a nota de avaliação. Também podem ser dadas notas para a entrevista técnica e perfil do candidato. Assim será obtida a média final do candidato e com isso definir se ele estará aprovado para admissão ou não.

Também pode ser cadastrado o caminho onde está arquivado o currículo digital e os testes realizados pelo candidato. Tudo de forma digital com evidências em papel arquivado em pastas com referência ao código do candidato de forma seqüencial.
Aos interessados posso enviar exemplos de telas, registros, listagens e relatórios do Software SGS que permite todo esse controle.

Qual o tipo de treinamento necessário
O candidato já está admitido e não pense que isso encerra o processo. Certamente você precisará complementar a capacitação da pessoa selecionada. Ela poderá ter todos os requisitos, mas você ainda deverá treiná-la nas atividades específicas da sua empresa. Inclusive o treinamento de indução e integração do novo colaborador na empresa. Ele deverá tomar conhecimento dos procedimentos da empresa, valores, missão, visão etc.

Elaboração de Plano de Treinamento
Todo o treinamento da empresa, seja ele de capacitação ou de integração deve estar previsto no orçamento da empresa, com centro de custos definido e utilizando-se as contas orçamentárias previstas.

Isso significa que deve ser planejado com bastante antecedência, no ano anterior e aprovado pela diretoria da empresa antes de iniciar o ano.

O planejamento passa pela previsão de pessoal novo, integração e capacitação desse pessoal novo.

A capacitação complementar e necessária ao longo do ano, bem como a reciclagem de treinamento do pessoal para manter todos os colaboradores deve ser estabelecida no planejamento considerando a Lista de Necessidades de Treinamento (LTN) estabelecida no ano anterior e constante do orçamento de treinamento da empresa. Nesse levantamento e planejamento devem estar estabelecidos os treinamento Internos e os Treinamentos Externos, com codificações em chaves de seleção para planejamento, controle e administração com o uso de filtragens, listagens e relatórios.

Execução e Controle do Plano de Treinamento
Durante a execução cada treinamento previsto deve ser aberto uma Ordem de Serviço para o treinamento. Essa Ordem deve ser do Tipo Treinamento visando ser facilmente identificada. Nessa Ordem de Serviço (OS) deverão ser anotadas todas as previsões e documentos que serão utilizados no treinamento, recursos, procedimentos etc.

Os treinamentos padronizados que acontecem sempre com regularidade e periodicidade. Normalmente os treinamentos internos deve ser estabelecido um padrão técnico composto por Instruções de Trabalho (IT´s) que vão gerar as respectivas OS´s de planejamento e controle de treinamento. Assim serão aproveitados os procedimentos, tarefas a serem realizadas, periodicidades, recursos, documentos utilizados etc. Todos esses treinamentos estarão centralizados nessas IT´s para facilitar.

Vejam no nosso site a Grade de Treinamentos previstos para serem ministrados a terceiros, clientes e colaboradores da WRC Engenharia para 2012, através da Listagem de IT´s.

Clique nesse Link http://www.wrcengenharia.com.br/noticias.asp#552

No decorrer do treinamento todos os recursos devem ser apropriados, tais como:
• Pessoal próprio ou terceiro que trabalhe na OS de treinamento;
• Apropriação de Contratos de terceiros;
• Apropriações de Despesas diversas;
• Apropriações de materiais utilizados do almoxarifado;
• Compras de materiais e serviços realizados;

Avaliação do Treinamento dos colaboradores:
Nesses treinamentos caracterizados pelas OS´s devem ser associados os documentos de avaliação do aluno e avaliação também do instrutor. Assim como a avaliação a análise critica do treinamento através da notas de avaliação, análise de comentários, pontos fracos e pontos benéficos, criando Planos de Ação (PDA´s) para determinar causas e ações visando recuperar os itens de pontos fracos.

Conclusão
Como pudemos ver é possível, planejar, controlar, acompanhar e administrar todas as atividades de planejamento e existem softwares como o SGS da WRC que permitem isso.

Se quiserem mais detalhes podem enviar e-mail dantas@wrcengenharia.com.br

Obrigado

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de desenvolver treinamentos nas empresas.

Se tiverem alguma dúvida me contatem e vejam os artigos escritos em
www.espaco-manutencao.blogspot.com ou www.brartigos.com.br procure pelo meu nome William Dantas como autor. Ou ainda, veja em Notícias no site www.wrcengenharia.com.br na Opção Notícias.

Atenciosamente,
William Dantas - Diretor (21) 8104 1906 (21) 7152 0511
WRC Engenharia (21) 3271 9659 www.wrcengenharia.com.br
Skype: williamdantas1 @wrcengenharia

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Artigo 029 - Como obter Relatórios de Indisponibilidade e Tempo Médio entre Falhas

Indisponibilidade Operacional de Equipamentos e Tempo Médio entre Falhas por Localização Operacional ou Processo de Produção em uma indústria

Introdução

Dois indicadores são muito importantes para controle das razões de perda de disponibilidade operacional e confiabilidade de equipamentos.

