Artigo No. 023 - Como controlar compromissos e tarefas periódicas em empresas

IntroduçãoTodos nós temos certos compromissos e tarefas para serem realizadas periodicamente e se não tiverem alguma ferramenta de controle pode perder os compromissos, causando vários tormentos.
Existem agendas de papel, agendas eletrônicas em sofisticados telefones, “Smartfones” e outros. Tudo isso é válido. Mas quando existe uma corporação que requer trabalho integrado com várias pessoas, várias atividades e vários tipos de compromissos não podemos pensar em sistemas isolados e não integrados.
Nesse momento é que necessitamos ter um software de gestão para controlar com acesso compartilhado.

Tipos de compromissos
Existem compromissos empresariais diversos que devem ser controlados:
• Atividades periódicas de inspeção e observação;
• Avaliação periódica de consumo de utilidades tais como: água, energia elétrica, vapor, ar etc.;
• Rotinas de verificações diversas, não só de manutenção, mas administrativas;
• Compromissos e atividades diversas, como auditorias periódicas de certificação. Inspeção de entidades governamentais e outras;
• Vencimento de atividades administrativas importantes oriundas de compromissos periódicos;
• Reuniões importantes periódicas desde a diretoria até escalões menores;
• Manutenções periódicas e programadas.

Não consideramos os compromissos que envolvem recebimento e pagamento financeiro, nem tampouco os compromissos de compras, vendas, entregas, recebimentos etc. que normalmente são controlados por softwares ou módulos específicos de software.

Todos os compromissos e tarefas periódicas anteriores podem também ser controlados por softwares e vamos ver como se faz isso.

Identificação do tipo de compromisso e demais características
Antes de iniciar a definição da formatação de agenda, aviso etc. deve separar os tipos de compromissos de acordo com suas características. Podemos adotar as seguintes identificações, codificadas:

• Código: IA = Rotinas de Inspeção Administrativa;
• Códigos (P = Preventiva, D = Preditiva etc.) - Rotinas de manutenção
(recomendamos deixar esse item com a equipe específica de
manutenção);
• Código: AP = Auditorias Periódicas;
• Código: RP = Reuniões Periódicas;
• Código: AA = Atividades Administrativas, e tantos outros quanto forem
necessários.

Com a existência desses tipos de serviço ou tipos de rotinas podemos ter uma melhor percepção do universo de itens e planejar, programar e controlar melhor por cada tipo definido de compromisso.

Equipamentos ou ativos que participam das tarefas ou compromissos de verificação
Quando existem equipamentos onde serão realizadas as tarefas, como por exemplo, horímetros de ativos, odômetros de veículos, hidrômetros para verificar consumo de água, medidores de energia, medidores ou totalizados de consumo de vapor, ar etc., podemos cadastrar esses ativos para servem referenciados nos Planos Sistemáticos que vão nos avisar dos compromissos.

Cadastro dos Planos Sistemáticos de Compromissos
Efetua-se no Módulo específico de Cadastro de Instruções de Trabalho (IT´s) que dão origem aos Planos Sistemáticos de Compromissos, compostos de:

• Número de Identificação: Que serve para identificar qual o Plano/IT;
• Título: Que vai identificar textualmente o compromisso;
• Setor Executante: Aquele setor da empresa, dentro do organograma,
responsável por controlar, administrar e realizar o compromisso;
• Tipo (código) de compromisso (Tipo de Serviço que será realizado);
• Tarefas que serão realizadas;
• Periodicidade que serão realizados as tarefas ou atividades de compromissos;
• Procedimentos (complemento de procedimentos) que indicam como realizar as
tarefas;
• Recursos que serão utilizados na execução das tarefas;
• Documentos (caminhos de acesso as pastas de documentos) que podem ser
acessados, como desenhos, planilhas, textos, gravações, vídeos explicativos,
fotografias etc.;

-------------------------------------------------------------------------------------Listagem de Instruções de Trabalho (IT) - Medição de Consumo de Energia Elétrica

IT NÚMERO: 0.3.2.1.550
Título:MEDIÇÃO DE CONSUMO DE ENERGIA ELÉTRICA Revisão 00
Executante:DTC Tipo de Serviço: IA
Elaborado por: 0001 Data: 07/05/2011
Aprovado por: 0001 Data: 07/05/2011

Grupo de Tarefas/Equipamentos: 1 1 Semana(s) HH Previsto:0:10
Legenda: Periodicidade S = Semanas Q = Quinzenas M = Meses A = Anos D = Dias H = Horas

TAG BP/CE Periodicidade
MEDE -WDROSE-01 MEDE -00906 1 Semana

Núm. Descrição das Tarefas
001 Medir consumo, anotando valor anterior e valor atual em observ realizadas e
anotar no medidor no eqpto;

002 Anotar valor da medição de faturamento anterior em obs realizadas;

003 Fazer cálculos e verificar com franquia etc.

COMPLEMENTO DAS TAREFAS
Anotar os valores encontrados nas medições, no campo de Observações de cada tarefa;

RECURSOS DAS TAREFAS
Pessoa capacitada para realizar as medições;
-------------------------------------------------------------------------------------
Planejamento Programação e Emissão das Ordens de Serviço (OS´s) de realização dos compromissos
Estando o Plano cadastrado vamos nos concentrar em planejá-lo e programá-lo para a primeira realização. Planejar significar indicar em que Semana do Ano espera-se realizar. Programar já e a confirmação da data, hora ou até mesmo a semana/ano que realmente será executada.

