Indicadores de Reprogramação e Execução de Serviços

Na execução de prestação de serviços de qualquer natureza precisamos acompanhar através de Indicadores qual o nível de reprogramação e execução dos serviços planejados inicialmente.

Segue uma explicação da diferença entre o Planejamento de Serviços, Programação e Reprogramação de Serviços .
Com essas definições você pode gerar Relatórios Gerenciais de Indicadores importantes para saber como anda seu planejamento e programação de Ordens de Serviços (OS´s), sejam elas de manutenção ou mesmo de qualquer tipo de prestação de serviço.

1. Indicador de Programação:
O primeiro conceito é a definição do que está Planejado ou Previsto para uma semana/ano e o que realmente está Programado para realizar num determinado dia ou semana.

Há uma variação da forma de Programação diária ou semanal.
Programação Diária: São definidos e confirmados os serviços para cada dia da semana, e até horário do dia, com o devido controle diário da realização dos serviços executados. No final do dia são programados os serviços do dia seguinte;

Programação Semanal: São definidos e confirmados os serviços para toda a semana, com o controle semanal. Não controlando o que é Programado diariamente pelos próprios executores dentro da lista de programação da semana.
A empresa deve optar por qual sistema será adotado, de acordo com sua conveniência. Recomendamos que sempre que possível realize a Programação Diária.

O Planejamento para Serviços sistemáticos (na manutenção os serviços de preditiva, preventiva e rotinas) para uma semana do ano se dá através da definição da periodicidade, última intervenção, operosidade do ativo etc.
A diferença para a Programação desses serviços se dá pela definição exata de quando realmente vai ser feito, em razão de disponibilidade operacional, disponibilidade de recursos materiais e de terceiros, e nivelamento de recursos disponíveis etc. Depois de Programados os serviços sistemáticos deve-se emitir as respectivas OS´s e liberar para execução.

Convém diferenciar essas duas situações (Planejado e Programado) através de duas codificações distintas de situação de uma Ordem de Serviço (OS). Normalmente as empresas também controlam a reprogramação dos serviços, com a utilização de uma terceira codificação (Reprogramado) para ter o indicador de reprogramações. Importante seus indicadores não serem em função de quantidades de OS´s e sempre em hh´s (homens-horas) das OS´s. A Quantidade de OS´s não significa muito e sim a carga de trabalho que é melhor expressa na grandeza homem-hora.

Esse indicador pode ser obtido por encarregado de equipe (responsável) e/ou por setor responsável pela execução dos serviços. É importante se preocupar mais com a programação.
O que foi Planejado foi realmente Programado para aquela semana? O que foi Programado para semana ou dia: E finalmente se foi realizado realmente quando estava Programado (semana ou dia).

Esse indicador também pode ser obtido para as OS´s Não Sistemáticas (chamadas de assistência técnica, manutenções corretivas, melhorias de manutenção, obras etc.). Nesse caso é bom separar os indicadores de OS´s Sistemáticas do indicador de OS´s Não Sistemáticas para saber sobre o cumprimento do Plano Sistemático de serviços e das correções de falhas em manutenções corretivas programadas.

Para obter esses dados basta filtrar e listar no seu software de Gerenciamento de Serviços, as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s e calcular o índice de seu indicador.

2. Indicador de Execução de Serviços:
Depois de Planejado, Programado, Reprogramado e finalmente iniciada a Execução ainda poderá haver Reprogramações e isso deve ser considerado no indicador acima.

Para o controle de Execução dos Serviços, o melhor é obter esse indicador por encarregado ou responsável pela execução e/ou até pelo setor responsável pela execução. É melhor do que o controle por profissionais executantes da OS. Assim se existem 1000 hh´s estimados programados para execução das OSs para um encarregado num determinado período, ao final do período obtém-se a quantidade de hh´s reais gastos/apropriados da equipe naquelas OS´s do encarregado. Para obter esses dados basta filtrar e listar as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s.

Se utilizarem no indicador a quantidade de OS´s, poderá ocorrer uma preferência para execução de maior quantidade de OS´s com poucos homens-horas (mais fáceis de realizar) do que poucas OS´s com maior quantidade de homens-horas (mais importantes e necessárias).

Observem que com a adoção dos dois indicadores vocês terão o acompanhamento desde o Planejamento até o final da Execução. Isso é importante, pois às vezes se utilizar só o indicador 1 acima, poderá não perceber que a equipe está deixando de executar as OS´s com produtividade devido as constantes Reprogramações, por falta de recursos materiais e terceiros, liberação dos serviços para execução, má coordenação de planejamento e até de execução por parte dos encarregados ou setores. Depois de avaliado de forma macro você pode identificar os executantes com baixa produtividade, por encarregado e por setor.

Para obter esses dados basta filtrar e listar no seu software de Gerenciamento de Serviços, as OS´s de acordo com as Codificações de Situações de Serviço das OS´s e calcular o índice de seu indicador.

Esperamos que tenham aproveitando essas dicas de planejamento de serviço e obtenção de Indicadores de “Performance” de realização de Serviços. Se necessitar de algum auxílio para implementar esses Relatórios e Indicadores, envie e-mail para dantas@wrcengenharia.com.br, com suas dúvidas ou a necessidade de auxílio desejado.

No próximo artigo apresentaremos mais dicas de Indicadores de Prestação de Serviços e Manutenção.

Obrigado,

William Dantas - Diretor da WRC Engenharia - Especializada em Engenharia de Manutenção e Software de Gerenciamento de Serviços (SGS) www.wrcengenharia.com.br dantas@wrcengenharia.com.br