· Indisponibilidade operacional – Que determina a quantidade em horas que um equipamento, sistema ou processo permanece indisponível, sem realizar sua função em razão de uma falha. Esse indicador também pode ser chamado de Tempo Médio para Reparo (TMPR) ou (MTTR – “Mean Time To Repair”), quando somamos todos os tempos de indisponibilidade de diversas falhas e dividimos pelo número de falhas.

· Tempo Médio Entre Falhas (TMEF) ou (MTBF) – Mean Time Betwen Failure”. Quando somamos todos os tempos entre o início de uma falha até o início da falha seguinte e dividimos pelo número de falhas menos 1.

A grande diferença é obtermos esses índices visualizando cada ramo das árvores hierárquicas de processo ou localização Operacional.
Nota: Para as definições de árvore hierárquica veja o Artigo 024 - Como Controlar os Processos através de Árvores Hierárquicas.

Como obter os índices por ramos da árvore hierárquica?
Estando todos os equipamentos da produção cadastrados por árvore de processo em um Software de Gerenciamento de Manutenção e abertas Ordens de Serviço (OS´s) referenciando-se aos equipamentos temos ainda que ter:

· Cadastro de todas as OS´s corretivas para os equipamentos, principalmente daqueles que tem maior criticidade no processo. Lembrando que as OS´s carregarão as localizações operacionais e processos da produção;

· Cadastro também das OS´s emitidas pelo computador dos Planos Sistemáticos Preventivos, Preditivos, Rotinas, Inspeções etc.;

· Registrar e cadastrar adequadamente as datas e horas de início de falhas e as datas e horas de aceite dos serviços para todas as OS´s de falhas em equipamentos.

Com essas informações poderão ser obtidos pelo Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção os tempos de indisponibilidade operacional dos equipamentos e Tempo Médio Entre Falhas (MTBF) por Localização Operacional (Unidade de Produção, Subunidade, Sistemas, Subsistema, Locais de Instalação (TAG), Grupos de equipamentos e equipamentos específicos).

Os relatórios poderão ser numéricos com os dados necessários e com gráfico de barras.

Conclusão

Através de metodologia padronizada e organizada podemos ter controle, acompanhar e tomar atitudes e ações para minimizar ou mesmo eliminar as causas de falhas nos equipamentos e processos.

A WRC Engenharia fornece gratuitamente para uma única estação e banco de dados o Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS) que possui todas as ferramentas para análise e correção de falhas e defeitos em qualquer tipo de serviço e realização de tarefas. Incluindo as Planilhas FMECA (ativos) e SFMECA (serviços).

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de reduzir ou minimizar as ocorrências anormais, falhas e defeitos.

Se tiverem alguma dúvida me contatem e vejam os artigos escritos em

www.espaco-manutencao.blogspot.com ou www.brartigos.com.br procure pelo meu nome William Dantas como autor. Ou ainda, veja em Notícias no site www.wrcengenharia.com.br na Opção Notícias.

Atenciosamente,

William Dantas - Diretor (21) 8104 1906 (21) 7152 0511

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Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção e Serviços, Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Facilities.

Treinamento GRATUITO em Gestão de Manutenção e Prestação de Serviços
Será realizado o Treinamento GRATUITO sobre Gestão de Serviços e Manutenção evidenciando os principais tópicos dos treinamentos realizados, como:

* Planejamento e controle da Manutenção (PCM);
* Elaboração de Planos de Manutenção Centrados em Confiabilidade,
incluindo o fornecimento de Planilha FMECA especialmente elaborada
pela WRC para determinação de risco, modos de falha, causas padrões
facilmente definidos na planilha;
* Indicadores de Serviços e Manutenção, com apresentação de mais de 62
indicadores;
* Materiais e Contratações - PDM, especificação de materiais,
codificação UNSPSC etc;
* Controle de Orçamentos e Custos - Como elaborar orçamentos e
controlar custos;
* Treinamento em Rotinas e Lubrificação;
* Produtividade etc. - Metodologia de Medição de Improdutividade
baseada em Observações Instantâneas.

