Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 011

Planejamento na Prestação de Serviços

Introdução
Prezados, nesse artigo vamos explorar e discutir a questão de Planejamento de Serviços na Prestação de Serviços. A empresa prestadora de serviços, assim como a empresa que recebe a prestação de serviços deve utilizar controle e acompanhamento desses serviços como forma de ter seus serviços com qualidade, atendimento de prazos, satisfação dos clientes, manutenção de seus ativos, controle de custos etc.
Vamos utilizar nessa apresentação o Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) produzido pela WRC Engenharia para controle total sobre execução de serviços.

Necessidade de serviços:
Em qualquer empresa que realiza a prestação de serviços, como por exemplo, assistência técnica diversa, reparação, manutenção, serviços diversos etc., sempre fica caracterizada a necessidade de uma Solicitação de Serviço, uma avaliação, uma aprovação e a geração de uma Ordem de Serviço, normalmente chamada OS.

Essas anotações com datas diversas e descrição dos serviços solicitados e necessários ficam registradas na OS.

Através de um Módulo de Cadastro de Ordens de Serviço (OS) de um Software de Gerenciamento de Serviços pode ter o controle de informações.


Cadastro de Ordem de Serviço (OS)

A Ordem de Serviço (OS) é o instrumento principal de Planejamento e Controle de uma empresa contratada para Prestação de Serviço e contratante de serviços prestados. É através da OS que se inicia um serviço na sua fase ou tipo de solicitação, de comunicado, de liberação de serviços, de planejamento, de programação de início dos serviços, de previsão de término, de início de execução, de continuidade de execução, de término de serviço e finalmente de aceite dos serviços.

Utilizamos a OS como item centralizador de todas as atividades pertencente ao serviço. Podem ser abertas tantas OS´s quanto sejam necessárias para o atendimento da prestação de serviços.

A OS deve ser utilizada tanto na fase ou tipo de serviço de elaboração do orçamento. Podemos classificar essa OS nesse momento com o Tipo de Serviço de Elaboração de Proposta, através de uma codificação própria, como PR = Proposta. Assim todo o planejamento e programação do serviço estará nessa OS de orçamento, identificada por esse código de tipo de serviço PR. Também todas as apropriações de recursos utilizados nessa fase de orçamento. Teremos os custos contabilizados na OS identificando bem os gastos para a elaboração do orçamento.

Após o ganho da licitação para a realização dos serviços temos que controlar todo o serviço. O ideal é utilizar a mesma OS que estava na fase ou tipo de serviço Elaboração de proposta ou orçamento (PR) e mudá-la para o tipo de serviço de Execução. Podemos codificar esse tipo pelo código S de Execução de Serviço.

Dessa teremos todas as anotações, informações, apropriações de recursos, datas de realização, custos etc., enquanto a OS esteve com o tipo de serviço PR de orçamento e elaboração de orçamento, no período respectivo. E essas mesmas informações e dados durante o período de execução, até o seu aceite pelo solicitante. Bastando para isso codificar adequadamente a OS com os respectivos códigos citados.

Planejamento e Programação dos Serviços

O Planejamento considera a expectativa de previsão preliminar de realização do serviço enquanto a Programação considera a previsão efetiva e mais provável do serviço ser realizado numa determinada semana/ano, data ou até hora do dia.

Assim ao longo de toda a vida da OS, desde a sua emissão até o seu aceite, podemos classificar a situação da OS como não planejado, á programar (planejado), com semana/ano planejado e programado, com data/hora prevista para iniciar os serviços.

A qualquer momento podemos obter filtragens e listagem dos serviços em qualquer uma dessas situações ou “status”, permitindo a livre programação e reprogramação dos serviços, além de verificar o momento de executar cada OS, por setor executante responsável, por encarregado do serviço etc.

Podemos associar diversas OS´s a outras OS´s, que têm o mesmo fim. Isso é importante quando se tem uma OS mãe de todo o serviço e são abertas diversas sub Ordens de Serviços (OS´s) para execução detalhada dos serviços. Elas podem ser programadas para uma mesma época de realização.

No caso de várias Os´s para programação sugerimos o copia e cola para o software MS Project para o nivelamento dos serviços e posteriormente o retorno de informações da programação de volta para o Software de Gerenciamento de Serviços.

Através do Software deve ser possível obter todas as listagens de OS´s, de acordo com filtragens escolhidas.

Tradicionalmente pode ser obtido o Quadro de Planejamento com as 52 semanas de um ou mais anos de planejamento, com visualização de OS´s terminadas, planejadas, emitidas etc.

Conclusão

A Prestação de serviços de qualquer natureza em que possa ser utilizada uma Ordem de Serviço pode ser perfeitamente planejada e programada através das suas Ordens de Serviço (OS´s), utilizando diversas codificações como o Tipo de Serviço da OS (Elaboração de Orçamento ou Execução do Serviço) e a Situação do Serviço (a programar, programada ou dependência de recursos).

Devemos ainda considerar que diversos Relatórios Gerenciais e Listagens podem ser emitidos para colher informações visando o controle dos serviços
Havendo interesse em maiores informações enviem e-mail.

Obrigado,

William Dantas – (21) 3271 9659 dantas@wrcengenharia.com.br
WRC Engenharia, empresa especializada em Engenharia de Manutenção, Planejamento de Serviços, Software de Gerenciamento de Serviços e Manutenção (SGS), Execução de Manutenção e Montagens Industriais.

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