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Como controlar os Custos com Contratos de Terceiros

Prezados, dando continuidade ao último Artigo sobre Tipos de Contratações em Prestação de Serviços, com ênfase em contratos de empreitada por Preço Unitário, apresentaremos agora uma metodologia para controlar os custos de serviços de terceiros, pelo lado de quem contrata e principalmente pelo lado de quem é contratado.

Introdução

Numa relação contratual entre duas pessoas jurídicas e/ou físicas há que existir a confiança, a ética, o respeito e principalmente o processo ganha – ganha. O contratante e a Contratada devem ganhar. Para isso devem existir controle e acompanhamento das receitas e das despesas, para que a contratada tenha o lucro esperado no orçamento que deu origem ao serviço. Ao mesmo tempo a contratante deve ter as despesas previstas na contratação, sem despesas inesperadas em função da redação mal feita do contrato, que permitem cobrança de serviços adicionais não previstos.

Não custa lembrar que a definição de controle é a capacidade de tomar providencias ao primeiro sintoma ou mesmo perspectivas de desvio dos valores orçados, permitindo não sair das previsões estabelecidas no orçamento.

Cadastro do Contrato no Software

Todos os contratos com Clientes e com Fornecedores devem ser cadastros no Módulo de Contratos existente no seu Software de Gerenciamento de Serviços. O cadastro deve ser feito de acordo com o tipo de contrato. Empreitada de preço global, empreitada de preço unitário e administração de mão-de-obra por homens-hora e/ou materiais por preços unitários etc. Lembrando sempre de cadastrar indicando a Conta Orçamentária nos diversos itens dos contratos. A definição do centro de custo se dará na Apropriação de Contratos para os respectivos serviços, que podem ser representados por Ordens de Serviço (OS´s).

Orçamento

O orçamento deve ser sempre detalhado, a nível de quantidades previstas na execução física do serviço ou projeto. Tanto a contratante, quanto à contratada devem ter seus orçamentos elaborados antes da efetivação da contratação. A contratante deve orçar o que pretende contratar, com base do Memorial Descritivo ou Especificação Técnica. Assim como a contratante deve elaborar o seu orçamento para a execução do serviço, considerando todas as premissas estabelecidas na licitação, bem como as que poderão surgir no decorrer dos serviços. Muitas contratantes não realizam esse orçamento e chamam várias prestadoras de serviço para apresentarem seus orçamentos, e depois ficam a mercê do que as licitantes têm de orçamento. A contratada, antes de emitir sua proposta deve realizar a Análise Crítica de Propostas. Nessa análise, a ser realizada pelo menos por duas pessoas da empresa contratada. Dessa forma não ocorrerão pequenos erros importantes que podem comprometer posteriormente a execução dos serviços.

Aprovada a contratação, a contratada deve realizar uma Análise Crítica do Ganho do Contrato e verificar se todos os detalhes considerados no orçamento e realizar essa análise com o responsável pela execução do serviço (gerente ou encarregado do contrato). Essa equipe fará a avaliação detalhada do orçamento, correção de alguns pequenos desvios com compensações etc. Se necessário detalhar mais algumas etapas e delineamento dos serviços, de acordo com o cronograma físico de execução detalhado. Recomendamos para o controle físico que a contratada utilize o MS Project, com o detalhamento de tarefas, recursos, etc.

O orçamento revisado e ajustado deve ser cadastrado no Software de Gestão de Despesas e Receitas Gerenciais. A gestão de contrato deve se basear sempre na Gestão Gerencial (despesas e receitas no mesmo período de competência em que ocorrem fisicamente). O cadastro deve ser por Conta Orçamentária e por Centro de Custos. Normalmente o Centro de Custo é o do contrato ou serviço.

Dessa forma consegue-se ter o controle de Custos e receitas gerencial. Também deve ter o controle financeiro do contrato, através do fluxo de caixa previsto e das despesas e receitas financeiras realizadas. Ou seja, nas suas datas reais de recebimentos e pagamentos.

Apropriação dos Custos e Receitas

Estando o contrato cadastrado e as Ordens de Serviço (OS´s), que controlam os serviços, podem ser apropriados os faturamentos com as receitas e os custos com as despesas para cada OS e cada contrato, no período de competência específico.
Várias listagens e relatórios devem ser possíveis para verificar as despesas e receitas, por centro de custo, por conta orçamentária e por período de competência.