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Enviem e-mail para wrcengenharia@wrcengenharia.com.br

ARTIGO 028 - Implementação de um PCM = Planejamento e Controle de Manutenção

Implementação de um PCM = Planejamento e Controle de Manutenção deve seguir os seguintes passos. Quem desejar ajuda enviaremos sem compromisso os documentos citados.
1. Levantamento dos ativos ou equipamentos da unidade no campo e e informações de arquivos. Identificando primeiramente o tipo de equipamento, fabricante, modelo e número de série. Esses são os dados básicos e essenciais para iniciar. Se quiser temos os formulários de levantamento. Enviareamos se desejar. Não esqueça de colocar identificação com caneta marcadora de numeração sequencial em cada ativo para depois colocar plaquetas de identificação. Se desejar temnos procedimentos, padrão de plaquetas etc;

2. Crie codificações para os endereços (TAG´s dos equipamentos). Se desejar temos procedimentos e ndicações de padrão de codificação. Procure usar nomes mneumônicosde quatro caracteres. Nos instrumentos use a norma ISA que já identifica o padrão de codificação na área de instrumentação;

3. Utilize essa codificação e dados básicos em um cadastro em Excel ou software de gestão de ativos gratuito;

4. Crie uma codificação de criticidade do ativo ou equipamento, separando em 3 classificações
• Não crítico - que não afeta o seu processo;
• Crítico - que afeta pouco o seu processo;
• Muito crítico - que afeta muito o seu processo.

Pode usar uma matriz de definição de criticidade que inclua algum problema no ativo que afete a produção, a qualidade, a segurança, a reputação da empresa etc. Se desejar envio uma planilha especialmente preparada. Pode identificar essa classificação em função do cálculo de risco para possíveis falhas que poderão ocorrer com o ativo.

Para Planos de Manutenção Sistemáticos ou periódicos:
1. Em função dessa crticidade, possíveis falhas e causas raízes estabeleça ações e providenciais através de planos de manutenção que estejam centrados em confiabilidade;

2. Verifique que equipamentos são exigidos ou por norma e legislação (NR-10, NR-13, FEEMA, ANVISA, ISO 9001, calibração etc.) planos de manutenção exigidos para ceritificação etc. Esses obrigatoriamente deverão ter planos de manutenção;

3. As ações e providencias serão Instruções de Trabalho ou Planos de Manutenção que vão conter tarefas, procedimentos, recursos, qde. de hh´s para executar, etc. que combaterão as causas que geram falhas. Esses planos vão gerar as Ordens de Serviço (OS´s) de manutenções sistemáticas (preventivas, preditivas, sensitivas, rotinas de inspeção, rotas etc.);

4. Deverá realizar o primerio planejamento e através de planilhas ou software gratuito gerar as próximas OS´s de acordo com a periodicidade e operosidade, se existir esse critério

Para manutenções não sistemáticas (corretivas, melhorias de manutenção etc.)
1. Inclua as OS´s de manutenção corretiva, identificando a OS com o equipamento (codificação já definida). Essas OS´s vão compor o histórico de falhas;

2. Faça as diversas apropriações de recursos (mão-deobra, materiais, serv. de terceiros etc.);

3. Termine a OS, identificação o tipo de falha, componente que falhou, causa raíz da falha e ação realizada ou a realizar;

Sobre efetivamente o Planejamentoe Programação
1. Tenha uma planilha com as OS´s de manutenção sistemáticas e não sistemáticas com o planejamento (expectativa de realização, como por exemplo semana/ano. Organize a planilha ou software de gestão pelas as necessidades de requisitos legais, e criticidade do ativo;

2. Crie codificações (chaves para seleção de classificação e listagens por esse tipos, com códigos de 4 caracteres, por exemplo);

3. Depois verifique o que já existe planejamento (prévia) para execução por semana/ano;

4. Confirme a possibilidade de execução de acordo com a existência de recursos (materiais, mão-de-obra etc.) e com o PCP = Planejamento e Controle de Produção);

5. Confirmando a real probabilidade terá a programação de serviços da semana seguinte;

6. Emita as OS´s sistemáticas para a semana seguinte e programe as OS´s corretivas que podem ser feitas;

7. Dia a dia programe e execute as OS´s corretivas.

Observações:

• Essas listagens devem ser preferencialmente por disciplina ou especialidade executante para facilitar a programação de recursos de pessoal;
• Tenha sempre a estimativa de homens-horas (hh´s) para cada OS corretiva (não-sistemática) e nas OS´s sistemáticas (preventivas etc.). Essas já determinadas nos Planos de Manutenção Sistemáticos.
• Pode realizar a programação diária de serviços. Não se esqueça de programar sempre só 80% dos recursos disponíveis e deixe os restantes 20% para as anormalidades e o que surgir durante o dia de execução.

Se necessitarem de mais ajuda me solicite.

A WRC Engenharia fornece gratuitamente para uma única estação e banco de dados o Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS) que possui todas as ferramentas para Planejamento e Controle de Manutenção (PCM) e outras necessidades de Gestão de Manutenção.

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de Planejamento e Controle da Manutenção (PCM).

