Artigo 031 – Padronização da Descrição de Materiais (PDM)

Introdução:

Para administrar bem  materiais é preciso que eles estejam bem identificados, bem especificados e corretamente bem associados as suas necessidades, sem equívocos.

Para isso é preciso que exista uma metodologia que objetive simplificar e organizar todos os processos de administração de materiais. Dessa forma a administração de materiais deve definir formalmente um padrão, através do quais todos os materiais devem ser identificados e descritos de maneira precisa, com uma caracterização que siga padrões e critérios que evitem duplicação de materiais pela falta de uniformidade. 

Benefícios de um bom Projeto de PDM:
A árvore do Projeto de PDM será o resultado do processo de agrupamento dos diversos itens (UMs) com base em critérios de similaridade, considerando-se as características técnicas mais relevantes daquele grupo. Isso trás uma série de benefícios para a empresa,

Metodologia

A implementação se inicia pela elaboração de um procedimento que estabelece a metodologia e ferramentas que facilitam a identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca de todos os materiais armazenados e controlados contabilmente em uma empresa ou cadeia de abastecimento, de forma padronizada, isto é, precisa, unificada e uniformizada. Resumidamente o PDM é um protocolo de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades:

·        Precisão na identificação dos materiais em toda a cadeia de abastecimento;

·        Organizar as informações cadastrais, documentação etc.;

·        Minimizar erros operacionais, não-conformidades e devoluções;

·        Conter custos operacionais;

·        Sanear o capital de giro imobilizado nas empresas;

·        Agilizar os processos de compras, armazenagem e atendimento;

·        Viabilizar sistemas de resposta rápida;

·        Melhorar a acurácia das informações;

·        Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento;

·        Unificar sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento;

·        Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques;

·        Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos.

Em síntese os principais elementos dessa sistemática envolvem um procedimento, um modelo de taxonomia, as estruturas PDM, os procedimentos e softwares de apoio, que veremos agora.

Procedimento de PDM:

Define as políticas e regras relacionadas à manutenção do cadastro de materiais em uma empresa ou cadeia de abastecimento. Este procedimento esclarece os termos, nivelando o conhecimento entre os envolvidos, e relaciona todos os aspectos relevantes da catalogação, tais como centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, processos para controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais.

Em termos da identificação, o princípio mais importante que costumamos destacar é que “a finalidade do código é identificar, e não catalogar”, pois temos constatado que o equívoco mais usual é codificar os materiais por aplicação, no entanto aprendemos que “diferentes aplicações não determinam diferentes códigos”. Enfim, para identificar corretamente, o código deve possuir os seguintes princípios e atributos:

·        Unicidade: (Apenas um código para cada unidade de material ou unidades distintas mantidas em estoque);

·        Simplicidade: Deve ser fácil de compreender e utilizar por todos;

·        Operacionalidade: Deve ser prático e robusto;

·        Versatilidade: Deve prever suas diversas aplicações;

·        Estabilidade: Deve ser praticamente perene ou durar quase para sempre, imune as alterações;

·        Confiabilidade: Deve assegurar a identificação esperada.

·        Formato: Deve ser estruturado, de preferência com uma numeração seqüencial automatizada definida pelo software;

·        Conciso: Deve ser sucinto e objetivo;

·        Expansividade: Deve suportar o crescimento das empresas usuárias;

Em termos da descrição, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de redação, tamanho máximo das descrições, abreviações, separadores, caracteres vetados, bem como um formato padronizado e processo de validação.

Procedimentos:

Os procedimentos são definidos para orientar os processos de inclusão, alteração e exclusão de registros no cadastro central. Também são necessários procedimentos para manutenção das estruturas PDM, bem como para requisitar o cadastramento de novos materiais, a sincronização de dados e o saneamento de itens similares.

Padrão Descritivo de Materiais (PDM)

O projeto de Padrão Descritivo de Material (PDM) é basicamente uma estrutura em árvore que identifica e classifica de forma organizada e padronizada cada de item do estoque de materiais, insumos e produtos, através da sua codificação e descrição.

Considera a Taxonomia: Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.

“Taxonomia (do grego τασσεῖν ou tassein = "para classificar" e νόμος ou nomos = lei, ciência, administrar) foi a ciência de classificar organismos vivos (alfa taxonomia). Mais tarde a palavra foi aplicada em um sentido mais abrangente, podendo aplicar-se a uma das duas: classificação de coisas ou aos princípios subjacentes da classificação. Quase tudo - objectos animados, inanimados, lugares e eventos - pode ser classificado de acordo com algum esquema taxonômico. ^[1]”

A estrutura do PDM é baseada numa relação de características obrigatórias, necessárias e suficientes para descrever um item (UM = Unidade de Material) ou um grupo de itens, o que inclui:

·        O código de identificação do item: deve ser único para cada UM, simples de entender e utilizar, ter formato estruturado e objetivo, suportar o crescimento da empresa, ser prático, e assegurar a identificação do item.

