Artigo 035 -  Controle de Orçamentos - Receita x Despesas x Lucro/Prejuízo na Prestação de Serviços

Introdução

Na atualidade uma empresa, uma pessoa jurídica, uma pessoa física obrigatoriamente tem que controlar seus custos, suas receitas e tudo aquilo que permite que exista lucro.

No caso de um prestador de serviço, pessoa jurídica ou pessoa física, então deve ter o mais rígido controle de lucro, pois é isso que uma empresa ou pessoa física precisa. Havendo a menor indicação de tendência de prejuízo devem ser tomadas providências urgentes para corrigir o rumo.

Definições

Receitas São recursos obtidos em função da consecução de um determinado fim (produtos e serviços), que se espera que traga um benefício atual ou futuro para a organização; 

Custos: São recursos sacrificados ou renunciados,necessários à consecução de um determinado fim (produtos e serviços), que se espera que tragam um benefício atual ou futuro para a organização; 

 

Gestão: [Do lat. gestione.] S. f.  Ato de gerir; gerência,administração. Aurélio Buarque de Hollanda (dicionário).

Objeto de Lucro: É qualquer item para o qual se deseja obter uma mensuração ($)  separada de custos, receitas e lucro;

Exemplo: Produto, serviço/OS, cliente, departamento, processo,  atividade, gerência, etc.

Centro de Resultado e Lucro: Centro de responsabilidade de despesas, custos, receitas e lucros que são administrados pelos seus usuários e que identificam o objeto de custo onde serão apurados e controladas as receitas, custos e consequentemente os lucros

Contas Orçamentárias: Discriminação do tipo de receita ou despesa de forma hierárquica que tem grande

importância para o Controle Orçamentário de Custos e Receitas; 

Nessas contas serão realizadas as estimativas básicas que serão comparadas com os valores reais no Relatório Comparativo de Orçado x Realizado (Previsto x Real).

Planejamento: É a formulação detalhada de ação para realizar um fim em particular; 

Para tanto é preciso estabelecer objetivos e identificar métodos para alcançá-los..

Controle: É o processo de estabelecer padrões, receber“feedback” sobre o desempenho real e tomar as medidas e ações corretivas quando houver o sinal dos menores desvios; 

Significa assegurar-se que os planos (planejamento) estão sendo realizados.

Tomada de decisão:  É o processo de escolher entre alternativas igualmente válidas e competitivas entre si;

Tal processo dependerá da informação acurada, relevante e oportuna, fornecida pelo Sistema de informações contábeis gerenciais.

Receitas e Despesas Diretas Variáveis

Representam as Receitas e Despesas para determinada atividade específica. Para o caso de Empresas Prestadoras de Serviços, são os valores que devem ser apropriados diretamente aos serviços/contratos com clientes;

São valores que se alteram quando o volume de atividades se altera, dentro de um intervalo relevante.

Despesas Fixas

Representam os valores de despesas que a empresa possui para realizar suas atividades administrativas, mesmo que não exista nenhuma despesa variável para os serviços prestados;

São despesas que normalmente não se alteram quando o volume de atividade se altera, dentro de um intervalo relevante.

Elementos formadores de Despesas de uma atividade (OS):

                                       Mão-de-Obra direta para uma OS;

Despesas diretas            Materiais de uso direto ou específico de uma OS;

                                      

                                       Serviços Contratados diretos ou específicos de uma OS.

                                       Mão-de-Obra indireta de outras OS`s gerais da empresa

Despesas indiretas         Materiais de uso indireto de outras OS`s gerais da empresa

                                      

                                       Serviços Contratados indiretos de outras OS`s gerais da

                                       empresa

Direcionador de Despesas:

Qualquer fator que altera as despesas globais de uma atividade;

Significa dizer que uma mudança no direcionador de despesas acarretará uma alteração das despesas totais de um objeto de custo;

Exemplo: Nº de técnicos alocados em determinada OS.

Direcionador de Despesas:

Qualquer fator que altera as despesas globais de uma atividade;

Significa dizer que uma mudança no direcionador de despesas acarretará uma alteração das despesas totais de um objeto de custo;

Exemplo: Nº de técnicos alocados em determinada OS.

Métodos de custeio (acumulação)

O método aplicado vai depender das peculiaridades da atividade e da visão gerencial da organização;

• Custeio por absorção;
• Custeio variável;
• Custeio ABC (custos → atividades →produto/serviço).

ABC (activity based costing)

•         Excelente para fins gerenciais e estratégicos;

•         Maior benefício: Custos mais precisos (distorção provocada pelo rateio dos CIF´s  é atenuada);

•         Maior dificuldade: Determinação do direcionador de custos.

Como planejar o orçamento

Em geral o planejamento de orçamento começa muito antes de preparar o orçamento;

Os orçamentos anuais, quando a empresa utiliza o calendário de orçamento de janeiro à Dezembro, o início do orçamento deve começar em setembro ou outubro do ano anterior ao período de competência do orçamento anual.