Se tiverem alguma dúvida me contatem e vejam os artigos escritos em
www.espaco-manutencao.blogspot.com ou www.brartigos.com.br procure pelo meu nome William Dantas
como autor. Ou ainda, veja em Notícias no site www.wrcengenharia.com.br na Opção Notícias.

Atenciosamente,

William Dantas - Diretor (21) 8104 1906

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Gerenciamento de Manutenção e Serviços, Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços
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Artigo 027 - Como analisar e evitar falhas na empresa

Introdução
É comum na nossa vida particular e no nosso trabalho em empresas cometermos erros que ocasionam outros erros etc., prejudicando o bom andamento das nossas vidas e nas nossas empresas.
Mas a pior coisa que pode acontecer é repetir erros e não aprender com nossos erros ou falhas.
Neste artigo vamos demonstrar algumas técnicas para evitar que ocorram erros ou falhas, mesmo sem nunca terem ocorrido e também caso elas ocorram tomemos providências e ações proativas para que não se repitam.

O que é Falha?
Todos conhecem a denominação de erros cometidos. Mas normalmente tem dificuldade quando o assunto é uma falha ou mesmo um defeito, seja numa ocorrência de um ativo, bem ou equipamento, até mesmo na realização de um procedimento ou uma tarefa.

Falha é quando a conseqüência sobre você, suas ações, sua reputação ou seu patrimônio, ou ainda de sua empresa são prejudicados em parte ou na totalidade.

Um fato que não prejudica nem em parte algum item acima não se constitui uma falha e sim um defeito ou simplesmente um fato a ser analisado.
Devemos sempre analisar os fatos incomuns e principalmente as falhas.

Como ocorrem as falhas
Sempre ocorrem após alguns avisos e sintomas que não são tratados. Igual ao que ocorre com nossa saúde. O nosso corpo sempre nos avisa antes de algo mais grave aconteça.

Normalmente as falhas ocorrem em função de uma série de coincidências simultâneas de causas. Mas sempre existe uma causa raiz.

Portanto, uma boa forma de prevenir a ocorrência de falhas é analisar os sintomas e defeitos que ocorrem antes de uma falha. E então determinar a causa raiz que mais determina a ocorrência de falha.

Quais as ferramentas podemos usar para analisar as falhas e chegar as ações
Uma das ferramentas mais usuais é a “FMECA = Failure Mode, Effects and Criticality Analysis”, ou seja, Análise dos Modos de Falha, seus efeitos considerando a criticidade.

Nessa metodologia e com essa ferramenta podemos determinar as possíveis falhas que podem ocorrer, sua repercussão com os efeitos e conseqüências, considerando a criticidade dos fatos e de seus objetos de falha.

Junto com essa ferramenta podemos usar todas as ferramentas do sistema de qualidade e análise de causas, como:
• Diagrama de causa e efeito;
• Gráfico de Pareto;
• Análise de causa raiz etc.

Todas essas ferramentas bastante divulgadas e encontradas na Internet.

Como utilizar a ferramenta FMECA
Assim preenchem-se um formulário padrão:

• Listar todos os assuntos, ativos, tarefas onde podem ocorrer falhas;
• Determinam-se essas falhas e preferencialmente estabelecem-se as codificações
padrões para esses tipos de falhas;
• Determinam-se todas as conseqüências e efeitos que podem gerar cada falha;
• Pontua-se através de notas de avaliação cada conseqüência padrão determinada
entre as conseqüências possíveis para os tipos de falhas analisados;
• Obtem-se o índice de risco para cada falha, através de uma matriz de risco
pré-determinada;
• Determina-se a probabilidade de ocorrência, através de uma gradação de avaliações;
• Avalia-se o novo índice de risco. Nos riscos altos e médios avaliam-se as causas
e determinam-se as ações a serem tomadas.

Normalmente nessas primeiras avaliações, antes de determinar as causas são feitas as análises sem a existência de qualquer procedimento, ações mitigadoras etc. para eliminar ou reduzir as falhas.

Faz-se uma nova avaliação identificando as probabilidades com os procedimentos existentes, normas legais e regras obrigatórias da empresa etc.

Confirmando o índice de risco nesses casos e ficando alto ou médio são determinadas as causas raízes e ações a serem tomadas, com cálculo do risco final, que deve ser sempre baixo.

Quem tiver interesse envie mensagem para mim dantas@wrcengenharia.com.br que eu envio as Planilhas especialmente elaboradas pela WRC Engenharia para análise de falhas em ativos ou equipamentos e nas tarefas de Prestação de Serviços de qualquer natureza, mesmo que sejam tarefas pessoais.

Podemos aplicar essa ferramenta também para análise de defeitos ou fatos relevantes nos antecipando as falhas que podem vir com os defeitos e sintomas anormais que ainda não causaram falhas.