·        A descrição do item: normalizar seu conteúdo, estabelecer regras de redação, tamanho máximo das descrições (texto logo e texto curto), abreviações, separadores, caracteres vetados, e um formato padronizado. Exige um processo de validação para novas entradas e/ou alterações de registros.

·        As características técnicas: Devem ser incluídas as obrigatórias para definir cada unidade de item, e as características complementares que associam informações administrativas relevantes sobre seu uso e aplicação.

·        Taxonomia: por exigência legal, deve ser incluída a correspondente Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);

Exemplo de Tabela de Produtos NCM:

29041011         ACIDO METANOSSULFONICO kg

29310051         ACIDO METILARSINICO E SEUS SAIS kg

29189092         ACIDO METILCLOROFENOXIACETICO,SEUS SAIS E

                         ESTERES kg

29173919         ACIDO M-FTALICO E SEUS SAIS kg

29159031         ACIDO MIRISTICO kg

29154010         ACIDO MONOCLOROACETICO kg

38242010         ACIDO NAFTENICO E SEUS ESTERES kg

29339092         ACIDO NALIDIXICO kg

29362951         ACIDO NICOTINICO,NAO MISTURADO kg

29333913         ACIDO NIFLUMICO

·        Opcional Classificação UNSPSC (United Nations Standard Products and Services Code): padrão internacional de taxonomia que Classifica os itens dentro de ramificações, seguindo uma hierarquia de importância numa árvore baseada na natureza dos materiais, muito usado por multinacionais e exportadores.

Serviço de Saneamento do Cadastro:

A análise de um lote de registros da base cadastral de materiais é uma tarefa realizada essencialmente de forma procedimento por uma equipe técnica especializada de consultores.

Como se trata de uma tarefa batch, o tempo necessário para a realização das atividades dependerá do tamanho do lote de itens, do tamanho da equipe envolvida nas análises manuais, da qualidade dos registros existentes, e pelo escopo de serviços, que inclui basicamente:

·        Revisão de cada material em relação a seu código interno, sua descrição, e respectivo código NCM – código completo oito posições;

·        Revisão/estruturação do padrão descritivo (texto curto e texto longo);

·        Revisão das unidades de medida dos itens;

·        Identificar e eliminar itens em duplicidade: mais de um código para a mesma descrição e/ou mais de uma descrição para o mesmo código;

·        Identificar itens similares, e unificá-los sob um código NCM;

·        Revisar a Classificação Fiscal para os códigos NCM existentes;

·        Pesquisar informações técnicas faltantes em documento de fabricantes;

·        Opcionais: tradução de descritivo em inglês/espanhol e classificação.

Classificação Fiscal do item e inclusão do NCM:

Quando houver dúvida sobre o correto enquadramento do NCM para determinado item, deve ser indicado sempre que for aplicável um NCM mais conservador em termos de alíquotas de impostos.

Isto permite operações comerciais (emissão de NF-e) sem o risco de rejeição por uso de NCM inválido, eliminando também o risco fiscal inerente ao uso de item com alíquotas de impostos a menor.

Manutenção de Cadastro de novos itens, e o controle total:

Após a atividade de saneamento da base cadastral, o projeto deve prever uma fase de controle total, em que o cadastro deverá ser mantido saneado durante o processo de consultas sobre novos itens ou itens existentes, e solicitações de entrada de novos registros.

Este processo também garante a manutenção de alterações nos registros, por exemplo, nos casos de reclassificação fiscal para certo NCM.

Estrutura PDM:

Entende-se por estrutura PDM a relação de características técnicas obrigatórias e complementares necessárias e suficientes para descrever precisamente as unidades de materiais de um grupo de materiais. Ao definirmos uma estrutura PDM identificamos os campos requeridos e, quando aplicável, as regras de validação dos dados contidos nestes campos.

As características técnicas obrigatórias servem para especificar ou caracterizar uma UM. Adicionalmente, utilizamos as características complementares, que não distinguem uma UM das demais, mas que servem para associar informações administrativas relevantes. Por vezes, para organizar consistentemente a enorme quantidade de informações envolvidas se torna necessário implementar algum software especializado que gerencia estes procedimentos operacionais, no local onde estas informações são homologadas.

Taxonomia:
Para classificar o universo de materiais com que lida uma ou diversas empresas se faz necessário montar uma “árvore hierárquica de  PDM”. A arvore hierárquica do PDM é o resultado do processo de agrupamento de unidade de materiais baseado em critérios de similaridade, tais como a natureza intrínseca (características técnicas) mais relevantes daquele grupo. 

