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Como Registrar os Contatos com Clientes e Fornecedores

Introdução:

Nesse novo artigo vamos mostrar como você deve registrar e guardar todos os seus contatos, informações, documento, registros e detalhes de contatos com clientes e fornecedores. Para qualquer tipo de empresa de qualquer área de atuação é importante ter as informações sobre seus clientes e fornecedores. Se a empresa possui Certificação de seu sistema de qualidade, a preocupação deve ser maior ainda. Portanto, nesse artigo veremos com registrar e guardar todas essas informações de forma eletrônica.

Que tipo de informação de clientes e fornecedores você deve guardar

Existem diversos tipos de informação que separamos a seguir:

No caso de Fornecedores

As informações mais importantes no caso de fornecedores é primeiramente o seu cadastro em um Módulo de Cadastro de Empresa no seu Software de Gerenciamento de Serviços, com todas as informações possíveis de telefone, e-mail, site, CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço etc. e com a identificação de que se trata de um fornecedor, de determinada área de atuação.

Área de Atuação de Fornecedores:
Deve ter uma tabela de associação das diversas Áreas de Atuação dos fornecedores, como por exemplo?

- Fornecedor de Material de Informática;
- Fornecedor de Material Elétrico;
- Fornecedor de Material de Escritório etc.

Assim poderá associar a cada fornecedor, uma ou mais Áreas de Atuação daquele fornecedor e também filtrar, lista e consultar todos os fornecedores de uma ou várias áreas de atuação.

Textos de Acompanhamentos de registros com Fornecedores:

É conveniente ter algumas opções de guardar textos de contatos de acompanhamento com o fornecedor, assim como ter a opção de salvar o caminho de acesso de documentos diversos de determinado fornecedor.

Também a possibilidade de guardar textos confidenciais e superconfidenciais, com acesso restrito a definição de usuários do software.

Contratos e Compras de materiais e serviços com os Fornecedores:
As informações referentes a contratos com os fornecedores e compra de materiais deve ser possível através de módulos próprios para esse fim.

Contratos com Fornecedores:
Então pode ser emitido um contrato de preços unitários, ou global para determinado fornecedor no Módulo de Contratos do seu Software de Gerenciamento de Serviços.

Todas as anotações devem ser possíveis, inclusive com a possibilidade de salvar o caminho de guarda de documentos com o fornecedor. Dedique uma pasta no seu servidor com identificação de Contratos com Fornecedores e com a identificação do numero do contrato crie uma subpasta para guardar a minuta do contrato, o contrato “escaneado”, a proposta válida para o contrato, anexos ao contrato e todos os documentos inerentes aquela contratação. Procurando o contrato pelo seu título, empresa fornecedora etc., poderá ter acesso a consulta a todos esses documentos inerentes a contratação. Não utilize essa pasta para acompanhamento do contrato ou serviço. Normalmente você terá uma Ordem de Serviço, onde farão as anotações, apropriações etc. desse contrato com fornecedor.

Compras de materiais e serviços com fornecedores
Quando necessitar comprar algum serviço com um fornecedor, certamente fará uma Solicitação de Compra (SC) do serviço ou material desejado, para realizar algum serviço pré-estabelecido. E como sempre, deverá fazer uma tomada de preços entre os diversos fornecedores daquela determinada área de atuação do serviço ou material a ser comprado.

Essa Solicitação de Compra (SC) deve conter algumas facilidades com a possibilidade de cadastrar os diversos fornecedores, credenciados ou não para os serviços ou materiais pré-cadastrados, e as seguintes opções. E com certeza a associação de cada item de solicitação de compra a um determinado serviço, caracterizado com a Ordem de Serviço (OS), onde será utilizado o serviço ou material:

Emissão de Pedido de Cotação (PC) para os fornecedores indicados acima;

Registro das Informações do Mapa Comparativo (MC) de Propostas dos fornecedores, com as informações de preço, condições comerciais, prazo de entrega, descontos, impostos, previsão de período de competência de custo, parcelamento de recebimento e de pagamento, etc.;

Emissão da Ordem de Compra (OC) para o fornecedor com todos os detalhes necessários ao fornecimento, constantes da proposta e registrados no Mapa Comparativo de Propostas;

Para finalizar tem que existir a opção de recebimento parcial, total etc., para os itens de materiais ou serviços;
Se a empresa controla seus custos pelo Regime de Competência Gerencial, é interessante ter nesse momento de aquisição de materiais ou serviços, a possibilidade de verificar se os itens a serem adquiridos estão dentro do orçamento para aquele determinado centro de Custo e Conta Orçamentária do Serviço a que se destinam os itens. Assim efetivamente estará realizando o controle de custos das suas aquisições para os diversos serviços, caracterizado pelo seu Centro de Custos (onde as despesas caem) e Conta Orçamentária (tipo de despesa).

Para finalizar não deve esquecer-se de guardar todas as notas fiscais, que poderão ser “escaneadas” e salvas junto as pastas de cada Ordem de Compra (OC) ou Solicitação de Compra (SC).