O mais importante para efetivo controle da ocorrência de falhas e defeitos
Não adianta elaborarmos essas análises se não efetivarmos um perfeito controle sobre as ações determinadas que necessitem ser corrigidas com as ações e providencias determinadas.

Para tal, devem-se criar tabelas padrões de códigos e descrição de falhas, defeitos, sintomas, causas, conseqüências e ações que devem ser adotas tanto nas ferramentas FMECA e outras, bem como no software de gestão de análise de falhas.

Assim deve existir Ordens de Serviço relativas as tarefas ocorridas, com todas as identificações de falhas e defeitos, componentes ou tarefa onde ocorreu a falha, causas e causa raiz da falha, ações tomadas e ações a tomar. Todas com identificação através de códigos padronizados em campos específicos do formulário de OS.

Se houve um erro ou falha que não foi resolvida na OS de origem deve ser aberta uma OS de correção ou não-conformidade com todas as ações e seus controle. Assim não fica pendente nenhuma ação proativa para minimizar e principalmente evitar a ocorrência das causas que originam as falhas.

De acordo com essas avaliações podemos determinar se estão ocorrendo as falhas previstas e com que taxa de ocorrência das falhas (probabilidade). Isso é facilitado com a adoção dos mesmos códigos utilizados na Planilha de Análise de Falhas (FMECA) e no Software de Gestão de Serviços.

Assim através de relatórios periódicos dessas ocorrências podemos redefinir os planos sistemáticos de tarefas a serem implantados ou revisados, com as ações para minimizar ou eliminar realmente as falhas.
Esse processo deve ser repetido continuamente de forma cíclica com análise das falhas e com a revisão das ações.

Todos esses procedimentos podem ser adotados com relação a defeitos.

Conclusão
Através de metodologia padronizada e organizada podemos prevenir várias ocorrências danosas, desde que sejam seguidas todas as recomendações. Também não adianta elaborar um plano bonito e não realizar análises.

A WRC Engenharia fornece gratuitamente para uma única estação e banco de dados o Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS) que possui todas as ferramentas para análise e correção de falhas e defeitos em qualquer tipo de serviço e realização de tarefas. Incluindo as Planilhas FMECA (ativos) e SFMECA (serviços).

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de reduzir ou minimizar as ocorrências anormais, falhas e defeitos.

Se tiverem alguma dúvida me contatem e vejam os artigos escritos em
www.espaco-manutencao.blogspot.com ou www.brartigos.com.br procure pelo meu nome William Dantas como autor. Ou ainda, veja em Notícias no site www.wrcengenharia.com.br na Opção Notícias.

Atenciosamente,

William Dantas - Diretor (21) 8104 1906

WRC Engenharia (21) 3271 9659 www.wrcengenharia.com.br
Skype: williamdantas1 @wrcengenharia

Empresa Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção e Serviços, Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Facilities.

Artigo 026: Artifícios para planejar melhor as Prestações de Serviços e Manutenção

Introdução

O Planejamento e Programação de serviços ficam muito dificultados se não utilizarmos recursos facilitadores para essas atividades. Sejam serviços periódicos e sistemáticos ou serviços não periódicos ou não sistemáticos.

Normalmente existem diversos serviços variados para serem primeiramente planejados, ou seja, com previsão de serem realizados numa semana do ano e depois uma mesma quantidade a ser programada com data efetiva de execução e recursos disponíveis.

Se não dividirmos em determinadas condições, situações, responsáveis, prioridade, criticidade do serviço, recursos etc. não conseguiremos organizar o planejamento e programação.
Dessa forma vamos ensinar com usar recursos de planejamento e programação para facilitar esse serviço.

O que são serviços sistemáticos e não sistemáticos
Serviços sistemáticos são aqueles que são realizados sistematicamente ou periodicamente, a intervalos fixos ou variáveis.

As manutenções sistemáticas são do seguinte tipo:

• As manutenções preventivas (visando a prevenir quanto a ocorrência de falhas);
• As manutenções preditivas, através de métodos e parâmetros para predizer quando vão ocorrer as falhas;
• As manutenções de rotina como a lubrificação, inspeções de rotina, etc.;
• As manutenções sensitivas que utilizam os sentidos (olfato, visão, audição e tato);

As manutenções não sistemáticas são os seguintes tipos:
• Manutenção corretiva;
• Melhorias de Manutenção etc.

Da mesma forma que nas manutenções temos serviços sistemáticos e não sistemáticos na realização normal de serviços que não sejam de manutenção, como:
Vendas, assistência técnica diversa, prestação de serviços diversos, seja de escritórios, de indústria, etc. Ou seja, qualquer serviço que possa existir uma Ordem de Serviço (OS) como centralizadora de planejamento e controle. Nesses casos os serviços sistemáticos podem ser planejados e controlados de acordo com as necessidades periódicas, alerta de realização de diversos trabalhos etc.

