Artigo 026: Artifícios para planejar melhor as Prestações de Serviços e Manutenção

Introdução

O Planejamento e Programação de serviços ficam muito dificultados se não utilizarmos recursos facilitadores para essas atividades. Sejam serviços periódicos e sistemáticos ou serviços não periódicos ou não sistemáticos.

Normalmente existem diversos serviços variados para serem primeiramente planejados, ou seja, com previsão de serem realizados numa semana do ano e depois uma mesma quantidade a ser programada com data efetiva de execução e recursos disponíveis.

Se não dividirmos em determinadas condições, situações, responsáveis, prioridade, criticidade do serviço, recursos etc. não conseguiremos organizar o planejamento e programação.
Dessa forma vamos ensinar com usar recursos de planejamento e programação para facilitar esse serviço.

O que são serviços sistemáticos e não sistemáticos
Serviços sistemáticos são aqueles que são realizados sistematicamente ou periodicamente, a intervalos fixos ou variáveis.

As manutenções sistemáticas são do seguinte tipo:

• As manutenções preventivas (visando a prevenir quanto a ocorrência de falhas);
• As manutenções preditivas, através de métodos e parâmetros para predizer quando vão ocorrer as falhas;
• As manutenções de rotina como a lubrificação, inspeções de rotina, etc.;
• As manutenções sensitivas que utilizam os sentidos (olfato, visão, audição e tato);

As manutenções não sistemáticas são os seguintes tipos:
• Manutenção corretiva;
• Melhorias de Manutenção etc.

Da mesma forma que nas manutenções temos serviços sistemáticos e não sistemáticos na realização normal de serviços que não sejam de manutenção, como:
Vendas, assistência técnica diversa, prestação de serviços diversos, seja de escritórios, de indústria, etc. Ou seja, qualquer serviço que possa existir uma Ordem de Serviço (OS) como centralizadora de planejamento e controle. Nesses casos os serviços sistemáticos podem ser planejados e controlados de acordo com as necessidades periódicas, alerta de realização de diversos trabalhos etc.

Visão da Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) serve para total planejamento e controle dos serviços com apropriação de todos os recursos necessários e recursos utilizados no serviço.
A OS deve ser emitida para qualquer compromisso, serviço, providência etc.
Se os compromissos são periódicos e rotineiros podem ser geradas OS´s sistemáticas através de Instruções de Trabalho (IT´s) elaboradas, detalhando as tarefas, procedimentos, recursos necessários etc.

Situações e impedimentos de realização de serviços
Os serviços podem estar planejados, programados ou não em razão de impedimentos para sua execução, como falta de recursos, materiais, contratações de terceiros, mão-de-obra etc.

Nesse caso podemos classificar as OS´s, através de “marcas” identificadas nas OS´s de acordo com codificações pré-estabelecidas.

Assim podemos classificar as OS´s com os seguintes tipos de “marcas” e depois filtrar de acordo com essas marcas definidas, além de outros atributos e campos, como setor executante do serviço, centro de custo do local de execução do serviço, posição operacional, localização operacional, encarregado, solicitante etc.

Alguns exemplos que podemos utilizar:
• Prioridade: o quanto é mais urgente um determinado serviço;
• Tipo de serviço: A que tipo de serviço se refere a OS, uma correção, um compromisso, uma obra, uma manutenção preventiva etc. Dessa forma podemos segmentar os serviços e trabalhar com um universo de OS´s para facilitar o planejamento, programação, controle de pendência,;
• Situação: Em que “status” se encontra a OS para identificar as OS´s que requerem maior atenção, verificação de pendência etc.;
• Criticidade dos ativos: Essa característica e atributo do ativo podem ser usados para também identificar os serviços que requerem mais controle;
• Chave de seleção para listagens, relatórios, programação etc.: Marcas para facilitar a filtragem e obter soluções mais rápidas para ajudar no planejamento e controle dos serviços.

A grande solução e artifício para planejamento, programação e execução.
A solução e artifício para facilitar o planejamento (estimativa de execução), programação (definição exata da execução) e emissão (OS preparada párea a execução) passa pela composição de filtragem das diversas ”marcas” indicadas acima e colocadas em cada OS.

Assim podemos usar as seguintes codificações das marcas:

Prioridade, classificando em:
• Normal – serviços que podem ser deixados para execução após todos os outros mais importantes serem programados para execução;

• Urgente – tem prioridade sobre os serviços com solicitação normal, de acordo com outras “marcas”;

• Emergência ou imediato – São executados na frente dos urgentes ou normais.

Tipo de serviço:
• RA - Compromisso: Rotina administrativa a ser seguida;
• MC - Manutenção corretiva;
• MP - Manutenção Preventiva;
• NC - Não-conformidade;
• OU - Outros;
• EP - Elaboração de proposta;
• M – Melhorias e Modificações;
• GI – Gestão Integrada;
• SV – Serviço vendido

Situação ou “status” do serviço:
• 00 - Em execução;
• 01 – Programado para execução, com certeza de execução, para uma semana do ano, dia data e/ou hora;
• 02 – A programar – o serviço já está planejado ou não e precisa ser definida com exatidão quando estará programado para execução. Nesse momento já não existem dúvidas que será executado.
• 03 – Depende de materiais parta executar;
• 04 – Depende de contratações;
• 05 – Depende de aprovação ou liberação de quem solicitou
• 06 - Depende de outros fatores que serão detalhados.

Chave de seleção:

Esse é o artifício mais importante para facilitação dos trabalhos de planejamento, controle, acompanhamento etc.

Podemos separar em alguns 3 grupos e criar codificações para cada um dos grupos:

Grupo 1: Características de Planejamento e Programação
Que se referem, por exemplo, a determinadas condições e características dos ativos, como por exemplo:
• PG = O serviço só pode ser feito na Parada Geral da Planta;
• NOIT = Só pode ser à noite;
• FS = Só pode ser feito no final de semana.

Grupo 2: Implica em alguma providencia, como emissão de relatórios, melhor controle etc.
Exemplos:
• QUAL = Crítico para o Sistema da Qualidade;
• SEG = Crítico para a segurança ou que envolve atenção maior na segurança da execução do serviço;
• REL = Emissão de relatórios no final de determinado período;
• AUDI = Auditoria Interna.

Grupo 3: Outras características diversas que até podem não ser
Exemplos:
• AP = Atraso no pagamento de cliente;
• T = Treinamento.

É bom lembrar que essas chaves podem ser criadas de acordo com as necessidades do planejador ou programador.

Conclusão

Com essas formas de identificação e marcação das OS`s podemos ter o trabalho de planejamento, programação, execução, relatórios, indicadores etc., bastante facilitado com adoção desses filtros.

Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.


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Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
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