Relação de Famílias de Materiais

Alguns exemplos de famílias de materiais:

A - Materiais Físicos
- Mecânica
     1 - Máquinas e Equipamentos
           1.1 - Ferramentas
           1.2 – Equipamentos Industriais
           1.3 - Equipamentos de Movimentação
           1.4 - Equipamentos de Armazenagem
           1.5 - Veículos Rodoviários
     2 - Materiais
           2.1 - Metálicos
           2.2 – Materiais não-metálicos
           2.3 - Abrasivos
           2.4 - Elementos de Fixação
           2.5 - Materiais para Embalagem e acondicionamento
     3 - Energia
           3.1 - Geração de energia
           3.2 - Transmissão de energia
           3.3 - Sistemas de frenagem
     4 - Fluxo (cinemática)
           4.1 - Hidráulica
           4.2 - Pneumática
     5 - Refrigeração
     6 - Peças
           6.1 - Rolamentos
           6.2 - Mancais
           6.3 - Peças Automotivas
           6.4 - Peças específicas de fabricantes exclusivos
- Elétrica
     1 - Eletricidade e Eletro-técnica (alta tensão)
     2 - Eletrônica
- Ótica
- Civil
     1 - Insumos
     2 - Estruturas
     3 - Edificações
     4 - Sanitários
     5 - Vedação e calefação

- Tecnologia da Informação
   1- Telecomunicações
           1.1 - Telefonia
           1.2 - Redes
     2 - Harware
           2.1 - Computadores
           2.2 - Acessórios
     3 - Software
     4 - Instrumentação (controle de processo)
     5 - Elementos de sinalização
   6- Fotografia

B - Insumos
- Materiais Auxiliares
- Limpeza e Conservação
- Gêneros Alimentícios e Bebidas
- Higiene pessoal
- Material de Segurança
- Vestuário
- Sucata

C - Materiais Químicos
- Inorgânico
- Orgânico
- Combustíveis
- Lubrificantes
- Óleos
- Graxas e Cêras
- Tintas e Vernizes
- Adesivos
- Selantes
- Material para Laboratórios

D - Serviços
- Assessoria Jurídica
- Assessoria Contábil
- Assessoria Comércio Exterior
- Serviços Mercadológicos
- Serviços Administrativos e auxiliares
- Consultoria Técnica
- Tecnologia da Informação
- “Courier”
- “Procurement”
- Treinamento
- Logística (movimentação e armazenagem de materiais)
- “Utilities” ou “Facilities”
    1 - Limpeza
    2 - Segurança
    3 - Alimentação
    4 - Serviços de Manutenção
    5 - Infra-estrutura
- Projetos e Obras

E - Administrativo
- Livros e periódicos
- Materiais para escritório / expediente
- Material de promoção
- Mobiliário

F - Biológica
- Animal
- Vegetal
- Humana

   Alguns modelos de classificação mais populares são:

·        Classificação NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): Baseada no "Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias" para facilitar as transações entre Brasil, Argentina, Paraguai e Uruguai, estabelecendo tarifas comuns. No Brasil a NCM está conjugada com a tabela de incidência de impostos sobre produtos industrializados (IPI).

·        Classificação UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification): Classifica os itens dentro de ramificações,seguindo uma hierarquia de importância numa árvore baseada na natureza dos materiais.

Exemplo de PDM

Oleo Meropa 6000.

Óleo Lubrificante; Aplicação: Industrial; Base: Mineral/Aditivo; Classe API: Não Aplicável; Grau Sae: Não Aplicável; Grau De Viscosidade: ISO 460; Ponto De Fulgor: 246 Graus Celsius; Ponto De Fluidez: -15 Graus Celsius; Embalagem: Bombona com 20 litros; Fabricante: Texaco, Ref.: Meropa 460

Rolamento 6317-C3 modelo fixo, uma carreira esfera.

Rolamento Rígido Esferas; Carreiras: Uma carreira; Anel Interno: Convencional; Furo: Cilíndrico; Anel externo: Cilíndrico; Ranhura: Sem ranhura; Folga: C3; Gaiola: Aço; Vedação: Sem vedação; Blindagem: Sem blindagem; Defletor: Sem defletor; Tolerância: Normal; Diâmetro Interno: 85,00 mm; Diâmetro Externo: 180,00 mm; Largura:  41,00 mm; Referência: 6317/C3; Fabricante: SKF, Ref.: 6317/C3

Cabo Controle: Material: Cobre; Revestimento: Sem revestimento; Tempera: Mole; Encordoamento: Classe 5; Isolação: PVC; Identificação: Por números; Tipo Identificação: Seqüencial; Tensão De Isolação: 0,5/ 1,0 KV; Temperatura: 70 Graus Celsius; Cobertura: PVC/ST1; Cor: Preto; Blindagem: Fita Alumínio/Poliéster; Padrão: ABNT NBR 7289; Condutores: 04; Seção Nominal: 1,00 mm2; Fabricante: Poliron, Ref.: 101-CA-04-CL5-FR

Conclusão

O serviço de elaboração de um Plano de Descrição de Materiais requer muita metodologia, conhecimento e principalmente pesquisa e análise dos materiais que são utilizados na empresa.

Após bastante trabalho você e seus companheiros de toda a empresa poderão usufruir de diversas facilidades na especificação e uso da padronização de materiais.

William Dantas - Diretor  TIM: (21) 8104 1906  VIVO: (21) 7152 0511     william@sgserv.com.br

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Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
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