Visão da Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) serve para total planejamento e controle dos serviços com apropriação de todos os recursos necessários e recursos utilizados no serviço.
A OS deve ser emitida para qualquer compromisso, serviço, providência etc.
Se os compromissos são periódicos e rotineiros podem ser geradas OS´s sistemáticas através de Instruções de Trabalho (IT´s) elaboradas, detalhando as tarefas, procedimentos, recursos necessários etc.

Situações e impedimentos de realização de serviços
Os serviços podem estar planejados, programados ou não em razão de impedimentos para sua execução, como falta de recursos, materiais, contratações de terceiros, mão-de-obra etc.

Nesse caso podemos classificar as OS´s, através de “marcas” identificadas nas OS´s de acordo com codificações pré-estabelecidas.

Assim podemos classificar as OS´s com os seguintes tipos de “marcas” e depois filtrar de acordo com essas marcas definidas, além de outros atributos e campos, como setor executante do serviço, centro de custo do local de execução do serviço, posição operacional, localização operacional, encarregado, solicitante etc.

Alguns exemplos que podemos utilizar:
• Prioridade: o quanto é mais urgente um determinado serviço;
• Tipo de serviço: A que tipo de serviço se refere a OS, uma correção, um compromisso, uma obra, uma manutenção preventiva etc. Dessa forma podemos segmentar os serviços e trabalhar com um universo de OS´s para facilitar o planejamento, programação, controle de pendência,;
• Situação: Em que “status” se encontra a OS para identificar as OS´s que requerem maior atenção, verificação de pendência etc.;
• Criticidade dos ativos: Essa característica e atributo do ativo podem ser usados para também identificar os serviços que requerem mais controle;
• Chave de seleção para listagens, relatórios, programação etc.: Marcas para facilitar a filtragem e obter soluções mais rápidas para ajudar no planejamento e controle dos serviços.

A grande solução e artifício para planejamento, programação e execução.
A solução e artifício para facilitar o planejamento (estimativa de execução), programação (definição exata da execução) e emissão (OS preparada párea a execução) passa pela composição de filtragem das diversas ”marcas” indicadas acima e colocadas em cada OS.

Assim podemos usar as seguintes codificações das marcas:

Prioridade, classificando em:
• Normal – serviços que podem ser deixados para execução após todos os outros mais importantes serem programados para execução;

• Urgente – tem prioridade sobre os serviços com solicitação normal, de acordo com outras “marcas”;

• Emergência ou imediato – São executados na frente dos urgentes ou normais.

Tipo de serviço:
• RA - Compromisso: Rotina administrativa a ser seguida;
• MC - Manutenção corretiva;
• MP - Manutenção Preventiva;
• NC - Não-conformidade;
• OU - Outros;
• EP - Elaboração de proposta;
• M – Melhorias e Modificações;
• GI – Gestão Integrada;
• SV – Serviço vendido

Situação ou “status” do serviço:
• 00 - Em execução;
• 01 – Programado para execução, com certeza de execução, para uma semana do ano, dia data e/ou hora;
• 02 – A programar – o serviço já está planejado ou não e precisa ser definida com exatidão quando estará programado para execução. Nesse momento já não existem dúvidas que será executado.
• 03 – Depende de materiais parta executar;
• 04 – Depende de contratações;
• 05 – Depende de aprovação ou liberação de quem solicitou
• 06 - Depende de outros fatores que serão detalhados.

Chave de seleção:

Esse é o artifício mais importante para facilitação dos trabalhos de planejamento, controle, acompanhamento etc.

Podemos separar em alguns 3 grupos e criar codificações para cada um dos grupos:

Grupo 1: Características de Planejamento e Programação
Que se referem, por exemplo, a determinadas condições e características dos ativos, como por exemplo:
• PG = O serviço só pode ser feito na Parada Geral da Planta;
• NOIT = Só pode ser à noite;
• FS = Só pode ser feito no final de semana.

Grupo 2: Implica em alguma providencia, como emissão de relatórios, melhor controle etc.
Exemplos:
• QUAL = Crítico para o Sistema da Qualidade;
• SEG = Crítico para a segurança ou que envolve atenção maior na segurança da execução do serviço;
• REL = Emissão de relatórios no final de determinado período;
• AUDI = Auditoria Interna.

Grupo 3: Outras características diversas que até podem não ser
Exemplos:
• AP = Atraso no pagamento de cliente;
• T = Treinamento.

É bom lembrar que essas chaves podem ser criadas de acordo com as necessidades do planejador ou programador.

