Artigo 037 - "Como Tratar com Qualidade os Chamados de Serviços de Qualquer Natureza"

Introdução

É muito comum os "chamados" de assistência técnica, de reparos de telefones, de conserto de eletro domésticos e outros tantos serviços que necessitamos nos trazerem bastantes problemas, "stress" e aborrecimento.

Às vezes ligamos para uma operadora de celular ou telefone fixo para solucionar um problema no telefone que não funciona ou não realiza uma função. Além de recebermos respostas "gerundianas" , tais como  "Estaremos respondendo em até 5 dias...  Isso tudo mesmo". "A equipe técnica não me passou detalhes sobre os problemas".

Descrevo então o que poderiam essas empresas Prestadoras de Serviço fazer para deixar seus clientes mais informados e resolver os problemas em menos tempo.

Conceito de informação no momento certo, da maneira certa e confiável

O que temos que considerar é que a quantidade de chamados e protocolos emitidos são  muito grandes para qualquer um desses Prestadores de Serviço. É só ver a numeração de protocolos de um dia para o outro. Isso requer além de um sistema poderoso, com capacidade para armazenar muita informação, sem falar na segurança e integridade de dados. Portanto, o primeiro passo acho que deve estar resolvido, pois as empresas de tamanho porte não teriam banco de dados não confiáveis.

Outra possível consideração é sobre o Software de Gestão dos Serviços, Chamados etc. Deve suportar um volume elevado, simultaneidade de dados de cadastro, facilidade operacional, rapidez de acesso, geração de informações e principalmente bem elaborado para permitir informações aos atendentes, aos programadores de serviços, aos supervisores de execução, aos profissionais de execução e aos gerentes em geral da Prestadora de Serviços.

Já ocorreu de um atendimento uma atendente não ter informações sobre a situação da solicitação. Se foi verificada a falha, o tipo de falha, a causa etc. E principalmente o prazo de conclusão. Sempre que você liga para obter uma informação criam um novo protocolo e cadastra tudo de novo informando que em até 5 dias seremos informados. Tudo novamente igual, esquecendo o que ocorreu anteriormente etc.etc.

Em suma, falta total de informação para o cliente. Talvez exista até falta de informação entre os profissionais da Prestadora de Serviços. Por deficiência do Software, por falta de organização, procedimentos e até falta de treinamento de pessoal. Principalmente dos atendentes.

O que fazer?

• Em primeiro lugar tem que checar todos os procedimentos lógicos desde os chamados até a sua finalização, pesquisa de satisfação do cliente e fechamento do serviço. Identificar todos os pontos falhos para análise posterior;
• Auditar todo o processo para checar se estão sendo cumpridos os procedimentos estabelecidos. Identificar todos os pontos falhos para análise posterior;
• Entrevistar todo o pessoal para confirmar capacidade, competência e atitude (CHA) para realização das tarefas. Idem de identificação e análise posterior;
• Checar todos os processos do software verificando se atende a todos os procedimentos estabelecidos;
• Checar se o pessoal conhece e está continuamente sendo treinado na operação do software;
• Realizar simulações de situações com o software e capacidade de realizar adequadamente todas as necessidades;
• Realizar análise de todos os itens  acima e apresentar um relatório para discussão sobre os itens apurados, com falhas ou não devidamente adequados para garantir qualidade do atendimento;
• Com base nessas avaliações e determinação de ações podem ser definidas correções diversas importantes;
• Em todo esse processo devem ser utilizadas as ferramentas possíveis do sistema da qualidade, como reunião tipo "brain storm", diagrama espinha de peixe, ferramenta SFMECA de análise de falhas, efeitos na prestação de serviços, diagrama de pareto etc. etc.
• Apos tudo isso a equipe de consultoria para melhoria deve se reunir e trabalhar arduamente na análise e determinação das efetivas ações proativas para corrigir e melhorar o processo.

Assim poderão resolver o problema de comunicação e informação de todos, principalmente aos clientes.

Sobre a questão de planejamento, programação dos serviços
O chamado ao dar entrada no sistema pela atendente deve automaticamente abrir uma Ordem de Serviço (OS) que será a base de controle do início ao fim do processo até as resposta da análise de satisfação do cliente. 

Essa OS tem que ter o registro de todas as datas possíveis e informações importantes:

• Identificação do cliente através do número do item;
• Data/hora de chamado;
• Data/hora de comunicado ao setor de planejamento de serviços;
• Prioridade de execução do serviço;
• Data/hora de programação de Início;
• Data/hora de previsão de término, obtida de acordo com a definição de prazo padrões de atendimento; 
• Previsão inicial de recursos (hh´s previstos).

O setor de programação deve trabalhar com todas  as informações e de acordo com os recursos disponíveis atualizar a programação do dia e dos próximos dias. Toda informação deve ser colocada no software, tais como o tipo de falha que ocorreu, ação que está sendo tomada e  principalmente a programação de início e previsão de término mais precisa visando a informação e retorno ao cliente. 

Nunca fazem isso! Assim você saberia com precisão a previsão mais correta da conclusão e solução de seu problema. E não aqueles "até 5 dias"! Isso seria um grande diferencial atualmente para o atendimento e principalmente qualidade de informações por parte da Prestadora de Serviços.

Observem que a atendente tem que ter mais informações do que lhe são apresentadas no software e o pessoal técnico deve informar cada passo. Inclusive o pessoal de atendimento de rua deve utilizar instrumentos de informação através de smartphones etc. Eles não poderão dizer mais que desconhecem os problemas técnicos.

Conclusão 
Realmente muita coisa precisa ser mudada na administração e organização de prestadores de serviço. Mas se você pensa que isso só se aplica as Prestadoras de Serviço tipo Operadoras de Telecomunicações está enganado. Isso se aplica a todos os tipos de Prestadores de Serviço. Pense sempre nisso e veja se você está atendendo adequadamente.

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Obrigado.

William Dantas  william@sgserv.com.br  (21) 8104 1906

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