Artigo 025 – Dimensionamento de Equipes de Prestação de Serviços Introdução

Artigo 025 – Dimensionamento de Equipes de Prestação de Serviços
Introdução

É sempre uma dificuldade determinar a quantidade de pessoas de equipes de realização de serviços. Alguns até dizem que não existem fórmulas mágicas. É verdade. Mas existem alguns artifícios e soluções que podem facilitar essa necessidade.

Metodologia
O dimensionamento de equipes de manutenção deve ser feito dividindo-se os recursos de mão-de-obra requeridos em diversas situações e tipos de manutenção por especialidade. Vejam os passos a seguir:

1. Primeiramente verifique todos os homens-horas necessários para os Planos de Manutenção Sistemáticos (preventiva. preditiva, rotinas etc.). Isso se faz através do software de gerenciamento de manutenção ou mesmos planilhas, com homens-horas previstos por OS a ser gerada, por especialidade e considerando a periodicidade. Anualize e divida pelo (homem-hora mensal x 12 meses).

O resultado será o número de homens necessários em média por especialidade somente para as manutenções sistemáticas. Ainda pode fazer essa análise por tipo efetivo de manutenção e especialidade, como preventiva, preditiva etc.;

2. Para as manutenções não sistemáticas (corretivas, melhorias etc.) deve analisar por tipo de serviço (corretivas, obras etc.). Nesse caso podem acontecer duas situações. Você está começando e não existem OS´s pendentes. Explicaremos no final.

E já existem OS´s pendentes desses tipos por especialidade e com homens-horas estimados para cada OS.

Não deve esquecer-se de expurgar OS´s de situações que só requerem mão-de-obra em situações específicas, como por exemplo Paradas Gerais de Unidades que só vão ocorrer no final do ano, como exemplo.

Determinada a quantidade de OS´s e com os homens-horas realmente pendentes (homem-hora previstos em cada OS menos os homens-horas já realizados). Não se esqueça de verificar se existem OS´s pendentes com homens-horas reais maiores do que os previstos. Se estão realmente pendentes devem ser corrigidos os homens-horas previstos, acrescendo aos homens-horas pendentes os homens-horas reais mais o que ainda falta realizar para concluir as OS´s.

A melhor forma que conheço para estimar a equipe é utilizar o indicador de “Backlog” de forma reversa. O que é isso?

Calcule o “Backlog” normal em semanas por especialidade através da divisão dos homens-horas pendentes (previstos menos reais) por OS e por especialidade e divide pela equipe que possui por especialidade convertida em homens-horas disponíveis por semana. O resultado será o número de semanas que cada especialidade requer para concluir todas as OS´s pendentes sem a entrada de nenhuma nova OS.

É conveniente realizar esse cálculo em pelo menos 2 meses para verificar a tendência. O ideal seriam 3 meses ou um pouco mais.

Se os valores indicarem números crescentes de “Backlog”. Por exemplo, no primeiro mês 5 semanas, depois no segundo mês 7 semanas significa que a equipe está insuficiente ou improdutiva. Tem ainda que verificar se existe improdutividade alta. Veja meu artigo na Internet com o título sobre o Método de Medição de Improdutividade baseada em observações instantâneas das equipes. Foi escrito na Revista Manutenção y Qualidade (MyQ).

Se com análise de “Backlog”, mesmo constante existe aumento de falhas que estão causando indisponibilidade excessiva de ativos devido a manutenção e outros indicadores comprovarem que o atendimento de OS´s não é satisfatório.

Calcule o “Backlog” reverso. Parta do número de semanas que quer atingir (meta do indicador de “Backlog”) e através dos homens-horas pendentes das OS´s, como explicado acima, calcule o número de homens necessários para concluir todas as OS`s produzindo o número de semanas que você deseja na meta do indicador.

A fórmula reversa é a seguinte:

Número de homens por equipe = homens-horas pendentes/(“Backlog” meta x 40 horas/semana e por homem)

Nota: 40 horas/semana por homem, se trabalhar 44 horas por semana. Deve descontar as improdutividades naturais e outras das equipes. Por exemplo, se trabalhar 40 horas semanais utilize 36 horas por home efetivamente disponíveis por semanas. Um boa forma é utilizar as horas produtivas obtidas na análise de improdutividade.
Esses cálculos podem ser calculados diretamente pelo software de gerenciamento de manutenção de maneira bem simples.
Nota: Não esqueça de considerar outras situações, como cobre férias, faltas, absenteísmo etc. para determinar a equipe efetiva.

Conclusão
Pode não ser uma fórmula mágica, mas se bem usada essa ferramenta poderá ajudar bastante.

A única observação importante que deve ser aplicada é a mais correta possível determinação das estimativas de homens-hora dos serviços, inclusive quando os homens-horas reais apropriados superam os homens-horas estimados e previstos para uma OS. Isso deve ser evitado e corrigido a estimativa de homens-horas previstos.

A solução também não pode ser aplicada sozinha. Devem ser analisados simultaneamente vários indicadores em conjunto.

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.


William Dantas - Diretor  TIM: (21) 8104 1906  VIVO: (21) 7152 0511     william@sgserv.com.br

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Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços, Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Gestão de Prestação de Serviços