Conclusão

Com essas formas de identificação e marcação das OS`s podemos ter o trabalho de planejamento, programação, execução, relatórios, indicadores etc., bastante facilitado com adoção desses filtros.

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.

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Artigo 025 – Dimensionamento de Equipes de Prestação de Serviços Introdução

Artigo 025 – Dimensionamento de Equipes de Prestação de Serviços
Introdução

É sempre uma dificuldade determinar a quantidade de pessoas de equipes de realização de serviços. Alguns até dizem que não existem fórmulas mágicas. É verdade. Mas existem alguns artifícios e soluções que podem facilitar essa necessidade.

Metodologia
O dimensionamento de equipes de manutenção deve ser feito dividindo-se os recursos de mão-de-obra requeridos em diversas situações e tipos de manutenção por especialidade. Vejam os passos a seguir:

1. Primeiramente verifique todos os homens-horas necessários para os Planos de Manutenção Sistemáticos (preventiva. preditiva, rotinas etc.). Isso se faz através do software de gerenciamento de manutenção ou mesmos planilhas, com homens-horas previstos por OS a ser gerada, por especialidade e considerando a periodicidade. Anualize e divida pelo (homem-hora mensal x 12 meses).

O resultado será o número de homens necessários em média por especialidade somente para as manutenções sistemáticas. Ainda pode fazer essa análise por tipo efetivo de manutenção e especialidade, como preventiva, preditiva etc.;

2. Para as manutenções não sistemáticas (corretivas, melhorias etc.) deve analisar por tipo de serviço (corretivas, obras etc.). Nesse caso podem acontecer duas situações. Você está começando e não existem OS´s pendentes. Explicaremos no final.

E já existem OS´s pendentes desses tipos por especialidade e com homens-horas estimados para cada OS.

Não deve esquecer-se de expurgar OS´s de situações que só requerem mão-de-obra em situações específicas, como por exemplo Paradas Gerais de Unidades que só vão ocorrer no final do ano, como exemplo.

Determinada a quantidade de OS´s e com os homens-horas realmente pendentes (homem-hora previstos em cada OS menos os homens-horas já realizados). Não se esqueça de verificar se existem OS´s pendentes com homens-horas reais maiores do que os previstos. Se estão realmente pendentes devem ser corrigidos os homens-horas previstos, acrescendo aos homens-horas pendentes os homens-horas reais mais o que ainda falta realizar para concluir as OS´s.

A melhor forma que conheço para estimar a equipe é utilizar o indicador de “Backlog” de forma reversa. O que é isso?

Calcule o “Backlog” normal em semanas por especialidade através da divisão dos homens-horas pendentes (previstos menos reais) por OS e por especialidade e divide pela equipe que possui por especialidade convertida em homens-horas disponíveis por semana. O resultado será o número de semanas que cada especialidade requer para concluir todas as OS´s pendentes sem a entrada de nenhuma nova OS.

É conveniente realizar esse cálculo em pelo menos 2 meses para verificar a tendência. O ideal seriam 3 meses ou um pouco mais.

Se os valores indicarem números crescentes de “Backlog”. Por exemplo, no primeiro mês 5 semanas, depois no segundo mês 7 semanas significa que a equipe está insuficiente ou improdutiva. Tem ainda que verificar se existe improdutividade alta. Veja meu artigo na Internet com o título sobre o Método de Medição de Improdutividade baseada em observações instantâneas das equipes. Foi escrito na Revista Manutenção y Qualidade (MyQ).

Se com análise de “Backlog”, mesmo constante existe aumento de falhas que estão causando indisponibilidade excessiva de ativos devido a manutenção e outros indicadores comprovarem que o atendimento de OS´s não é satisfatório.

Calcule o “Backlog” reverso. Parta do número de semanas que quer atingir (meta do indicador de “Backlog”) e através dos homens-horas pendentes das OS´s, como explicado acima, calcule o número de homens necessários para concluir todas as OS`s produzindo o número de semanas que você deseja na meta do indicador.

A fórmula reversa é a seguinte:

Número de homens por equipe = homens-horas pendentes/(“Backlog” meta x 40 horas/semana e por homem)

Nota: 40 horas/semana por homem, se trabalhar 44 horas por semana. Deve descontar as improdutividades naturais e outras das equipes. Por exemplo, se trabalhar 40 horas semanais utilize 36 horas por home efetivamente disponíveis por semanas. Um boa forma é utilizar as horas produtivas obtidas na análise de improdutividade.
Esses cálculos podem ser calculados diretamente pelo software de gerenciamento de manutenção de maneira bem simples.
Nota: Não esqueça de considerar outras situações, como cobre férias, faltas, absenteísmo etc. para determinar a equipe efetiva.