Controle do Orçamento por parte da Contratada

Com o orçamento definido por períodos de competência, por Centro de Custo e por Conta Orçamentária, passa-se a realizar o contrato, com todas as tarefas e atividades previstas no cronograma físico. O cronograma financeiro estará no orçamento cadastrado.

Cada tarefa realizada, as suas despesas ou receitas devem ser lançadas no Software de Gerenciamento de Serviços, nas respectivas Contas Orçamentárias e no Centro de Custos respectivos. É importante considerar que os lançamentos no período de lançamento seja exatamente o período de suas ocorrência e não o período contábil ou financeiro. Lembrar que devemos controlar principalmente os projetos, serviços e contratos, pelo período de competência, através do controle gerencial de despesas e receitas.

Se o período de controle for mensal, deve apurar semanalmente para conseguir ter controle e ainda realizar ajuste para voltar ao rumo.

A melhor sistemática para a contratada é sempre verificar o que já realizou de despesas e receitas reais até o mês, e somar as despesas e receitas até o final do contato ou serviço. O lucro final, considerando os valores acumulados e apurados deve ser analisado comparando-se com o lucro previsto no orçamento original.

Essa é a melhor sistemática para controle para controle de contratos pela contratada, onde se quer atingir no mínimo o lucro esperado no orçamento.

De acordo com as observações de despesas e receitas destoantes do orçamento podemos verificar onde podemos resolver as divergências do orçamento e recuperar nos próximos períodos.

Se houver interesse enviem e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br, que envio planilha de controle.

A contratada também pode realizar subcontratações, atuando como contratante. Então o item a seguir deve também ser considerado pela contratada, no controle de seus contratos com fornecedores.

Controle Orçamentário por parte da Contratante

O que a contratante mais deseja é não ultrapassar as despesas previstas no orçamento e garantir a execução dos serviços com qualidade e nos prazos previstos. Essas despesas para a contratante são as receitas para a contratada.

Assim basta ter planilha que compare as despesas previstas com as despesas reais. Não há a necessidade de controlar os lucros. Isso é importante para a contratada que deseja ter controle sobre os lucros.

Observações tanto para contratantes quanto para contratadas

É importante sempre considerar sempre que todas as apropriações devem ser cadastradas. A falta de alguma apropriação de contratos pode comprometer seriamente o controle de despesas, receitas e consequentemente o controle de lucro.

O cadastro do contrato deve estar perfeito, sem erros de valores etc.

Especial atenção para os reajustes do contrato. No período exato de reajustamento devem ser corrigidos os valores dos itens. Seu Software de Gerenciamento de controle de serviços, no Módulo de Contratos deve ser capaz de reajustar os valores, através de índices e multiplicadores.

Conclusões e observações finais

Como você pode ter visto é possível ter total controle sobre seus serviços terceirizados, tanto para a contratante como a contratada. Deve ser possível obter através dos Softwares de Gerenciamento de Serviços, as Listagens diversas e Relatórios diversos para todos os contratos, por centro de custo, por conta orçamentária, por período de competência e por Ordem de Serviço (OS). Também deve ter o Módulo de Orçamento e o Módulo de controle de custos e receitas, através de relatórios comparativos entre valores Orçados (Receitas, Despesas e Lucros) em relação a valores Reais (Receitas, Despesas e lucros). Como conseqüência terá a comparação entre lucro orçado e lucro real.
Se houver interesse em receberem algumas telas, listagens e relatórios com exemplos de controle de custos e receitas enviem e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br .

Não esqueça de ler nossos artigos nos sites www.wrcengenharia.com.br, ou www.brartigos.com.br, ou ainda em www.webartigos.com.br . Inclusive os artigos sobre Orçamentos e Controle de Custos e Receitas.

Obrigado e até o próximo artigo.

William Dantas – Diretor da WRC Engenharia (21) 3271 9659 (21) 8104 1906

A WRC Engenharia é Especializada em Engenharia de Manutenção, Gestão de Serviços, Gestão de Materiais, Elaboração de Planos de Manutenção, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção e Execução de Manutenção e Montagens.