Introdução
É comum na nossa vida particular e no nosso trabalho em empresas cometermos erros que ocasionam outros erros etc., prejudicando o bom andamento das nossas vidas e nas nossas empresas.
Mas a pior coisa que pode acontecer é repetir erros e não aprender com nossos erros ou falhas.
Neste artigo vamos demonstrar algumas técnicas para evitar que ocorram erros ou falhas, mesmo sem nunca terem ocorrido e também caso elas ocorram tomemos providências e ações proativas para que não se repitam.
O que é Falha?
Todos conhecem a denominação de erros cometidos. Mas normalmente tem dificuldade quando o assunto é uma falha ou mesmo um defeito, seja numa ocorrência de um ativo, bem ou equipamento, até mesmo na realização de um procedimento ou uma tarefa.
Falha é quando a conseqüência sobre você, suas ações, sua reputação ou seu patrimônio, ou ainda de sua empresa são prejudicados em parte ou na totalidade.
Um fato que não prejudica nem em parte algum item acima não se constitui uma falha e sim um defeito ou simplesmente um fato a ser analisado.
Devemos sempre analisar os fatos incomuns e principalmente as falhas.
Como ocorrem as falhas
Sempre ocorrem após alguns avisos e sintomas que não são tratados. Igual ao que ocorre com nossa saúde. O nosso corpo sempre nos avisa antes de algo mais grave aconteça.
Normalmente as falhas ocorrem em função de uma série de coincidências simultâneas de causas. Mas sempre existe uma causa raiz.
Portanto, uma boa forma de prevenir a ocorrência de falhas é analisar os sintomas e defeitos que ocorrem antes de uma falha. E então determinar a causa raiz que mais determina a ocorrência de falha.
Quais as ferramentas podemos usar para analisar as falhas e chegar as ações
Uma das ferramentas mais usuais é a “FMECA = Failure Mode, Effects and Criticality Analysis”, ou seja, Análise dos Modos de Falha, seus efeitos considerando a criticidade.
Nessa metodologia e com essa ferramenta podemos determinar as possíveis falhas que podem ocorrer, sua repercussão com os efeitos e conseqüências, considerando a criticidade dos fatos e de seus objetos de falha.
Junto com essa ferramenta podemos usar todas as ferramentas do sistema de qualidade e análise de causas, como:
• Diagrama de causa e efeito;
• Gráfico de Pareto;
• Análise de causa raiz etc.
Todas essas ferramentas bastante divulgadas e encontradas na Internet.
Como utilizar a ferramenta FMECA
Assim preenchem-se um formulário padrão:
• Listar todos os assuntos, ativos, tarefas onde podem ocorrer falhas;
• Determinam-se essas falhas e preferencialmente estabelecem-se as codificações
padrões para esses tipos de falhas;
• Determinam-se todas as conseqüências e efeitos que podem gerar cada falha;
• Pontua-se através de notas de avaliação cada conseqüência padrão determinada
entre as conseqüências possíveis para os tipos de falhas analisados;
• Obtem-se o índice de risco para cada falha, através de uma matriz de risco
pré-determinada;
• Determina-se a probabilidade de ocorrência, através de uma gradação de avaliações;
• Avalia-se o novo índice de risco. Nos riscos altos e médios avaliam-se as causas
e determinam-se as ações a serem tomadas.
Normalmente nessas primeiras avaliações, antes de determinar as causas são feitas as análises sem a existência de qualquer procedimento, ações mitigadoras etc. para eliminar ou reduzir as falhas.
Faz-se uma nova avaliação identificando as probabilidades com os procedimentos existentes, normas legais e regras obrigatórias da empresa etc.
Confirmando o índice de risco nesses casos e ficando alto ou médio são determinadas as causas raízes e ações a serem tomadas, com cálculo do risco final, que deve ser sempre baixo.
Podemos aplicar essa ferramenta também para análise de defeitos ou fatos relevantes nos antecipando as falhas que podem vir com os defeitos e sintomas anormais que ainda não causaram falhas.
O mais importante para efetivo controle da ocorrência de falhas e defeitos
Não adianta elaborarmos essas análises se não efetivarmos um perfeito controle sobre as ações determinadas que necessitem ser corrigidas com as ações e providencias determinadas.