Conclusão
Pode não ser uma fórmula mágica, mas se bem usada essa ferramenta poderá ajudar bastante.

A única observação importante que deve ser aplicada é a mais correta possível determinação das estimativas de homens-hora dos serviços, inclusive quando os homens-horas reais apropriados superam os homens-horas estimados e previstos para uma OS. Isso deve ser evitado e corrigido a estimativa de homens-horas previstos.

A solução também não pode ser aplicada sozinha. Devem ser analisados simultaneamente vários indicadores em conjunto.

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.

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Vagas GRATUITAS no Treinamento de Gestão de Orçamento e Custos - Rio de Janeiro

Prezados estamos disponibilizando 3 vagas para os participantes do Espaço Empresarial no Curso GRATUITO sobre Gestão de Orçamentos e Custos a ser realizado em 28/07/2011 (próxima quinta-feira) das 8 às 18h no Centro de Teinamento do Espaço Empresarial no Rio de Janeiro.

As 3 primeiras reservas serão confirmadas através de e-mail informando o nome completo, empresa a que pertence ou não, endereço de e-mail e telefone para dantas@wrcengenharia.com.br

Para ver o Programa do Curso veja em http://www.wrcengenharia.com.br/noticias.asp#513

sds William Dantas (21) 8104 1906 (21) 3271 9659

Debate através de Blogagem Coletiva sobre Prestação de Serviços e Manutenção no Brasil

Prezados colegas iniciamos ontem (04/07/2011) a primeira semana de Prestação de Serviços e Manutenção no Espaço Empresarial.

Apresentamos alguns artigos sobre o assunto para discussões através do email do Espaço Empresarial.

Hoje vamos discutir sobre a situação atual da Manutenção e Prestação de Serviços no Brasil.
Abaixo um texto para iniciar os debates que poderão ser feitos através dos comentários nesse artigo (veja no final dessa postagem) ou através de e-mails com o retorno/resposta desse e-mail e os demais para toda a nossa comunidade do Espaço Empresarial e convidados.

Sobre Manutenção:
Conforme dados obtidos no site da Abraman - Associação Brasileira de Manutenção (www.abraman.org.br) no seu Documento Nacional, podemos observar que a Manutenção no Brasil está cada vez mais sendo terceirizada.

Pergunta para debate:
O que vocês acham disso?

Sobre Prestação de Serviços em Geral:
A questão acima está fazendo com que mais empresas se especializam nesses serviços de terceirização.

Mas para atender os clientes é preciso ter qualidade na Prestação de Serviço, que inclui, cumprimento de prazos de atendimento e soluções, qualidade no serviço realizado, satisfação do cliente, retorno de investimento/lucro, compromisso com a segurança e legislação vigente.

Pergunta para debate:
Como você acha que isso pode ser conseguido pelas prestadoras de serviço?

Semana de Prestação de Serviço e Manutenção

Pessoal, conforme já informado anteriormente iniciaremos os debates, foruns, palestras etc. no Espaço Empresarial de 04/07/11 à 08/07/11, começando pelo Assunto Manutenção e Prestação de Serviços.

Para quem não pertence ao Forum do Espaço Empresarial inscreva-se através do e-mail espacoempresarial-subscribe@yahoogrupos.com.br
William Dantas - Coordenador do blog Espaço Manutenção e Prestação de Serviços

Agenda da semana:
Segunda - 04/07/11

•  10h as 11h - Início com Apresentação de Painel sobre a Manutenção e Prestação de Serviços no Brasil a ser divulgado no Blog www.espaco-manutencao.blogspot.com
• 14h às 17h - Leitura de Artigos sobre Prestação de Serviços e Manutenção

Terça - 05/07/11

• 10h às 11h - Blogagem Coletiva sobre as necessidades dos Prestadores de Serviço no Brasil;
• 14h às 16h - Leitura e debate de Artigos sobre Prestação de Serviços e Manutenção

Quarta-feira - 06/07/11

• 10 às 11h - Debate sobre a manutenção e engenharia de manutenção;
• 16h às 17 h - Apresentação de Palestra de uso do SGS para Planejamento de Prestação de Serviços com o uso do Software SGS

Quinta-feira - 07/07/11

• 10 às 11h - Leitura e debate de artigos sobre manutenção;
• 16h às 17 h - Dispnibilidade para responder perguntas sobre as difiuldades prestação de serviços e manutenção.

Sexta-feira - 08/07/11

• 10 às 11h - Apresentação de um caso específico de prestação de serviço com seus erros e soluções;
• 16h às 17 h - Encerramento com forum sobre os itens debatidos na semana, sorteio de brindes para os participantes e despedida

Aguardo vocês, através do blog Espaço Empresarial ou Espaço Manutenção e Prestação de Serviços. PARTICIPEM!!!!

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