Estas definições e referências podem ser acompanhadas e controladas através da Situação em que se encontra o plano específico,

Por exemplo:
00 – Em execução
01 – Programado
02 – À programar (planejado)
03, 04, 05 etc., podem ser situações de impedimento de programação, execução etc.

Tela de Planejamento:
Tela de Programação:
Tela com Emissão da OS:
Ordem de Serviço Impressa:
Visualização de Planejamento de Serviços:

Listagem de Planejamento
Sem/Ano Dt.Planej. Hora Número OS Serviço Solicitado
19/2011 07/05/2011 20:00 P07039/2011 COLUNA SEMANAL ESPAÇO EMPRESARIAL - 20/2011 09/05/2011 P07042/2011 TREIN PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS E
MANUTENÇÃO CENTRADOS EM
CONFIABILIDADE
20/2011 10/05/2011 P07026/2011 RELATÓRIO GERENCIAL MENSAL DA WRC
ENGENHARIA
20/2011 10/05/2011 P07041/2011 CONTROLE DE CONSUMO DE ÁGUA
20/2011 08/05/2011 10:00 P07043/2011 MEDIÇÃO DE CONSUMO DE ENERGIA
Elétrica
22/2011 P07021/2010 LIMPEZA DE CAIXA D' ÁGUA
26/2011 ______/____ VERIFICAÇÃO DE EXTINTORES DE INCÊNDIO
26/2011 ______/____ VERIFICAÇÃO DE EXTINTORES DE INCÊNDIO
26/2011 ______/____ VERIFICAÇÃO DE EXTINTORES DE INCÊNDIO

Conclusão
Podemos notar que teremos controle total sobre todos os compromissos previstos, nos mostrando através do Planejamento das OS´s/Serviços/Compromissos todas as datas previstas para cumprimento.

Caso necessitem de mais informações estamos disponíveis.

Obrigado,


William Dantas - Diretor  TIM: (21) 8104 1906  VIVO: (21) 7152 0511     william@sgserv.com.br

SGServ - Sistema de Gestão de Serviços        www.sgserv.com.br
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Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços, Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Gestão de Prestação de Serviços

Artigo no. 022 - Prestação de Serviços e Manutenção - Como controlar a produtividade na realização de Prestação de Serviços

Introdução
Na boa realização de serviços, satisfação do cliente e obtenção de lucro é necessário controlar a produtividade dos serviços.
Quando se realiza o orçamento de um serviço deve ser elaborado em conjunto um cronograma físico estimado de prazos de eventos críticos do serviço, bem como o cronograma de custos gerenciais.

Cronogramas e Orçamentos
A estimativa de custo consta do cronograma de custos gerenciais em consonância com o cronograma físico.

O custo gerencial é aquele que ocorre no período de competência de uso real dos recursos no cronograma físico com datas dos eventos. São apropriadas as despesas no mesmo período de competência das receitas respectivas, possibilitando a análise do lucro real do serviço. Não esqueça de incluir todos os encargos de pessoal e imposto globais.

Esses dados devem ser cadastrados em software de gerenciamento de serviços.
Também deve ser elaborado o cronograma financeiro ou fluxo de caixa do serviço quando o mesmo ultrapassa mais de um mês de serviço.

Ordem de Serviço (OS)
Para ter o controle é preciso que exista uma ordem de serviço mãe para controle, bem como diversas sub OS´s (OS´s filhas) para as tarefas, associadas a OS mãe.

Mão-de-obra estimada
O pessoal que executará o serviço deve estar estimado no cronograma físico, de acordo com as tarefas de execução. O homem-hora para cada tarefa deve estar claro e bem definido.

Controle de mão-de-obra aplicada
A cada realização de tarefas deve ser apropriada a mão-de-obra utilizada, gerando o custo de mão-de-obra real. A produtividade máxima será obtida e controlada com a comparação do homem-hora estimado/previsto de cada tarefa com o homem-hora real apropriado para as mesmas tarefas ou OS´s filhas.

Pode-se associar as OS´s a tarefas do MS Project e efetuar os controles com mais detalhes.

No software também existirão os controles de outros recursos, tais como, materiais, serviços subcontratados etc.

Controle de desvios
O controle dos desvios em relação ao planejamento e cronogramas deve ser diário ou no máximo semanal para conseguir tomar decisão e realizar ações de correção de rumo.

Medição de improdutividade
Outra forma de medição da produtividade é através da medição da improdutividade através do método de observações instantâneas dos trabalhadores que estão realizando serviços, aguardando e dependendo de algo para realizar os serviços. Essa metodologia permite comparar o que está sendo obtido nos controles diários e semanais com medições estatísticas através das medições.

Conclusão
Pudemos notar que nessa avaliação é importante termos Ordens de Serviços, cronograma físico de tarefas, cronograma de custos gerenciais e cronograma financeiro (fluxo de caixa). Há que existir um sistema de apropriação de mão-de-obra em software adequado para relatórios e listagens gerenciais de controle de desvios.

Se necessitarem de mais ajuda e explicações entrem em contato comigo através do e-mail