Para tal, devem-se criar tabelas padrões de códigos e descrição de falhas, defeitos, sintomas, causas, conseqüências e ações que devem ser adotas tanto nas ferramentas FMECA e outras, bem como no software de gestão de análise de falhas.
Assim deve existir Ordens de Serviço relativas as tarefas ocorridas, com todas as identificações de falhas e defeitos, componentes ou tarefa onde ocorreu a falha, causas e causa raiz da falha, ações tomadas e ações a tomar. Todas com identificação através de códigos padronizados em campos específicos do formulário de OS.
Se houve um erro ou falha que não foi resolvida na OS de origem deve ser aberta uma OS de correção ou não-conformidade com todas as ações e seus controle. Assim não fica pendente nenhuma ação proativa para minimizar e principalmente evitar a ocorrência das causas que originam as falhas.
De acordo com essas avaliações podemos determinar se estão ocorrendo as falhas previstas e com que taxa de ocorrência das falhas (probabilidade). Isso é facilitado com a adoção dos mesmos códigos utilizados na Planilha de Análise de Falhas (FMECA) e no Software de Gestão de Serviços.
Assim através de relatórios periódicos dessas ocorrências podemos redefinir os planos sistemáticos de tarefas a serem implantados ou revisados, com as ações para minimizar ou eliminar realmente as falhas.
Esse processo deve ser repetido continuamente de forma cíclica com análise das falhas e com a revisão das ações.
Todos esses procedimentos podem ser adotados com relação a defeitos.
Conclusão
Através de metodologia padronizada e organizada podemos prevenir várias ocorrências danosas, desde que sejam seguidas todas as recomendações. Também não adianta elaborar um plano bonito e não realizar análises.
William Dantas - Diretor TIM: (21) 8104 1906 VIVO: (21) 7152 0511 william@sgserv.com.br
SGServ - Sistema de Gestão de Serviços www.sgserv.com.br
Skype: williamdantas1 @sgserv
Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços,
Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de
Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais,
Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais
e Gestão de Prestação de Serviços
domingo, 31 de julho de 2011
segunda-feira, 25 de julho de 2011
Artigo 026: Artifícios para planejar melhor as Prestações de Serviços e Manutenção
Introdução
O Planejamento e Programação de serviços ficam muito dificultados se não utilizarmos recursos facilitadores para essas atividades. Sejam serviços periódicos e sistemáticos ou serviços não periódicos ou não sistemáticos.
Normalmente existem diversos serviços variados para serem primeiramente planejados, ou seja, com previsão de serem realizados numa semana do ano e depois uma mesma quantidade a ser programada com data efetiva de execução e recursos disponíveis.
Se não dividirmos em determinadas condições, situações, responsáveis, prioridade, criticidade do serviço, recursos etc. não conseguiremos organizar o planejamento e programação.
Dessa forma vamos ensinar com usar recursos de planejamento e programação para facilitar esse serviço.
O que são serviços sistemáticos e não sistemáticos
Serviços sistemáticos são aqueles que são realizados sistematicamente ou periodicamente, a intervalos fixos ou variáveis.
As manutenções sistemáticas são do seguinte tipo:
• As manutenções preventivas (visando a prevenir quanto a ocorrência de falhas);
• As manutenções preditivas, através de métodos e parâmetros para predizer quando vão ocorrer as falhas;
• As manutenções de rotina como a lubrificação, inspeções de rotina, etc.;
• As manutenções sensitivas que utilizam os sentidos (olfato, visão, audição e tato);
As manutenções não sistemáticas são os seguintes tipos:
• Manutenção corretiva;
• Melhorias de Manutenção etc.
Da mesma forma que nas manutenções temos serviços sistemáticos e não sistemáticos na realização normal de serviços que não sejam de manutenção, como:
Vendas, assistência técnica diversa, prestação de serviços diversos, seja de escritórios, de indústria, etc. Ou seja, qualquer serviço que possa existir uma Ordem de Serviço (OS) como centralizadora de planejamento e controle. Nesses casos os serviços sistemáticos podem ser planejados e controlados de acordo com as necessidades periódicas, alerta de realização de diversos trabalhos etc.
Visão da Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) serve para total planejamento e controle dos serviços com apropriação de todos os recursos necessários e recursos utilizados no serviço.
A OS deve ser emitida para qualquer compromisso, serviço, providência etc.