No caso de clientes

As informações mais importantes no caso de Clientes é primeiramente o seu cadastro em um Módulo de Cadastro de Empresa no seu Software de Gerenciamento de Serviços, com todas as informações possíveis de telefone, e-mail, site, CNPJ, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, endereço etc. e com a identificação de que se trata de um Cliente, de determinada área de atuação.

Área de Atuação de Clientes:
Deve ter uma tabela de associação das diversas Áreas de Atuação dos Clientes, como por exemplo?

- Cliente - Metalúrgica;
- Cliente - Farmacêutica;
- Cliente – Petroquímica.

Assim poderá associar a cada Cliente, uma ou mais Áreas de Atuação daquele Cliente
e também filtrar, lista e consultar todos os Clientes de uma ou várias áreas de atuação.

Textos de Acompanhamentos de registros com Cliente:
É conveniente ter algumas opções de guardar textos de contatos de acompanhamento com o Cliente, assim como ter a opção de salvar o caminho de acesso de documentos diversos de determinado Cliente.

Também a possibilidade de guardar textos confidenciais e superconfidenciais, com acesso restrito a definição de usuários do software.

A Ordem de Serviço:
As informações mais importantes com relação ao cliente devem estar na Ordem de Serviço (OS) aberta para os respectivos serviços com o cliente, associando na OS a empresa cliente. Assim poderá ter acesso a todas as OS´s de determinado cliente, com todas as informações, como por exemplo:

- Data de início da licitação;
- Custo apropriado de todos os recursos (pessoal, material, serviços de terceiros,
outras despesas etc., durante o processo de licitação;
- Orçamentos, planilhas, documentos, comunicações (cartas, e-mails etc.) durante o
período de licitação e orçamento;
- Anexar caminho documentos como contratos firmados, após o ganho;
- Apropriação de todos os recursos durante a execução;
- Anexar documentos, como Relatórios Diários de Obra (RDO), medições, atas de
reunião, cartas e outros documentos diversos;
- Desenhos e documentos técnicos inerentes a execução dos serviços;
- Documentos de planejamento (cronogramas em MS Project ou outro Software, através
de pastas de associação de documentos etc.;
- Boletins de Avaliação de Desempenho etc.

Após uma abertura de uma OS para um serviço em uma empresa, não recomendamos anotar mais nada daquele serviço no cadastro da empresa. Mas somente na Ordem de Serviço (OS). Assim os contatos preliminares, prospecção de negócios etc. pode ser guardada no cadastro da empresa. Mas assim que receber uma licitação ou solicitação para elaborar uma proposta, abra um OS para esse item.

É conveniente abrir uma subpasta diferente da subpasta de licitação/orçamento, para o período de execução. No servidor existirá a pasta do serviço com identificação do arquivo com o número da OS. Assim terá uma subpasta para a época de orçamento e proposta e uma subpasta para o período de execução do serviço (OS) até a conclusão definitiva do serviço. Nessas subpastas deve salvar toda a documentação referente ao serviço. Procure “escanear” os documentos em papel, guardando os documentos em papel como evidência dos documentos eletrônicos.

Como a Ordem de Serviço (OS) tem a codificação da empresa para quem estará prestando serviço, todos os custos e documentação também tem associação a empresa cliente.

Onde guardar as informações
Conforme já indicamos acima, as informações devem ficar eletronicamente nas pastas de contratos com fornecedores, na inexistência de OS´s para fornecedores e nas OS´s e cadastro de empresa para os clientes. Havendo um serviço deve necessariamente existir uma Ordem de Serviço e uma pasta no servidor com o a identificação desse número de OS.

Para facilitar a definição de subpastas para as pastas de OS´s, recomendamos que seja salvo no caminho de documentos associados, a linha do Windows Explorer para permitir na consulta a aparição da linha do Windows Explorer. Assim o que se verá quando clicar na linha de caminho do Windows Explorer será aberto a tela do Windows Explorer, saindo da abrangência do Software para a visão e acesso completo pelo Windows.

Estratégias de identificação para facilitar a consulta posteriormente
As principais estratégias são:

Para salvar documentos na época de prospecção da empresa, criar no servidor uma pasta para empresa, com código de cadastro da empresa como nome do arquivo de determinada empresa.

Para salvar documentos nas OS´s, criar no servidor uma pasta para Serviços ou Registros com a identificação do número da OS. Associar essas pastas aos respectivos códigos de cadastro no software e os documentos constantes da pasta também com a mesma identificação.

Consultas
Preferencialmente as consultas serão feitas as empresa ou nas OS´s, e também nos contratos etc. A maior parte da documentação estará associada as OS´s e facilmente pode ser associada as OS´s. Então procura-se a OS, através de filtragem, por uma infinidade de campos da OS e em documentos associados são encontrados todos os documentos de registros.

Conclusão
Utilizando um Software capaz de realizar todas as operações descritas acima podemos ter rastreabilidade de todos os registros, documentos, informações e anotações referentes as empresas clientes, fornecedores, serviços, contratos, compras etc.

Obrigado e não deixem de ler outros artigos no site.
Estou à disposição para esclarecimentos,
William Dantas – dantas@wrcengenharia.com.br

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