Artigo no. 022 - Prestação de Serviços e Manutenção - Como controlar a produtividade na realização de Prestação de Serviços

Introdução
Na boa realização de serviços, satisfação do cliente e obtenção de lucro é necessário controlar a produtividade dos serviços.
Quando se realiza o orçamento de um serviço deve ser elaborado em conjunto um cronograma físico estimado de prazos de eventos críticos do serviço, bem como o cronograma de custos gerenciais.

Cronogramas e Orçamentos
A estimativa de custo consta do cronograma de custos gerenciais em consonância com o cronograma físico.

O custo gerencial é aquele que ocorre no período de competência de uso real dos recursos no cronograma físico com datas dos eventos. São apropriadas as despesas no mesmo período de competência das receitas respectivas, possibilitando a análise do lucro real do serviço. Não esqueça de incluir todos os encargos de pessoal e imposto globais.

Esses dados devem ser cadastrados em software de gerenciamento de serviços.
Também deve ser elaborado o cronograma financeiro ou fluxo de caixa do serviço quando o mesmo ultrapassa mais de um mês de serviço.

Ordem de Serviço (OS)
Para ter o controle é preciso que exista uma ordem de serviço mãe para controle, bem como diversas sub OS´s (OS´s filhas) para as tarefas, associadas a OS mãe.

Mão-de-obra estimada
O pessoal que executará o serviço deve estar estimado no cronograma físico, de acordo com as tarefas de execução. O homem-hora para cada tarefa deve estar claro e bem definido.

Controle de mão-de-obra aplicada
A cada realização de tarefas deve ser apropriada a mão-de-obra utilizada, gerando o custo de mão-de-obra real. A produtividade máxima será obtida e controlada com a comparação do homem-hora estimado/previsto de cada tarefa com o homem-hora real apropriado para as mesmas tarefas ou OS´s filhas.

Pode-se associar as OS´s a tarefas do MS Project e efetuar os controles com mais detalhes.

No software também existirão os controles de outros recursos, tais como, materiais, serviços subcontratados etc.

Controle de desvios
O controle dos desvios em relação ao planejamento e cronogramas deve ser diário ou no máximo semanal para conseguir tomar decisão e realizar ações de correção de rumo.

Medição de improdutividade
Outra forma de medição da produtividade é através da medição da improdutividade através do método de observações instantâneas dos trabalhadores que estão realizando serviços, aguardando e dependendo de algo para realizar os serviços. Essa metodologia permite comparar o que está sendo obtido nos controles diários e semanais com medições estatísticas através das medições.

Conclusão
Pudemos notar que nessa avaliação é importante termos Ordens de Serviços, cronograma físico de tarefas, cronograma de custos gerenciais e cronograma financeiro (fluxo de caixa). Há que existir um sistema de apropriação de mão-de-obra em software adequado para relatórios e listagens gerenciais de controle de desvios.

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