Se os compromissos são periódicos e rotineiros podem ser geradas OS´s sistemáticas através de Instruções de Trabalho (IT´s) elaboradas, detalhando as tarefas, procedimentos, recursos necessários etc.
Situações e impedimentos de realização de serviços
Os serviços podem estar planejados, programados ou não em razão de impedimentos para sua execução, como falta de recursos, materiais, contratações de terceiros, mão-de-obra etc.
Nesse caso podemos classificar as OS´s, através de “marcas” identificadas nas OS´s de acordo com codificações pré-estabelecidas.
Assim podemos classificar as OS´s com os seguintes tipos de “marcas” e depois filtrar de acordo com essas marcas definidas, além de outros atributos e campos, como setor executante do serviço, centro de custo do local de execução do serviço, posição operacional, localização operacional, encarregado, solicitante etc.
Alguns exemplos que podemos utilizar:
• Prioridade: o quanto é mais urgente um determinado serviço;
• Tipo de serviço: A que tipo de serviço se refere a OS, uma correção, um compromisso, uma obra, uma manutenção preventiva etc. Dessa forma podemos segmentar os serviços e trabalhar com um universo de OS´s para facilitar o planejamento, programação, controle de pendência,;
• Situação: Em que “status” se encontra a OS para identificar as OS´s que requerem maior atenção, verificação de pendência etc.;
• Criticidade dos ativos: Essa característica e atributo do ativo podem ser usados para também identificar os serviços que requerem mais controle;
• Chave de seleção para listagens, relatórios, programação etc.: Marcas para facilitar a filtragem e obter soluções mais rápidas para ajudar no planejamento e controle dos serviços.
A grande solução e artifício para planejamento, programação e execução.
A solução e artifício para facilitar o planejamento (estimativa de execução), programação (definição exata da execução) e emissão (OS preparada párea a execução) passa pela composição de filtragem das diversas ”marcas” indicadas acima e colocadas em cada OS.
Assim podemos usar as seguintes codificações das marcas:
Prioridade, classificando em:
• Normal – serviços que podem ser deixados para execução após todos os outros mais importantes serem programados para execução;
• Urgente – tem prioridade sobre os serviços com solicitação normal, de acordo com outras “marcas”;
• Emergência ou imediato – São executados na frente dos urgentes ou normais.
Tipo de serviço:
• RA - Compromisso: Rotina administrativa a ser seguida;
• MC - Manutenção corretiva;
• MP - Manutenção Preventiva;
• NC - Não-conformidade;
• OU - Outros;
• EP - Elaboração de proposta;
• M – Melhorias e Modificações;
• GI – Gestão Integrada;
• SV – Serviço vendido
Situação ou “status” do serviço:
• 00 - Em execução;
• 01 – Programado para execução, com certeza de execução, para uma semana do ano, dia data e/ou hora;
• 02 – A programar – o serviço já está planejado ou não e precisa ser definida com exatidão quando estará programado para execução. Nesse momento já não existem dúvidas que será executado.
• 03 – Depende de materiais parta executar;
• 04 – Depende de contratações;
• 05 – Depende de aprovação ou liberação de quem solicitou
• 06 - Depende de outros fatores que serão detalhados.
Chave de seleção:
Esse é o artifício mais importante para facilitação dos trabalhos de planejamento, controle, acompanhamento etc.
Podemos separar em alguns 3 grupos e criar codificações para cada um dos grupos:
Grupo 1: Características de Planejamento e Programação
Que se referem, por exemplo, a determinadas condições e características dos ativos, como por exemplo:
• PG = O serviço só pode ser feito na Parada Geral da Planta;
• NOIT = Só pode ser à noite;
• FS = Só pode ser feito no final de semana.
Grupo 2: Implica em alguma providencia, como emissão de relatórios, melhor controle etc.
Exemplos:
• QUAL = Crítico para o Sistema da Qualidade;
• SEG = Crítico para a segurança ou que envolve atenção maior na segurança da execução do serviço;
• REL = Emissão de relatórios no final de determinado período;
• AUDI = Auditoria Interna.
Grupo 3: Outras características diversas que até podem não ser
Exemplos:
• AP = Atraso no pagamento de cliente;
• T = Treinamento.
É bom lembrar que essas chaves podem ser criadas de acordo com as necessidades do planejador ou programador.
Conclusão
Com essas formas de identificação e marcação das OS`s podemos ter o trabalho de planejamento, programação, execução, relatórios, indicadores etc., bastante facilitado com adoção desses filtros.
Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.
William Dantas - Diretor TIM: (21) 8104 1906 VIVO: (21) 7152 0511 william@sgserv.com.br
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Skype: williamdantas1 @sgserv
Especializada em Engenharia de Manutenção e Prestação de
Serviços, Elaboração de Planos de Manutenção e Serviços, Software de Gerenciamento de Manutenção, Serviços e Logística de materiais, Planejamento e Execução de Serviços de Manutenção, Montagens Industriais e Gestão de Prestação de Serviços
O Planejamento e Programação de serviços ficam muito dificultados se não utilizarmos recursos facilitadores para essas atividades. Sejam serviços periódicos e sistemáticos ou serviços não periódicos ou não sistemáticos.
Normalmente existem diversos serviços variados para serem primeiramente planejados, ou seja, com previsão de serem realizados numa semana do ano e depois uma mesma quantidade a ser programada com data efetiva de execução e recursos disponíveis.
Se não dividirmos em determinadas condições, situações, responsáveis, prioridade, criticidade do serviço, recursos etc. não conseguiremos organizar o planejamento e programação.
Dessa forma vamos ensinar com usar recursos de planejamento e programação para facilitar esse serviço.
O que são serviços sistemáticos e não sistemáticos
Serviços sistemáticos são aqueles que são realizados sistematicamente ou periodicamente, a intervalos fixos ou variáveis.
As manutenções sistemáticas são do seguinte tipo:
• As manutenções preventivas (visando a prevenir quanto a ocorrência de falhas);
• As manutenções preditivas, através de métodos e parâmetros para predizer quando vão ocorrer as falhas;
• As manutenções de rotina como a lubrificação, inspeções de rotina, etc.;
• As manutenções sensitivas que utilizam os sentidos (olfato, visão, audição e tato);
As manutenções não sistemáticas são os seguintes tipos:
• Manutenção corretiva;
• Melhorias de Manutenção etc.
Da mesma forma que nas manutenções temos serviços sistemáticos e não sistemáticos na realização normal de serviços que não sejam de manutenção, como:
Vendas, assistência técnica diversa, prestação de serviços diversos, seja de escritórios, de indústria, etc. Ou seja, qualquer serviço que possa existir uma Ordem de Serviço (OS) como centralizadora de planejamento e controle. Nesses casos os serviços sistemáticos podem ser planejados e controlados de acordo com as necessidades periódicas, alerta de realização de diversos trabalhos etc.
Visão da Ordem de Serviço (OS)
A Ordem de Serviço (OS) serve para total planejamento e controle dos serviços com apropriação de todos os recursos necessários e recursos utilizados no serviço.
A OS deve ser emitida para qualquer compromisso, serviço, providência etc.
Se os compromissos são periódicos e rotineiros podem ser geradas OS´s sistemáticas através de Instruções de Trabalho (IT´s) elaboradas, detalhando as tarefas, procedimentos, recursos necessários etc.
Situações e impedimentos de realização de serviços
Os serviços podem estar planejados, programados ou não em razão de impedimentos para sua execução, como falta de recursos, materiais, contratações de terceiros, mão-de-obra etc.
Nesse caso podemos classificar as OS´s, através de “marcas” identificadas nas OS´s de acordo com codificações pré-estabelecidas.
Assim podemos classificar as OS´s com os seguintes tipos de “marcas” e depois filtrar de acordo com essas marcas definidas, além de outros atributos e campos, como setor executante do serviço, centro de custo do local de execução do serviço, posição operacional, localização operacional, encarregado, solicitante etc.
Alguns exemplos que podemos utilizar:
• Prioridade: o quanto é mais urgente um determinado serviço;
• Tipo de serviço: A que tipo de serviço se refere a OS, uma correção, um compromisso, uma obra, uma manutenção preventiva etc. Dessa forma podemos segmentar os serviços e trabalhar com um universo de OS´s para facilitar o planejamento, programação, controle de pendência,;
• Situação: Em que “status” se encontra a OS para identificar as OS´s que requerem maior atenção, verificação de pendência etc.;
• Criticidade dos ativos: Essa característica e atributo do ativo podem ser usados para também identificar os serviços que requerem mais controle;
• Chave de seleção para listagens, relatórios, programação etc.: Marcas para facilitar a filtragem e obter soluções mais rápidas para ajudar no planejamento e controle dos serviços.