Consideram-se sempre as seguintes situações para preparar um orçamento:

–        Informações históricas de conhecimento da equipe do que se costuma ter de custos. Logicamente isso serve apenas como referência de itens que normalmente sempre são considerados. Nesse capítulo estão normalmente os custos fixos. Aqueles que existem independentemente da venda e dos custos variáveis;

–        É lógico que deve sempre considerar os reajustes de contratos, o aumento de preços etc. Assim como, as possíveis reduções de orçamento para adequação aos valores estratégicos da empresa;

Sobre a periodicidade do orçamento:

Normalmente o Orçamento e Controle é estabelecido para 1 ano, com previsões mensais. Mas é preciso que se tenha um planejamento não detalhado, mas. abrangente dos próximos 5 ou 3 anos no mínimo;

Dessa forma as expectativas de investimentos e taxas de retorno (“pay back”) podem ser definidas;

Se considerarmos somente 1 ano para orçamento Fica difícil determinar essas taxas de retorno, pois Alguns investimentos possuem mais de 2 a 3 anos de

Retorno.

Sobre a revisão do orçamento anual e plurianual.

Dependendo do tipo de negócio da empresa as revisões podem ser 2 vezes por ano, 3 e até 4 vezes por ano;

Não é recomendado revisar em períodos mais curtos, pois deixa de existir o real planejamento antecipado e as revisões parecerão meras atualizações de informação;

Recomenda-se, em média, adotar revisões a cada 4 meses (ou seja, 3 revisões por ano).

Para o Orçamento Plurianual deve-se sempre revisar anualmente, junto com o orçamento anual, acrescentando-se sempre mais um ano ao orçamento plurianual e revisando os anos constantes do orçamento;

É importante verificar se há “quebra do negócio” com essas revisões.

Controle Gerencial

É o processo pelo qual os executivos de uma organização influenciam os outros membros para que  obedeçam  às estratégias adotadas.

 

Diferenças básicas entre os diversos tipos de Orçamento:

Orçamento Financeiro:

É o orçamento que se baseia nas datas de  pagamentos dos eventos;

Orçamento Contábil:

É o orçamento que se baseia  principalmente nas datas de emissão de notas fiscais de fornecedores e emissão de Notas Fiscais de clientes. Considera as contas contábeis.

Orçamento Gerencial:

É o orçamento que se baseia nos períodos de execução das diversas etapas dos serviços;

Assim o custo de pessoal pela data exata de apropriação nos respectivos serviços;

Os materiais pela sua data de recebimento e utilização no campo,  no caso de compra;

As datas de movimentação do almoxarifado e da apropriação real dos contratos de prestação de serviços com terceiros;

Assim como, as datas respectivas de receitas com a mesmas datas de realização das despesas;

Os períodos de competência do orçamento e custos devem ser sempre os mesmos tanto para as receitas como para as despesas;

Dessa forma estará comparando “laranja com laranja” e não

“laranja com banana”.

Contas Orçamentárias

Se dividem em:

•         Contas Orçamentárias Principais ou Contas Principais;

•         Contas orçamentárias detalhadas ou simplesmente Contas Orçamentárias.

Contas Orçamentárias principais:

São aquelas de um nível hierárquico superior as Contas.

Orçamentárias e de importância para o Controle Orçamentário de Custos;

Nessas contas serão realizadas as estimativas básicas que serão comparadas com os valores reais em  Relatório Comparativo de Orçado x Realizado (Previsto x Real).

Podemos observar que na visualização  da listagem anterior estão bem representados os  3 níveis de contas Orçamentárias.

•         O Primeiro Nível indica de uma forma geral a Conta Principal1 que é o nível mais alto, para organização, apesar de não ser um nível de controle;

• O Segundo Nível - Conta Principal é o resumo das contas orçamentárias detalhadas e é o principal nível de controle de orçamento;
• Na opção Orçamento, em Recursos do Menu Principal será cadastrado o orçamento por centro de custo, mês e conta principal;

• O Terceiro Nível (Contas Orçamentárias) é o nível de apropriação de despesas e receitas, que somadas para cada conta componente da conta Principal formarão os dados reais de custos e receitas para cada período de apropriação;

Em Relatórios Gerenciais de Orçamentos e Custos, Orçado x Realizado sairão os Orçamentos previstos para o Mês e Acumulado até o Mês, comparando com as Despesas e Receitas realizadas nos mesmo períodos.

Quando a empresa utiliza Receitas e Despesas, aparecerão o Resultado Líquido Previsto (Lucro ou Prejuízo Previsto) e Resultado Líquido Real (Lucro ou Prejuízo Real). Veremos mais detalhes sobre esse relatório.

No Orçamento não deve esquecer os contratos,  de despesas com receitas, já estabelecidos e que se estenderão para o próximo orçamento.

Depois detalhe os novos contratos, as novas despesas previstas e principalmente crie Centro de Custos e Receitas, assim como contas orçamentárias de Receitas e Despesas, previstas para as novas vendas e novos contratos, quando se tratar de Empresa Prestadora de Serviço.

Para detalhes e telas de cadastro de todos os itens mencionado participem do treinamento sobre Gestão de Orçamento e Resultados de Empresas Prestadoras de Serviço.

William Dantas - Diretor  TIM: (21) 8104 1906  VIVO: (21) 7152 0511

SGServ - Sistema de Gestão de Serviços        www.sgserv.com.br
Skype: williamdantas1                           @sgserv

Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços, Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Gestão de Prestação de Serviços