Café com Manutenção e Prestação de Serviços no. 005

Como controlar Orçamentos na Prestação de Serviços
Prezados colegas do Espaço Empresarial e Espaço Gestão da Manutenção, estamos novamente apresentando informações importantes para o Prestador de Serviços de Manutenção ou de qualquer tipo de serviço.

Desta vez, após apresentar a metodologia de como elaborar orçamentos de vendas de serviços, no último artigo, vamos mostrar como controlar os orçamentos durante a execução dos serviços.

No artigo passado mostramos como elaborar o orçamento de vendas, com a utilização de uma planilha de cálculo em Excel para elaborar o orçamento. Aos interessados enviamos a planilha padrão para ser adaptada a cada caso específico de sua prestação de serviço. Se alguém ainda tiver interesse envio a planilha. Mande e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br

Introdução:

Vocês fizeram um bom trabalho durante a elaboração do orçamento para uma venda de prestação de serviço e ganhou a licitação, concorrência ou pedido de execução de serviços para um cliente. E agora? Como controlar os custos e receitas para que tenham realmente o lucro esperado nos seus orçamentos?

É importante que a planilha de orçamento de vendas tenha em cada linha de tipo de despesa a identificação da Conta Orçamentária respectiva ao tipo de despesa, como identificado na Planilha de Orçamento enviada.

Assim por exemplo, as despesas de viagem para o serviço orçado devem estar identificadas com a Conta Orçamentária 1740 (de acordo com a planilha enviada). Essa identificação deve estar sempre presente na Planilha e na identificação das despesas para cadastro no software de gerenciamento de custos, ou mesmo numa planilha simples de controle de custos (eletrônica ou mesmo em papel).
Dessa forma, poderemos ter a comparação exata dos custos e receita orçados com os custos e receitas reais.

Vamos utilizar uma apresentação do controle através da utilização de um Software de Gerenciamento de Serviços.

Cadastro do Orçamento previsto

No Módulo de Orçamentos temos que cadastrar todas as despesas e receitas nos respectivos Centros de Custos, que pode ser a identificação da Prestação de Serviços, bem como as Contas Orçamentárias e no período previsto. Normalmente o controle se dá por mês de prestação de serviço. Se o serviço tiver uma duração menor que um mês não há problema. O controle se dará no período do serviço.

Diferença entre controle de custos gerencial, financeiro e contábil:

Um conceito importante nesse momento é a questão de Controle Gerencial de Custos na Prestação de Serviço. Todas as despesas e as receitas visando a obtenção de lucro devem estar no mesmo período de competência. Não consideraremos o controle contábil, nem o controle financeiro da prestação de serviços.

Vamos explicar melhor:
• O Controle Financeiro é aquele em que se consideram as reais datas de pagamento e recebimento financeiro, ou seja, o fluxo de caixa. Esse controle é importante para a saúde financeira da empresa e o controle de desembolso e disponibilidade de verbas para saldar os compromissos com as datas de recebimentos.
• O Controle Contábil considera as contas Orçamentárias contábeis e serve para o controle contábil e tributário. Normalmente as datas de lançamento contábeis para alguns itens como materiais recebidos são as datas de emissão de nota fiscal dos respectivos materiais.

Para o perfeito Controle Gerencial de Custos devemos considerar as datas de competência do controle. Com isso podemos comparar a receita obtida com a utilização dos recursos (despesas) no mesmo período de controle ou período de competência. Estaremos comparando “laranja com laranja” e não “laranja com banana”. Essa é a diferença fundamental no Controle de Custos Gerenciais de um orçamento.

Custos de Pessoal:
É importante considerar no período de competência de custos de pessoal, todos os custos de mão-de-obra a cada realização de hora na prestação de serviço. Assim todos os encargos previdenciários e sociais, todas as despesas, mesmo futuras com relação àquela hora trabalhada, como por exemplo, décimo terceiro salário, férias, demissão previstas, multas etc. Tudo deve ser convertido par àquela hora de serviço.

Se houver interesse me solicitem uma Planilha com a apresentação de todos esses custos de pessoal para cada hora a ser efetivamente trabalhada. Enviem e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br .

Uma consideração importante é a determinação da quantidade de horas a serem efetivamente trabalhadas num mês para determinação de custos no período correto de prestação de serviço. Se o executor realiza 44 horas semanais, cerca de 176 horas mensais deve considerar isso na determinação do custo hora trabalhado e, portanto a ser apropriado no serviço e cálculo do custo desse executor.

Por exemplo:
O salário do colaborador é de R$ 1.000,00 por mês
Encargos sociais: 86%
Custo total mensal = R$ 1.000,00 x 1,86 = R$ 1.860,00
Supondo que trabalhe 44 horas mensais equivalentes a 176 horas por mês

Custo por hora do colaborador = R$ 1.860,00 dividido por 176 horas = R$ 10,57 por homem-hora. Cada hora trabalhada apropriada no serviço deverá possuir o custo de R$ 10,57.

Essas apropriações de mão-de-obra devem ser lançadas no Software de Gerenciamento de Serviços, para contribuírem com as despesas para os serviços.

Custo de despesas indiretas de pessoal:

Os custos tais como, de plano de saúde, seguro, alimentação, transporte etc. devem ser considerados na Planilha de orçamento.
Na apropriação desses custos nos serviços deve ser considerada proporcionalmente a quantidade de homens-horas trabalhados.
Essa definição é muito importante quando o executor não trabalha exclusivamente naquele serviço e divide suas atividades em outros serviços durante o mês.

Outras despesas e receitas:

Todas essas despesas e receitas devem ser apropriadas no Software de Gerenciamento de Serviços no período exato que ocorrem.

As receitas devem ser lançadas no exato período de competência e execução dos serviços e as despesas realizadas.

Avaliação comparativa entre Despesas e Receitas Previstas e Despesas e Receitas Reais:

Com certeza todo Software de Gerenciamento de Serviços possui um relatório gerencial que mostre a comparação entre esses custos e receitas, inclusive a comparação de lucro previsto e lucro real.

Se alguém possuir interesse em saber como isso se faz com a utilização de um Software como exemplo, envie e-mail para mim: dantas@wrcengenharia.com.br que enviarei exemplos de cadastros e relatórios.

William Dantas
Diretor da WRC Engenharia www.wrcengenharia.com.br
www.twitter.com/wrcengenharia (21) 3271 9659