A grande solução e artifício para planejamento, programação e execução.
A solução e artifício para facilitar o planejamento (estimativa de execução), programação (definição exata da execução) e emissão (OS preparada párea a execução) passa pela composição de filtragem das diversas ”marcas” indicadas acima e colocadas em cada OS.
Assim podemos usar as seguintes codificações das marcas:
Prioridade, classificando em:
• Normal – serviços que podem ser deixados para execução após todos os outros mais importantes serem programados para execução;
• Urgente – tem prioridade sobre os serviços com solicitação normal, de acordo com outras “marcas”;
• Emergência ou imediato – São executados na frente dos urgentes ou normais.
Tipo de serviço:
• RA - Compromisso: Rotina administrativa a ser seguida;
• MC - Manutenção corretiva;
• MP - Manutenção Preventiva;
• NC - Não-conformidade;
• OU - Outros;
• EP - Elaboração de proposta;
• M – Melhorias e Modificações;
• GI – Gestão Integrada;
• SV – Serviço vendido
Situação ou “status” do serviço:
• 00 - Em execução;
• 01 – Programado para execução, com certeza de execução, para uma semana do ano, dia data e/ou hora;
• 02 – A programar – o serviço já está planejado ou não e precisa ser definida com exatidão quando estará programado para execução. Nesse momento já não existem dúvidas que será executado.
• 03 – Depende de materiais parta executar;
• 04 – Depende de contratações;
• 05 – Depende de aprovação ou liberação de quem solicitou
• 06 - Depende de outros fatores que serão detalhados.
Chave de seleção:
Esse é o artifício mais importante para facilitação dos trabalhos de planejamento, controle, acompanhamento etc.
Podemos separar em alguns 3 grupos e criar codificações para cada um dos grupos:
Grupo 1: Características de Planejamento e Programação
Que se referem, por exemplo, a determinadas condições e características dos ativos, como por exemplo:
• PG = O serviço só pode ser feito na Parada Geral da Planta;
• NOIT = Só pode ser à noite;
• FS = Só pode ser feito no final de semana.
Grupo 2: Implica em alguma providencia, como emissão de relatórios, melhor controle etc.
Exemplos:
• QUAL = Crítico para o Sistema da Qualidade;
• SEG = Crítico para a segurança ou que envolve atenção maior na segurança da execução do serviço;
• REL = Emissão de relatórios no final de determinado período;
• AUDI = Auditoria Interna.
Grupo 3: Outras características diversas que até podem não ser
Exemplos:
• AP = Atraso no pagamento de cliente;
• T = Treinamento.
É bom lembrar que essas chaves podem ser criadas de acordo com as necessidades do planejador ou programador.
Conclusão
Com essas formas de identificação e marcação das OS`s podemos ter o trabalho de planejamento, programação, execução, relatórios, indicadores etc., bastante facilitado com adoção desses filtros.
Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.
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quinta-feira, 21 de julho de 2011
Artigo 025 – Dimensionamento de Equipes de Prestação de Serviços Introdução
Artigo 025 – Dimensionamento de Equipes de Prestação de Serviços
Introdução
É sempre uma dificuldade determinar a quantidade de pessoas de equipes de realização de serviços. Alguns até dizem que não existem fórmulas mágicas. É verdade. Mas existem alguns artifícios e soluções que podem facilitar essa necessidade.
Metodologia
O dimensionamento de equipes de manutenção deve ser feito dividindo-se os recursos de mão-de-obra requeridos em diversas situações e tipos de manutenção por especialidade. Vejam os passos a seguir:
1. Primeiramente verifique todos os homens-horas necessários para os Planos de Manutenção Sistemáticos (preventiva. preditiva, rotinas etc.). Isso se faz através do software de gerenciamento de manutenção ou mesmos planilhas, com homens-horas previstos por OS a ser gerada, por especialidade e considerando a periodicidade. Anualize e divida pelo (homem-hora mensal x 12 meses).
O resultado será o número de homens necessários em média por especialidade somente para as manutenções sistemáticas. Ainda pode fazer essa análise por tipo efetivo de manutenção e especialidade, como preventiva, preditiva etc.;
2. Para as manutenções não sistemáticas (corretivas, melhorias etc.) deve analisar por tipo de serviço (corretivas, obras etc.). Nesse caso podem acontecer duas situações. Você está começando e não existem OS´s pendentes. Explicaremos no final.
E já existem OS´s pendentes desses tipos por especialidade e com homens-horas estimados para cada OS.
Não deve esquecer-se de expurgar OS´s de situações que só requerem mão-de-obra em situações específicas, como por exemplo Paradas Gerais de Unidades que só vão ocorrer no final do ano, como exemplo.
Determinada a quantidade de OS´s e com os homens-horas realmente pendentes (homem-hora previstos em cada OS menos os homens-horas já realizados). Não se esqueça de verificar se existem OS´s pendentes com homens-horas reais maiores do que os previstos. Se estão realmente pendentes devem ser corrigidos os homens-horas previstos, acrescendo aos homens-horas pendentes os homens-horas reais mais o que ainda falta realizar para concluir as OS´s.
A melhor forma que conheço para estimar a equipe é utilizar o indicador de “Backlog” de forma reversa. O que é isso?
Calcule o “Backlog” normal em semanas por especialidade através da divisão dos homens-horas pendentes (previstos menos reais) por OS e por especialidade e divide pela equipe que possui por especialidade convertida em homens-horas disponíveis por semana. O resultado será o número de semanas que cada especialidade requer para concluir todas as OS´s pendentes sem a entrada de nenhuma nova OS.
É conveniente realizar esse cálculo em pelo menos 2 meses para verificar a tendência. O ideal seriam 3 meses ou um pouco mais.
Se os valores indicarem números crescentes de “Backlog”. Por exemplo, no primeiro mês 5 semanas, depois no segundo mês 7 semanas significa que a equipe está insuficiente ou improdutiva. Tem ainda que verificar se existe improdutividade alta. Veja meu artigo na Internet com o título sobre o Método de Medição de Improdutividade baseada em observações instantâneas das equipes. Foi escrito na Revista Manutenção y Qualidade (MyQ).
Se com análise de “Backlog”, mesmo constante existe aumento de falhas que estão causando indisponibilidade excessiva de ativos devido a manutenção e outros indicadores comprovarem que o atendimento de OS´s não é satisfatório.
Calcule o “Backlog” reverso. Parta do número de semanas que quer atingir (meta do indicador de “Backlog”) e através dos homens-horas pendentes das OS´s, como explicado acima, calcule o número de homens necessários para concluir todas as OS`s produzindo o número de semanas que você deseja na meta do indicador.
A fórmula reversa é a seguinte:
Número de homens por equipe = homens-horas pendentes/(“Backlog” meta x 40 horas/semana e por homem)
Nota: 40 horas/semana por homem, se trabalhar 44 horas por semana. Deve descontar as improdutividades naturais e outras das equipes. Por exemplo, se trabalhar 40 horas semanais utilize 36 horas por home efetivamente disponíveis por semanas. Um boa forma é utilizar as horas produtivas obtidas na análise de improdutividade.
Esses cálculos podem ser calculados diretamente pelo software de gerenciamento de manutenção de maneira bem simples.
Nota: Não esqueça de considerar outras situações, como cobre férias, faltas, absenteísmo etc. para determinar a equipe efetiva.
Conclusão
Pode não ser uma fórmula mágica, mas se bem usada essa ferramenta poderá ajudar bastante.
A única observação importante que deve ser aplicada é a mais correta possível determinação das estimativas de homens-hora dos serviços, inclusive quando os homens-horas reais apropriados superam os homens-horas estimados e previstos para uma OS. Isso deve ser evitado e corrigido a estimativa de homens-horas previstos.
A solução também não pode ser aplicada sozinha. Devem ser analisados simultaneamente vários indicadores em conjunto.
Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.
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Introdução
É sempre uma dificuldade determinar a quantidade de pessoas de equipes de realização de serviços. Alguns até dizem que não existem fórmulas mágicas. É verdade. Mas existem alguns artifícios e soluções que podem facilitar essa necessidade.
Metodologia
O dimensionamento de equipes de manutenção deve ser feito dividindo-se os recursos de mão-de-obra requeridos em diversas situações e tipos de manutenção por especialidade. Vejam os passos a seguir:
1. Primeiramente verifique todos os homens-horas necessários para os Planos de Manutenção Sistemáticos (preventiva. preditiva, rotinas etc.). Isso se faz através do software de gerenciamento de manutenção ou mesmos planilhas, com homens-horas previstos por OS a ser gerada, por especialidade e considerando a periodicidade. Anualize e divida pelo (homem-hora mensal x 12 meses).
O resultado será o número de homens necessários em média por especialidade somente para as manutenções sistemáticas. Ainda pode fazer essa análise por tipo efetivo de manutenção e especialidade, como preventiva, preditiva etc.;
2. Para as manutenções não sistemáticas (corretivas, melhorias etc.) deve analisar por tipo de serviço (corretivas, obras etc.). Nesse caso podem acontecer duas situações. Você está começando e não existem OS´s pendentes. Explicaremos no final.
E já existem OS´s pendentes desses tipos por especialidade e com homens-horas estimados para cada OS.
Não deve esquecer-se de expurgar OS´s de situações que só requerem mão-de-obra em situações específicas, como por exemplo Paradas Gerais de Unidades que só vão ocorrer no final do ano, como exemplo.
Determinada a quantidade de OS´s e com os homens-horas realmente pendentes (homem-hora previstos em cada OS menos os homens-horas já realizados). Não se esqueça de verificar se existem OS´s pendentes com homens-horas reais maiores do que os previstos. Se estão realmente pendentes devem ser corrigidos os homens-horas previstos, acrescendo aos homens-horas pendentes os homens-horas reais mais o que ainda falta realizar para concluir as OS´s.
A melhor forma que conheço para estimar a equipe é utilizar o indicador de “Backlog” de forma reversa. O que é isso?
Calcule o “Backlog” normal em semanas por especialidade através da divisão dos homens-horas pendentes (previstos menos reais) por OS e por especialidade e divide pela equipe que possui por especialidade convertida em homens-horas disponíveis por semana. O resultado será o número de semanas que cada especialidade requer para concluir todas as OS´s pendentes sem a entrada de nenhuma nova OS.
É conveniente realizar esse cálculo em pelo menos 2 meses para verificar a tendência. O ideal seriam 3 meses ou um pouco mais.
Se os valores indicarem números crescentes de “Backlog”. Por exemplo, no primeiro mês 5 semanas, depois no segundo mês 7 semanas significa que a equipe está insuficiente ou improdutiva. Tem ainda que verificar se existe improdutividade alta. Veja meu artigo na Internet com o título sobre o Método de Medição de Improdutividade baseada em observações instantâneas das equipes. Foi escrito na Revista Manutenção y Qualidade (MyQ).
Se com análise de “Backlog”, mesmo constante existe aumento de falhas que estão causando indisponibilidade excessiva de ativos devido a manutenção e outros indicadores comprovarem que o atendimento de OS´s não é satisfatório.
Calcule o “Backlog” reverso. Parta do número de semanas que quer atingir (meta do indicador de “Backlog”) e através dos homens-horas pendentes das OS´s, como explicado acima, calcule o número de homens necessários para concluir todas as OS`s produzindo o número de semanas que você deseja na meta do indicador.
A fórmula reversa é a seguinte:
Número de homens por equipe = homens-horas pendentes/(“Backlog” meta x 40 horas/semana e por homem)
Nota: 40 horas/semana por homem, se trabalhar 44 horas por semana. Deve descontar as improdutividades naturais e outras das equipes. Por exemplo, se trabalhar 40 horas semanais utilize 36 horas por home efetivamente disponíveis por semanas. Um boa forma é utilizar as horas produtivas obtidas na análise de improdutividade.
Esses cálculos podem ser calculados diretamente pelo software de gerenciamento de manutenção de maneira bem simples.
Nota: Não esqueça de considerar outras situações, como cobre férias, faltas, absenteísmo etc. para determinar a equipe efetiva.
Conclusão
Pode não ser uma fórmula mágica, mas se bem usada essa ferramenta poderá ajudar bastante.
A única observação importante que deve ser aplicada é a mais correta possível determinação das estimativas de homens-hora dos serviços, inclusive quando os homens-horas reais apropriados superam os homens-horas estimados e previstos para uma OS. Isso deve ser evitado e corrigido a estimativa de homens-horas previstos.
A solução também não pode ser aplicada sozinha. Devem ser analisados simultaneamente vários indicadores em conjunto.
Espero que esse artigo ajude a todos nessa necessidade de determinação de mão-de-obra necessária para serviços.
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